Resultados de Pesquisa Mostram Documentos Excluídos: Causa e Solução

Ao pesquisar um arquivo no SharePoint ou Microsoft 365, os resultados às vezes incluem documentos que você já excluiu. Isso pode confundir os usuários e levar a perda de tempo tentando abrir links quebrados. O problema ocorre porque o índice de pesquisa não remove imediatamente as entradas de itens excluídos. Este artigo explica por que o índice de pesquisa retém documentos excluídos e fornece três métodos para removê-los dos resultados de pesquisa rapidamente.

Por que a Pesquisa do SharePoint Ainda Mostra Documentos Excluídos

A pesquisa do SharePoint depende de um índice construído por um rastreador. O rastreador examina os sites em um agendamento, tipicamente a cada poucos minutos para atualizações de conteúdo. Quando você exclui um documento, o rastreador não o remove imediatamente do índice. Em vez disso, a entrada do índice permanece até que o próximo ciclo de rastreamento confirme a exclusão. Esse atraso pode ser de vários minutos a horas, dependendo da programação de rastreamento e da carga no seu ambiente SharePoint.

Uma segunda causa é que o índice de pesquisa não rastreia a lixeira. Quando um documento é movido para a lixeira, ele ainda é considerado um item válido pelo sistema de pesquisa. Somente após o item ser excluído permanentemente da lixeira é que o índice eventualmente é atualizado. Usuários que veem documentos excluídos nos resultados de pesquisa geralmente estão visualizando itens que ainda estão na lixeira ou que ainda não foram rastreados novamente.

Um terceiro fator é o esquema de pesquisa e as propriedades gerenciadas. Se um documento foi indexado com propriedades gerenciadas personalizadas, essas propriedades podem persistir mesmo após o documento ser removido. O sistema de pesquisa pode retornar o documento com base em metadados desatualizados. Isso é mais comum em ambientes com configurações de pesquisa personalizadas extensas.

Métodos para Remover Documentos Excluídos dos Resultados de Pesquisa

Você tem três opções para forçar o índice de pesquisa a descartar documentos excluídos. Escolha o método que corresponde ao seu nível de permissão e ao escopo do problema.

Método 1: Reindexar o Site pela Central de Administração do SharePoint

1. Abra a central de administração do SharePoint
   Vá para https://admin.microsoft.com e selecione SharePoint. Na navegação à esquerda, escolha Sites e depois Sites ativos.
2. Selecione o site afetado
   Clique no nome do site onde documentos excluídos aparecem nos resultados de pesquisa. Isso abre o painel de detalhes do site.
3. Acione uma reindexação
   No painel de detalhes do site, encontre a guia Políticas. Em Pesquisa e disponibilidade offline, clique em Reindexar site. Uma caixa de diálogo de confirmação aparece. Clique em Reindexar para iniciar o processo.
4. Aguarde a conclusão
   A solicitação de reindexação adiciona o site à fila de rastreamento. Dependendo da sua programação de rastreamento, pode levar de 15 minutos a algumas horas. Após o rastreamento terminar, os documentos excluídos não aparecerão mais nos resultados de pesquisa.

Método 2: Usar PowerShell para Forçar um Rastreamento Completo

1. Instale o SharePoint Online Management Shell
   Abra o Windows PowerShell como administrador. Execute o comando: Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell. Se você já tiver o módulo, execute Update-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell.
2. Conecte-se ao SharePoint Online
   Execute Connect-SPOService -Url https://seutenant-admin.sharepoint.com. Substitua seutenant pelo nome real do seu tenant. Faça login com uma conta de administrador do SharePoint.
3. Solicite uma reindexação do site
   Execute Request-SPOPersonalSite -UserMailBoxes usuario@seutenant.com se o site for um site pessoal (OneDrive for Business). Para um site de equipe ou comunicação, use Set-SPOSite -Identity https://seutenant.sharepoint.com/sites/seustie -EnableAutoNewsDigest $false para acionar uma alteração de propriedade que força uma reindexação.
4. Verifique o status do rastreamento
   Confira o log de rastreamento na central de administração do SharePoint em Pesquisa > Log de rastreamento para confirmar que o site foi reindexado. Documentos excluídos não devem mais aparecer nos resultados de pesquisa.

Método 3: Excluir Permanentemente Itens das Lixeiras

1. Abra a lixeira do site
   Navegue até o site afetado. No menu de Inicialização Rápida, clique em Lixeira. Se você não a vir, clique em Conteúdo do site e depois selecione Lixeira no menu superior.
2. Selecione todos os itens
   Marque a caixa ao lado de cada documento excluído. Para selecionar todos, marque a caixa no topo da lista.
3. Exclua itens permanentemente
   Clique em Excluir no topo da lixeira. Uma caixa de diálogo de confirmação aparece. Clique em Excluir novamente. Isso move os itens para a lixeira de segundo estágio.
4. Limpe a lixeira de segundo estágio
   Na parte inferior da página da lixeira, clique em Lixeira de segundo estágio. Selecione todos os itens e clique em Excluir. Isso remove permanentemente os documentos do site e sinaliza ao rastreador de pesquisa para removê-los.

Se a Pesquisa Ainda Mostrar Documentos Excluídos Após a Correção Principal

Às vezes, os métodos padrão de reindexação não funcionam imediatamente. Abaixo estão dois padrões de falha relacionados e suas correções.

Documentos Excluídos Ainda Aparecem Após a Reindexação

Se você reindexou o site, mas documentos excluídos ainda aparecem, o rastreamento pode não ter sido concluído. Verifique o log de rastreamento na central de administração do SharePoint em Pesquisa > Log de rastreamento. Procure por erros ou avisos para o site afetado. Se o log de rastreamento mostrar que o site foi rastreado com sucesso, mas os documentos permanecem, execute um rastreamento completo usando PowerShell com o comando Set-SPOSite -Identity -StorageQuotaWarningLevel . Alterar o nível de aviso de cota de armazenamento força uma reindexação completa de todo o conjunto de sites.

Resultados de Pesquisa Incluem Arquivos de uma Biblioteca Excluída

Quando você exclui uma biblioteca de documentos inteira, o índice de pesquisa pode ainda manter referências aos arquivos que estavam nela. A correção é excluir a biblioteca da lixeira e depois reindexar o site pai. Navegue até Conteúdo do site, localize a biblioteca excluída na lixeira e exclua-a permanentemente. Em seguida, acione uma reindexação do site pela central de administração do SharePoint conforme descrito no Método 1.

Reindexação Manual vs. Rastreamento Automático: Principais Diferenças

Item	Reindexação Manual	Rastreamento Automático
Acionamento	Ação do administrador na central de administração ou PowerShell	Agendado pelo SharePoint com base em alterações de conteúdo
Velocidade	Inicia em minutos; rastreia o site inteiro	Pode levar horas dependendo da programação de rastreamento
Escopo	Conjunto de sites completo	Apenas itens que mudaram desde o último rastreamento
Efeito em itens excluídos	Remove-os do índice imediatamente após o rastreamento	Remove-os somente após o rastreamento detectar a exclusão
Permissão necessária	Administrador do SharePoint ou administrador do conjunto de sites	Nenhuma ação necessária; é executado automaticamente

Agora você tem três métodos para remover documentos excluídos dos resultados de pesquisa do SharePoint. Comece excluindo permanentemente itens da lixeira e depois reindexando o site pela central de administração do SharePoint. Se o problema persistir, use PowerShell para forçar uma reindexação completa do site. Para manutenção contínua, monitore o log de rastreamento na central de administração do SharePoint para garantir que o índice de pesquisa permaneça atualizado com suas alterações de conteúdo.