Criar uma Exibição Baseada em Pesquisa para Políticas: Checklist Prático para Proprietários do SharePoint

Como proprietário de um site do SharePoint, você pode precisar exibir documentos específicos, como políticas, sem movê-los manualmente para uma única pasta. Uma exibição baseada em pesquisa permite exibir automaticamente documentos que correspondam a palavras-chave ou metadados definidos. Este artigo explica como criar uma exibição baseada em pesquisa para políticas usando os recursos de pesquisa internos do SharePoint. Você aprenderá as etapas exatas para configurar a exibição, definir a consulta de pesquisa e evitar erros comuns de configuração.

O que uma Exibição Baseada em Pesquisa Faz e Por Que Usá-la para Políticas

Uma exibição baseada em pesquisa no SharePoint mostra itens de uma biblioteca de documentos que correspondem a uma consulta de pesquisa que você define. Diferente de uma exibição padrão que filtra itens já na biblioteca, uma exibição baseada em pesquisa pode buscar itens de todo o conjunto de sites. Isso é útil para documentos de políticas, pois as políticas geralmente estão em diferentes subsites ou bibliotecas. Em vez de criar uma estrutura de pastas ou copiar arquivos, você escreve uma consulta que coleta todos os itens marcados com o tipo de conteúdo de política ou que contenham a palavra “política” no título.

Antes de começar, confirme que a pesquisa está habilitada no seu conjunto de sites. A pesquisa está ativada por padrão em sites modernos do SharePoint, mas alguns ambientes locais ou híbridos podem exigir que o Aplicativo de Serviço de Pesquisa esteja em execução. Você também precisa de pelo menos permissões de Edição ou Design na biblioteca de documentos onde pretende criar a exibição. Se você é proprietário do site, essas permissões são automáticas.

Termos-Chave para Entender

Consulta de pesquisa: O texto ou filtro de propriedade que informa ao SharePoint quais itens mostrar. Exemplo: Title:policy mostra todos os itens cujo título começa com “policy”.
Propriedade gerenciada: Uma propriedade de pesquisa mapeada a partir de colunas do site. Por exemplo, uma coluna chamada “Tipo de Documento” pode se tornar uma propriedade gerenciada chamada DocumentType.
Escopo: A área onde a pesquisa procura itens. Para uma exibição de políticas, normalmente você define o escopo como o conjunto de sites atual.

Etapas para Criar uma Exibição Baseada em Pesquisa para Políticas

Siga estas etapas exatas para criar uma exibição baseada em pesquisa que coleta documentos de políticas do seu conjunto de sites do SharePoint.

1. Abra a biblioteca de documentos onde a exibição será hospedada
   Navegue até a biblioteca de documentos que hospedará a exibição. Essa biblioteca não precisa conter as políticas em si. A exibição exibirá resultados de todo o conjunto de sites.
2. Acesse as configurações da biblioteca
   Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e selecione Configurações da biblioteca. Se você não vir essa opção, confirme que tem permissões de Edição ou Design.
3. Crie uma nova exibição
   Na seção Exibições, clique em Criar exibição. Uma lista de tipos de exibição aparece.
4. Selecione o tipo de exibição Resultados da Pesquisa
   Clique em Resultados da Pesquisa. Esse tipo de exibição permite escrever uma consulta de pesquisa em vez de um filtro padrão.
5. Nomeie a exibição
   Insira um nome como Todas as Políticas ou Exibição de Documentos de Política. Torne esta exibição a padrão se quiser que os usuários a vejam primeiro ao abrir a biblioteca.
6. Defina o escopo da pesquisa
   Na seção Escopo, selecione Este Conjunto de Sites. Isso garante que a exibição retorne apenas itens do seu conjunto de sites, não de outros sites no locatário.
7. Escreva a consulta de pesquisa
   Na seção Consulta, insira o texto de pesquisa que identifica políticas. Para correspondência simples de palavras-chave, digite policy. Para resultados mais precisos, use uma propriedade gerenciada. Exemplo: DocumentType:Policy ou ContentType:Policy. Clique no botão Testar consulta para ver uma prévia dos resultados.
8. Configure as colunas a serem exibidas
   Na seção Colunas, selecione quais colunas aparecem na exibição. Inclua pelo menos Título, Modificado e Modificado Por para que os usuários possam identificar os documentos. Clique em OK para salvar a exibição.

Erros Comuns e Limitações a Evitar

Mesmo com as etapas corretas, a exibição pode não mostrar os resultados esperados. Abaixo estão os problemas mais frequentes e como corrigi-los.

Os Resultados da Pesquisa Estão Vazios Mesmo com Políticas Existentes

Isso geralmente acontece porque o índice de pesquisa ainda não rastreou os itens. Documentos novos ou modificados podem levar até 15 minutos para aparecer nos resultados da pesquisa. Aguarde 15 minutos e atualize a exibição. Se os itens ainda não aparecerem, peça ao administrador do locatário para acionar um rastreamento completo do conjunto de sites.

A Exibição Mostra Documentos de Outros Sites

O escopo pode estar definido como Todos os Sites ou Padrão em vez de Este Conjunto de Sites. Edite a exibição e altere a configuração de escopo. Verifique também se a consulta de pesquisa é específica o suficiente. Uma consulta como policy pode corresponder a itens de qualquer site. Use uma propriedade gerenciada combinada com o caminho do conjunto de sites para restringir os resultados.

Os Usuários Não Conseguem Ver a Exibição na Biblioteca

Se você criou a exibição, mas os usuários não a veem no menu suspenso de exibições, verifique a configuração de público da exibição. Na página de criação da exibição, certifique-se de que Tornar esta a exibição padrão esteja selecionado ou que a exibição esteja definida para aparecer apenas como uma exibição pessoal para você. Para uma exibição pública, selecione Tornar esta uma exibição pública.

Propriedades Gerenciadas Não Estão Disponíveis no Construtor de Consultas

As propriedades gerenciadas devem ser criadas e mapeadas por um administrador de pesquisa. Se você não vir uma propriedade como DocumentType, use uma consulta de palavra-chave. Por exemplo, Title:policy OR Description:policy captura a maioria dos documentos de política. Entre em contato com seu administrador do SharePoint para criar propriedades gerenciadas personalizadas para as colunas do seu site.

Exibição Baseada em Pesquisa vs Exibição de Filtro Padrão: Principais Diferenças

Item	Exibição Baseada em Pesquisa	Exibição de Filtro Padrão
Fonte de dados	Índice de pesquisa em todo o conjunto de sites	Itens já na biblioteca
Tempo de configuração	Requer escrita e teste de consulta	Filtragem rápida por coluna
Frequência de atualização	Atualiza quando o índice de pesquisa é atualizado (até 15 min)	Atualiza imediatamente
Escopo	Pode incluir várias bibliotecas e subsites	Limitado a uma biblioteca
Permissões	Respeita permissões em nível de item dos resultados da pesquisa	Respeita permissões em nível de biblioteca

Agora você pode criar uma exibição baseada em pesquisa que reúne automaticamente documentos de políticas de todo o seu conjunto de sites. Teste a exibição com algumas políticas de exemplo antes de torná-la a exibição padrão. Para filtragem avançada, peça ao administrador de pesquisa para mapear uma propriedade gerenciada chamada PolicyCategory para que você possa filtrar por tipo de política diretamente na consulta.