Ao pesquisar documentos de políticas no SharePoint, arquivos de rascunho que ainda estão sendo editados podem aparecer nos resultados. Isso acontece mesmo quando os rascunhos estão em uma biblioteca com controle de versão ativado e segurança de rascunho configurada para restringir o acesso. A causa raiz é uma incompatibilidade entre as permissões de rastreamento da pesquisa do SharePoint e as configurações de segurança de itens de rascunho na biblioteca de documentos. Este artigo explica por que os arquivos de rascunho se tornam visíveis na pesquisa e fornece as etapas exatas para impedir que apareçam.
Principais Conclusões: Bloquear Arquivos de Rascunho de Políticas dos Resultados de Pesquisa do SharePoint
- Configurações da Biblioteca de Documentos > Configurações de Versionamento > Segurança de Itens de Rascunho: Defina como “Apenas usuários que podem editar itens” para restringir a indexação de rascunhos na pesquisa.
- Central de Administração do SharePoint > Pesquisa > Regras de Rastreamento: Crie uma regra para excluir o caminho específico da biblioteca do rastreamento da pesquisa.
- Esquema de Pesquisa do Conjunto de Sites > Propriedades Gerenciadas: Mapeie a propriedade rastreada “IsDraft” para uma propriedade gerenciada e use regras de consulta para filtrar rascunhos dos resultados.
Por que Arquivos de Rascunho Aparecem nos Resultados de Pesquisa do SharePoint
A pesquisa do SharePoint rastreia todo o conteúdo ao qual a conta de rastreamento tem pelo menos acesso de leitura. Por padrão, a conta de rastreamento da pesquisa é uma conta de sistema que ignora muitas restrições de segurança. Quando uma biblioteca de documentos tem controle de versão ativado e a segurança de itens de rascunho definida como “Apenas usuários que podem editar itens” ou “Apenas usuários que podem aprovar itens”, a conta de rastreamento ainda vê os rascunhos porque tem privilégios elevados. O índice de pesquisa então armazena esses arquivos e os exibe nos resultados para qualquer usuário que tenha acesso de leitura à biblioteca, mesmo que esse usuário não possa abrir o rascunho diretamente.
Esse comportamento é proposital, mas muitas vezes surpreende os administradores. O arquivo de rascunho em si não está acessível ao usuário final — clicar no link mostrará um erro de acesso negado. No entanto, o título do arquivo, metadados e trecho ficam visíveis no resultado da pesquisa. Para documentos de políticas, essa exposição pode violar regras internas de conformidade. A correção requer ajustar a segurança de itens de rascunho, as regras de rastreamento da pesquisa ou ambos.
Etapas para Impedir que Arquivos de Rascunho Apareçam na Pesquisa
Use os seguintes métodos para bloquear arquivos de rascunho de políticas dos resultados de pesquisa do SharePoint. Aplique essas etapas a cada biblioteca de documentos que armazena rascunhos de políticas.
Método 1: Alterar a Segurança de Itens de Rascunho na Biblioteca de Documentos
- Abra as Configurações da Biblioteca de Documentos
Navegue até a biblioteca de documentos que contém os arquivos de rascunho de políticas. Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e selecione Configurações da biblioteca. - Abra as Configurações de Versionamento
Na seção Configurações Gerais, clique em Configurações de versionamento. - Defina a Segurança de Itens de Rascunho
Localize a seção Segurança de Itens de Rascunho. Selecione a opção “Apenas usuários que podem editar itens” ou “Apenas usuários que podem aprovar itens”. A primeira opção é mais restritiva e impede que qualquer pessoa que não possa editar a biblioteca veja rascunhos. Clique em OK para salvar. - Solicite um Reíndice Completo da Pesquisa
Volte para as configurações da biblioteca. Na seção Permissões e Gerenciamento, clique em Configurações avançadas. Role até a seção Reindexar Biblioteca de Documentos e clique em Reindexar. Isso força o SharePoint a rastrear novamente a biblioteca com as novas configurações de segurança.
Método 2: Criar uma Regra de Rastreamento para Excluir o Caminho da Biblioteca
- Abra a Central de Administração do SharePoint
Faça login na central de administração do Microsoft 365 como administrador global ou do SharePoint. Selecione SharePoint na navegação à esquerda. Na central de administração, expanda Pesquisa e escolha Regras de rastreamento. - Adicione uma Nova Regra de Rastreamento
Clique em Adicionar regra de rastreamento. No campo Caminho, insira a URL exata da biblioteca de documentos que contém os arquivos de rascunho de políticas. Por exemplo:https://sualocacao.sharepoint.com/sites/politicas/Documentos%20Compartilhados. Use o caminho completo incluindo o nome da biblioteca. Selecione a opção Excluir todos os itens neste caminho do rastreamento. Clique em OK. - Aguarde o Próximo Rastreamento ou Inicie um Rastreamento Completo
As regras de rastreamento entram em vigor durante o próximo rastreamento completo. Para acelerar o processo, vá para Pesquisa > Log de rastreamento e clique em Iniciar rastreamento completo. Isso remove todos os itens indexados existentes da biblioteca e impede que rascunhos futuros sejam indexados.
Método 3: Usar Propriedades Gerenciadas e Regras de Consulta para Filtrar Rascunhos
- Verifique a Propriedade Rastreada IsDraft
Na central de administração do SharePoint, vá para Pesquisa > Propriedades gerenciadas. Pesquise por uma propriedade chamada “IsDraft” na lista de propriedades rastreadas. Se não existir, você precisa mapear uma coluna de site. Crie uma coluna de site Sim/Não chamada “IsDraft” na biblioteca, defina como Sim para itens de rascunho e execute um rastreamento completo. - Mapeie a Propriedade Rastreada para uma Propriedade Gerenciada
Após o rastreamento, localize a propriedade rastreada chamada IsDraft (ows_IsDraft). Clique em Adicionar mapeamento e mapeie-a para uma nova propriedade gerenciada. Nomeie a propriedade gerenciada como IsDraft, defina seu tipo como Sim/Não e marque as opções Consultável e Pesquisável. Clique em OK. - Crie uma Regra de Consulta para Excluir Rascunhos
Vá para Pesquisa > Regras de consulta. Clique em Adicionar regra de consulta. Dê um nome à regra como “Excluir Arquivos de Rascunho de Políticas”. Em Condições de consulta, selecione Remover condição de consulta para aplicar a regra a todas as consultas. Em Ações, clique em Adicionar ação e escolha Alterar classificação adicionando um bloco de resultados. Clique em Adicionar bloco de resultados e depois em Avançado. Na caixa Modelo de consulta, insira:IsDraft=0. Defina o bloco para mostrar apenas quando a consulta corresponder. Clique em OK duas vezes. - Teste a Regra de Consulta
Realize uma pesquisa por um arquivo de política que existe como rascunho. O rascunho não deve mais aparecer nos resultados. Se ainda aparecer, verifique se a propriedade gerenciada está preenchida e reindexe a biblioteca.
Se os Arquivos de Rascunho Ainda Aparecerem Após Aplicar as Correções
Mesmo após alterar a segurança de itens de rascunho e criar regras de rastreamento, alguns arquivos de rascunho podem permanecer visíveis nos resultados da pesquisa. Isso geralmente acontece porque o índice de pesquisa não foi totalmente atualizado.
Resultados de pesquisa do conjunto de sites ainda mostram rascunhos de outros subsites
As regras de rastreamento se aplicam apenas ao caminho exato que você especificar. Se os arquivos de rascunho estiverem armazenados em várias bibliotecas em diferentes subsites, você deve criar uma regra de rastreamento separada para cada caminho de biblioteca. Alternativamente, use um padrão curinga no caminho da regra de rastreamento substituindo o nome da biblioteca por um asterisco. Por exemplo: https://sualocacao.sharepoint.com/sites/politicas/. Isso exclui todas as bibliotecas sob o site de políticas do rastreamento. Esteja ciente de que isso também impede que todos os outros documentos nessas bibliotecas sejam indexados.
Arquivos de rascunho aparecem nos resultados da pesquisa para usuários com permissões de edição
Se um usuário tiver permissões de edição na biblioteca, ele poderá ver arquivos de rascunho nos resultados da pesquisa mesmo após aplicar a segurança de itens de rascunho. Isso é comportamento esperado. Para evitar isso, remova as permissões de edição dos usuários que não devem ver rascunhos ou mova os arquivos de rascunho para uma biblioteca separada com acesso restrito.
Resultados da pesquisa mostram rascunhos antigos que foram indexados anteriormente
O índice de pesquisa retém itens até o próximo rastreamento completo. Após aplicar qualquer correção, execute um rastreamento completo a partir da central de administração do SharePoint. Vá para Pesquisa > Log de rastreamento e clique em Iniciar rastreamento completo. Isso remove todos os itens indexados obsoletos, incluindo rascunhos antigos que foram indexados antes das alterações de segurança.
| Item | Segurança de Itens de Rascunho | Regra de Rastreamento |
|---|---|---|
| Escopo | Biblioteca de documentos única | Baseado em caminho, pode cobrir várias bibliotecas |
| Efeito na pesquisa | Oculta rascunhos de não editores, mas ainda indexados | Remove completamente a biblioteca do índice |
| Acesso do usuário a rascunhos | Bloqueado para não editores | Inalterado — usuários com acesso ainda podem abrir rascunhos diretamente |
| Sobrecarga de gerenciamento | Baixa — definido uma vez por biblioteca | Média — requer regra de rastreamento por caminho e reíndice completo |
| Melhor para | Bibliotecas com permissões de usuário mistas | Bibliotecas com rascunhos confidenciais que nunca devem aparecer na pesquisa |
Após aplicar a combinação correta de segurança de itens de rascunho e regras de rastreamento, os arquivos de rascunho de políticas não aparecerão mais nos resultados de pesquisa do SharePoint. Verifique a correção pesquisando por um arquivo de rascunho conhecido a partir de uma conta de usuário que tenha acesso somente leitura à biblioteca. Se a correção não funcionar imediatamente, execute um rastreamento completo e aguarde até 24 horas para o índice de pesquisa ser atualizado. Para bibliotecas que contêm rascunhos altamente confidenciais, considere movê-los para um conjunto de sites separado com seu próprio escopo de pesquisa para isolar ainda mais o conteúdo.