As bibliotecas de documentos do SharePoint rastreiam alterações salvando versões de arquivos. Por padrão, muitas bibliotecas armazenam apenas versões principais. Você deseja ativar as versões principal e secundária para que edições de rascunho sejam salvas sem substituir a versão publicada. Isso oferece um espaço seguro para editores trabalharem e uma visão clara do documento final para revisores. Este guia explica como ativar versões principal e secundária no SharePoint por meio das configurações da biblioteca e do centro de administração do SharePoint.
Principais pontos: Ativar versionamento principal e secundário no SharePoint
- Configurações da Biblioteca > Configurações de Versionamento: Ative as versões principal e secundária e defina a segurança de itens de rascunho.
- Centro de administração do SharePoint > Sites ativos > Configurações: Defina limites de versionamento no nível do site para todas as bibliotecas.
- Exigir Check-out: Force o check-out antes da edição para garantir o uso correto das versões secundárias.
O que são versões principal e secundária no SharePoint
As versões principais são numeradas 1.0, 2.0, 3.0 e representam instantâneos publicados ou aprovados, visíveis a todos os usuários com acesso de leitura. As versões secundárias são numeradas 0.1, 0.2, 1.1, 1.2 e representam edições de rascunho visíveis apenas ao editor e a usuários com permissão para visualizar itens de rascunho. Quando você ativa os dois tipos de versão, cada salvamento cria uma versão secundária até que o usuário publique o arquivo, o que gera uma nova versão principal.
O recurso está disponível no SharePoint Online e no SharePoint Server 2013 e posteriores. No SharePoint Online, o versionamento está ativado por padrão para novas bibliotecas de documentos, mas armazena apenas versões principais. Você precisa ativar manualmente as versões secundárias. O limite de contagem do histórico de versões no SharePoint Online é de 500 versões principais por arquivo. Você não pode reduzir esse limite abaixo de 100 pela interface, mas pode definir um limite menor usando o PowerShell.
Pré-requisitos
Para alterar as configurações de versionamento, você precisa de pelo menos permissões de Edição na biblioteca ou no site. Proprietários do site e administradores de conjunto de sites podem modificar as configurações de versionamento. Para limites de versionamento no nível do site, você precisa de acesso de administrador do SharePoint.
Passos para ativar versões principal e secundária em uma biblioteca do SharePoint
- Abra a Biblioteca de Documentos
Acesse o site do SharePoint que contém a biblioteca. Selecione a biblioteca na navegação à esquerda ou na página de conteúdo do site. - Acesse as Configurações da Biblioteca
Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e selecione Configurações da biblioteca. Se você não vir esta opção, talvez não tenha permissões de proprietário. Nesse caso, peça ao proprietário do site para executar estas etapas. - Abra as Configurações de Versionamento
Na seção Configurações Gerais, clique em Configurações de versionamento. - Ative as Versões Principal e Secundária
Na seção Aprovação de Conteúdo, selecione Sim para Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados. Esta etapa é necessária para ativar versões secundárias. Em seguida, na seção Histórico de Versões do Documento, selecione Criar versões principal e secundária (rascunho). - Defina a Segurança de Itens de Rascunho
Escolha quem pode visualizar itens de rascunho: Qualquer usuário que possa ler itens, Apenas usuários que possam editar itens ou Apenas usuários que possam aprovar itens. O padrão é Apenas usuários que possam editar itens, o que impede que leitores vejam versões secundárias. - Defina os Limites de Versão
Em Histórico de Versões de Rascunho, defina o número de versões principais a serem mantidas. O padrão é 500. Marque Manter rascunhos para o seguinte número de versões principais e defina um valor, como 10. Isso limita quantas versões secundárias são mantidas por versão principal. - Clique em OK
Role até o final da página e clique em OK para salvar as configurações. A biblioteca agora rastreia versões principal e secundária.
Exigir Check-out para Melhor Controle
Para evitar que vários usuários editem o mesmo arquivo ao mesmo tempo, você pode exigir check-out. Na mesma página de Configurações de Versionamento, em Exigir Check-out, selecione Sim. Os usuários devem fazer check-out de um arquivo antes de editá-lo. Ao salvar, uma versão secundária é criada. Ao fazer check-in, eles podem publicar uma versão principal ou mantê-la como rascunho. Esse fluxo de trabalho reduz conflitos de mesclagem e edições perdidas.
Definir Limites de Versionamento no Nível do Site no Centro de Administração do SharePoint
- Faça Login no Centro de Administração do SharePoint
Abra um navegador e acesse https://admin.microsoft.com. Faça login com uma conta de administrador do SharePoint. - Abra o Centro de Administração do SharePoint
No centro de administração do Microsoft 365, selecione Centros de administração > SharePoint. Alternativamente, acesse diretamente https://admin.microsoft.com/SharePoint. - Selecione Sites Ativos
Na navegação à esquerda, clique em Sites ativos. Uma lista de todos os sites do SharePoint é exibida. - Escolha um Site
Clique no nome do site que contém a biblioteca. Um painel de detalhes é aberto. - Abra as Configurações
No painel de detalhes, clique na guia Configurações. - Defina os Limites de Versionamento
Role até a seção Limites de Versionamento. Insira o número máximo de versões principais a serem mantidas. O valor pode ser de 100 a 50000. Clique em Salvar. - Aplique a Configuração
Essa configuração se aplica a todas as bibliotecas de documentos do site. As configurações de versionamento individuais da biblioteca substituem esse limite apenas se estiverem definidas com um número menor. Se a configuração da biblioteca for maior que o limite do site, o limite do site prevalece.
Problemas Comuns e O que Evitar
Versões Secundárias Não Aparecem Após Ativação
Se você ativar as versões secundárias, mas os usuários ainda virem apenas versões principais no histórico de versões, verifique se a aprovação de conteúdo também está ativada. As versões secundárias exigem que a aprovação de conteúdo esteja ativada. Volte às Configurações de Versionamento e certifique-se de que Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados esteja definido como Sim.
Usuários Não Conseguem Ver Rascunhos
A segurança de itens de rascunho controla quem pode visualizar versões secundárias. Se os usuários relatarem que não conseguem ver arquivos de rascunho, verifique a configuração Segurança de Itens de Rascunho. Altere para Qualquer usuário que possa ler itens se quiser que todos os leitores vejam rascunhos. Esteja ciente de que isso expõe trabalhos inacabados.
Contagem de Versões Excede o Limite
O SharePoint exclui automaticamente a versão principal mais antiga quando o limite é atingido. Esta é uma exclusão contínua. Você não pode recuperar versões excluídas. Para evitar perder versões históricas importantes, defina um limite que corresponda à sua política de retenção. Se precisar manter mais de 500 versões, use o centro de administração do SharePoint para aumentar o limite no nível do site.
PowerShell para Limites de Versionamento Avançados
Para definir um limite de versão abaixo de 100, use o SharePoint Online Management Shell. Execute o comando Set-SPOSite -Identity . Substitua <url-do-site> pela URL do site e <numero> por um valor de 1 a 50000. Isso requer o módulo SharePoint Online Management Shell instalado.
Versionamento Principal vs Secundário: Comparação
| Item | Apenas Versões Principais | Versões Principal e Secundária |
|---|---|---|
| Descrição | Cada salvamento cria uma versão publicada visível a todos os leitores | Salvamentos de rascunho criam versões secundárias; a publicação cria uma versão principal |
| Numeração de versões | 1, 2, 3 | 0.1, 0.2, 1.0, 1.1 |
| Aprovação de conteúdo necessária | Não | Sim |
| Controle de visibilidade de rascunhos | Não aplicável | Três níveis: leitores, editores ou aprovadores |
| Melhor caso de uso | Armazenamento simples de documentos sem fluxo de revisão | Edição colaborativa com publicação formal |
O versionamento principal e secundário oferece um espaço de trabalho privado para rascunhos, mantendo as versões publicadas limpas. Use-o em bibliotecas onde o conteúdo precisa de revisão antes da publicação. Para bibliotecas que armazenam apenas documentos finais, apenas versões principais são suficientes.