Pesquisa Restrita do SharePoint no Microsoft 365 Copilot Não Funciona: Correção

Quando você pergunta ao Copilot no Microsoft 365 sobre um documento armazenado no SharePoint, ele retorna uma resposta genérica ou diz que não encontra a informação. Isso acontece mesmo sabendo que o arquivo existe e você tem acesso a ele. A causa mais comum é uma configuração incorreta nas permissões de pesquisa do SharePoint ou nas configurações de fonte de dados do Copilot. Este artigo explica por que a pesquisa restrita do SharePoint falha e fornece correções passo a passo para restaurar respostas fundamentadas do conteúdo do seu locatário.

Por que o Copilot Não Consegue Pesquisar Sites Restritos do SharePoint

O Copilot depende do Microsoft Graph e da pesquisa do SharePoint Online para indexar o conteúdo do seu locatário. Quando um site do SharePoint está configurado como acesso restrito — ou seja, apenas usuários ou grupos específicos podem visualizar seu conteúdo — o Copilot pode não conseguir rastrear esse site. A causa raiz é quase sempre uma destas três coisas:

Configurações de Fonte de Dados do Copilot Excluem o Site

A configuração do Copilot no centro de administração do Microsoft 365 inclui uma lista de fontes de dados que o Copilot pode consultar. Se o site restrito do SharePoint não estiver incluído nessa lista, o Copilot não retornará conteúdo dele. Essa configuração substitui as permissões individuais do usuário. Mesmo que um usuário tenha acesso direto ao arquivo, o Copilot não pode exibi-lo a menos que o site esteja listado como fonte de dados.

Permissões do Site do SharePoint Bloqueiam a Conta de Serviço

O Copilot usa uma entidade de serviço para rastrear o conteúdo do SharePoint. Essa entidade deve ser adicionada como administradora do conjunto de sites em qualquer site restrito. Se o site usar permissões exclusivas ou fizer parte de um canal privado, a conta de serviço pode ter o acesso negado. O resultado é uma pesquisa que não retorna resultados ou retorna apenas resultados parciais.

Índice de Pesquisa ou Propriedades Personalizadas Estão Mal Configurados

A pesquisa do SharePoint Online indexa todo o conteúdo por padrão, mas as propriedades gerenciadas personalizadas exigem mapeamento manual. Se sua organização usa colunas personalizadas ou metadados para restringir conteúdo, essas propriedades devem ser mapeadas no esquema de pesquisa. Sem o mapeamento adequado, o Copilot não consegue filtrar ou encontrar o conteúdo restrito.

Passos para Corrigir a Pesquisa Restrita do SharePoint para o Copilot

1. Verifique a inclusão da fonte de dados do Copilot no centro de administração
   Acesse o centro de administração do Microsoft 365 em admin.microsoft.com. Navegue até Configurações > Copilot > Fontes de dados. Em SharePoint, confirme se a URL do site restrito está listada. Se estiver faltando, clique em Adicionar uma fonte de dados, cole a URL do site e salve. Aguarde 15 minutos para a alteração ser propagada.
2. Adicione a conta de serviço do Copilot como administradora do conjunto de sites
   Abra o site restrito do SharePoint. Clique no ícone de engrenagem e selecione Permissões do site. Clique em Administradores de conjunto de sites. Adicione a conta de serviço chamada Microsoft Copilot Service (ou a conta listada em seu locatário como a entidade do Copilot). Clique em OK e salve. Isso concede acesso de rastreamento sem conceder permissões adicionais aos usuários.
3. Reindexe o conjunto de sites
   No mesmo site, vá para Configurações do site > Pesquisa e disponibilidade offline > Reindexar site. Clique em Reindexar. Isso força o SharePoint a reexaminar todo o conteúdo e atualizar o índice de pesquisa. A indexação pode levar várias horas, dependendo do tamanho do site.
4. Verifique as propriedades gerenciadas personalizadas no esquema de pesquisa
   Acesse o centro de administração do SharePoint em admin.microsoft.com > SharePoint > Pesquisa > Gerenciar esquema de pesquisa. Procure por propriedades gerenciadas personalizadas que correspondam aos metadados usados para restringir conteúdo. Para cada propriedade, certifique-se de que Pesquisável esteja definido como Sim e Consultável esteja definido como Sim. Clique em OK e depois clique em Executar rastreamento completo na página de administração de pesquisa.
5. Teste com um prompt simples do Copilot
   Abra o Copilot no Teams ou na web. Digite um prompt que inclua um nome de arquivo específico ou frase do site restrito. Exemplo: Encontre a proposta de orçamento do site restrito Financeiro. Se o Copilot retornar o arquivo, a correção está completa. Caso contrário, aguarde uma hora e teste novamente, pois as alterações de indexação podem levar até 60 minutos para refletir.

Se o Copilot Ainda Tiver Problemas Após a Correção Principal

Copilot Retorna Saída Genérica em Vez de Dados Específicos do Locatário

Se o Copilot responder com resultados gerais da web ou disser que não pode acessar dados do locatário, a configuração da fonte de dados ainda pode estar incorreta. Volte para Configurações > Copilot > Fontes de dados e verifique se a opção Microsoft Graph está ativada. Sem essa opção, o Copilot não pode ler nenhum conteúdo do SharePoint ou OneDrive. Verifique também se o site restrito não está bloqueado por uma política de site do SharePoint que desabilita o compartilhamento externo ou a indexação de pesquisa.

Resultados da Pesquisa Mostram Apenas Arquivos que o Usuário Já Tem Abertos

O Copilot frequentemente exibe documentos que já estão nos arquivos recentes ou abas abertas do usuário. Para testar se a pesquisa está realmente funcionando, use um prompt que faça referência a um arquivo que o usuário nunca abriu. Se o Copilot ainda não conseguir encontrá-lo, o problema provavelmente está no índice de pesquisa. Execute um rastreamento completo novamente no centro de administração do SharePoint e monitore o log de rastreamento em busca de erros. Erros comuns incluem Acesso negado para a conta de serviço ou Mapeamento de propriedade não encontrado para metadados personalizados.

Alterações nas Permissões Não Entram em Vigor

As alterações de permissão do SharePoint podem levar até 24 horas para serem propagadas no índice de pesquisa. Se você adicionou a conta de serviço do Copilot como administradora do conjunto de sites, mas a pesquisa ainda falha, aguarde pelo menos 4 horas. Em seguida, acione uma reindexação nas configurações do site. Você também pode usar o SharePoint Online Management Shell para forçar um rastreamento: execute Request-SPOPersonalSiteReindex -Url "URL do site". Esse comando força uma reindexação de todo o site.

Item	Configuração Correta	Configuração Incorreta Comum
Lista de fontes de dados do Copilot	URL do site restrito está incluída nas fontes de dados do SharePoint	URL do site está ausente ou a opção Microsoft Graph está desativada
Administrador de conjunto de sites	Conta de serviço do Copilot adicionada como administradora do conjunto de sites	Conta de serviço tem apenas permissões de visitante ou membro
Propriedades gerenciadas do esquema de pesquisa	Propriedades personalizadas definidas como Pesquisável e Consultável	Propriedades definidas apenas como Pesquisável ou não mapeadas
Status de reindexação do site	Reindexação foi acionada após alterações de permissão	Nenhuma reindexação foi realizada após adicionar a conta de serviço

Agora você pode diagnosticar e corrigir falhas de pesquisa restrita do SharePoint no Copilot. Comece verificando a lista de fontes de dados no centro de administração, depois adicione a conta de serviço do Copilot como administradora do conjunto de sites no site restrito. Após reindexar, teste com um prompt de nome de arquivo específico. Para monitoramento contínuo, use os logs de rastreamento do centro de administração do SharePoint para capturar erros de permissão antes que afetem os usuários. Um rastreamento completo agendado uma vez por mês mantém o índice sincronizado com as alterações de permissão.