Quando você gerencia um site de departamento no SharePoint, os usuários esperam encontrar documentos, notícias e políticas rapidamente. Resultados de pesquisa mal ajustados os forçam a percorrer arquivos irrelevantes ou perder informações críticas. Este artigo explica os erros de configuração mais comuns que degradam a relevância da pesquisa em sites de departamento e como corrigi-los. Você aprenderá quais configurações ajustar e quais deixar como estão para manter os resultados precisos e úteis para sua equipe.
Principais Conclusões: Ajuste de Pesquisa para Sites de Departamento
- Search Schema > Managed Properties: Mapeie propriedades rastreadas para propriedades gerenciadas para controlar quais campos de metadados aparecem nos resultados e refinadores.
- Site Settings > Result Sources: Restrinja a fonte de resultados padrão à coleção de sites do departamento para que os resultados não incluam conteúdo de sites não relacionados.
- Search Schema > Refinable Properties: Habilite propriedades de string refináveis para metadados como Departamento ou Projeto, permitindo que os usuários filtrem resultados sem alterar a consulta.
Por que os Resultados de Pesquisa em Sites de Departamento Dão Errado
A pesquisa do SharePoint é poderosa, mas suas configurações padrão são projetadas para toda a organização. Um site de departamento normalmente contém conteúdo sobre uma unidade de negócios específica, como Finanças, RH ou Engenharia. Quando a pesquisa não é ajustada, os resultados podem incluir documentos de outros departamentos, versões desatualizadas ou arquivos sem metadados adequados. A causa raiz é quase sempre um de três fatores: a fonte de resultados não está limitada ao site, as propriedades gerenciadas não estão mapeadas corretamente ou os refinadores estão ausentes. Cada erro empurra conteúdo irrelevante para os primeiros resultados, forçando os usuários a perder tempo filtrando manualmente.
O Problema do Escopo Padrão da Pesquisa
Por padrão, a pesquisa do SharePoint consulta todo o conteúdo indexado no locatário. Um site de departamento que usa a fonte de resultados padrão retornará arquivos de qualquer site que o usuário possa acessar. Por exemplo, uma pesquisa por “orçamento” no site do departamento de Finanças pode mostrar também documentos de orçamento do site de Vendas. Isso acontece porque a consulta não inclui um filtro de caminho do site. A solução é criar uma fonte de resultados personalizada que limite os resultados à coleção de sites específica ou a um caminho gerenciado.
Mapeamentos de Propriedades Gerenciadas Ausentes
Propriedades rastreadas são metadados brutos que o rastreador de pesquisa extrai de documentos e itens de lista. Propriedades gerenciadas são os campos que a pesquisa usa para classificar, refinar e exibir resultados. Se uma propriedade rastreada não for mapeada para uma propriedade gerenciada, seu valor não pode ser usado em refinadores ou modelos de exibição de resultados. Por exemplo, se seu site de departamento usa uma coluna personalizada chamada “NomeDoProjeto”, o mecanismo de pesquisa não pode filtrar por ela até que você mapeie a propriedade rastreada para uma propriedade gerenciada chamada NomeDoProjeto.
Refinadores Que Não Aparecem
Refinadores são os filtros que aparecem na página de resultados, como Autor, Data de Modificação ou Tipo de Conteúdo. Se uma propriedade gerenciada não for definida como refinável, os usuários não a verão como opção de filtro. Muitos administradores esquecem de marcar propriedades de string como refináveis, então campos de metadados personalizados como Departamento ou Região nunca aparecem no painel de refinadores. Isso força os usuários a digitar valores exatos na caixa de pesquisa em vez de clicar em um filtro.
Passos para Ajustar os Resultados de Pesquisa e Evitar Erros Comuns
Siga estes passos para configurar a pesquisa para um site de departamento. Cada passo aborda um dos erros descritos acima.
Passo 1: Criar uma Fonte de Resultados com Escopo
- Abra a página de Administração da Pesquisa
Vá para Central de Administração do SharePoint > Pesquisa > Fontes de Resultados. Esta página lista todas as fontes de resultados disponíveis no locatário. - Crie uma nova fonte de resultados
Clique em Nova Fonte de Resultados. Dê a ela um nome como “Pesquisa do Site do Departamento”. Escolha Aplicativo de Serviço de Pesquisa como protocolo. - Defina a transformação de consulta
No campo Transformação de Consulta, insira o seguinte para restringir os resultados à sua coleção de sites do departamento:{searchTerms} path:"https://seulocatario.sharepoint.com/sites/Financeiro"
Substitua a URL pela URL real do seu site de departamento. - Defina como padrão no site
Vá para Configurações do site de departamento > Administração da Coleção de Sites > Fontes de Resultados da Pesquisa. Selecione sua fonte de resultados personalizada e defina-a como padrão. Agora, toda pesquisa neste site retornará apenas conteúdo dessa coleção de sites.
Passo 2: Mapear Propriedades Rastreadas para Propriedades Gerenciadas
- Abra o Search Schema
Vá para Central de Administração do SharePoint > Pesquisa > Search Schema. É aqui que você gerencia todas as propriedades rastreadas e gerenciadas. - Encontre a propriedade rastreada
Clique em Propriedades Rastreadas. Pesquise pelo nome da sua coluna personalizada, por exemplo “NomeDoProjeto” ou “Departamento”. A propriedade rastreada terá um nome como “ows_NomeDoProjeto”. Anote o ID da propriedade. - Crie ou edite uma propriedade gerenciada
Vá para Propriedades Gerenciadas. Clique em Nova Propriedade Gerenciada. Nomeie exatamente como deseja que apareça na pesquisa, por exemplo “NomeDoProjeto”. Defina o tipo como Texto. Em Mapeamentos para Propriedades Rastreadas, adicione a propriedade rastreada encontrada no passo anterior. - Habilite pesquisa e refinabilidade
Marque as caixas Pesquisável, Consultável e Recuperável. Para refinadores, marque também Refinável. Clique em OK para salvar. Após um rastreamento completo, a propriedade gerenciada estará disponível para consultas de pesquisa e refinadores.
Passo 3: Tornar Metadados Personalizados Refináveis
- Identifique a propriedade gerenciada
No Search Schema, localize a propriedade gerenciada que você criou ou uma existente como Autor ou TipoDeConteudo. Para propriedades de string personalizadas, você precisa habilitar o atributo refinável. - Edite a propriedade gerenciada
Clique no nome da propriedade para abrir suas configurações. Na seção Refinável, defina o valor como Sim. Se a propriedade já estiver definida como Não, altere para Sim. Para propriedades de string, defina também um valor Classificável se quiser que os usuários classifiquem por essa propriedade. - Atualize a página de resultados da pesquisa
Se você estiver usando uma página de resultados personalizada, adicione um Web Part de Refinamento. Configure-o para incluir a propriedade recém-tornada refinável. Os usuários agora verão um filtro para esse metadado nos resultados da pesquisa.
Erros Comuns que Ainda Quebram a Pesquisa Após o Ajuste
Mesmo após seguir os passos acima, os administradores frequentemente cometem pequenos erros que desfazem seu trabalho. Abaixo estão os problemas mais frequentes e como evitá-los.
Esquecer de Solicitar um Rastreamento Completo Após Alterações no Schema
Quando você cria ou modifica propriedades gerenciadas, o SharePoint não rastreia automaticamente todo o conteúdo novamente. O índice de pesquisa ainda contém os mapeamentos antigos de propriedades. Até que um rastreamento completo seja concluído, os usuários não verão os novos refinadores ou os resultados corretos. Para forçar um rastreamento completo, vá para Central de Administração do SharePoint > Pesquisa > Log de Rastreamento > Iniciar Rastreamento Completo. Para um site de departamento, isso geralmente leva algumas horas, dependendo do volume de conteúdo.
Usar a Sintaxe Errada na Transformação de Consulta
A transformação de consulta na fonte de resultados deve usar a sintaxe correta. Um erro comum é omitir os dois pontos após o nome da propriedade. Por exemplo, path:"https://site" está correto, mas path "https://site" falhará silenciosamente. Além disso, certifique-se de usar aspas duplas ao redor da URL. Se a URL do site contiver um hífen ou sublinhado, as aspas são obrigatórias. Teste a consulta na Ferramenta de Consulta de Pesquisa (disponível na Central de Administração do SharePoint) antes de salvar a fonte de resultados.
Definir uma Propriedade Gerenciada como Refinável, mas Não Consultável
Uma propriedade gerenciada deve ser marcada como Consultável para que o mecanismo de pesquisa a use em uma consulta. Se você marcá-la como Refinável, mas não Consultável, o refinador aparecerá na interface, mas clicar nele retornará zero resultados. Sempre verifique se Consultável está habilitado em qualquer propriedade que você queira usar para filtrar ou classificar.
Sobrescrever a Fonte de Resultados Padrão em Vez de Criar uma Nova
Editar a fonte de resultados padrão afeta todos os sites do locatário. Se você alterar a fonte de resultados padrão para restringir os resultados a um site de departamento, todos os outros sites também serão restritos a esse mesmo site. Isso quebra a pesquisa em toda a organização. Sempre crie uma nova fonte de resultados e atribua-a apenas ao site de departamento.
Fonte de Resultados com Escopo vs Fonte de Resultados Padrão: Principais Diferenças
| Item | Fonte com Escopo | Fonte Padrão |
|---|---|---|
| Escopo | Restrito a uma coleção de sites ou caminho gerenciado | Índice completo do locatário |
| Transformação de Consulta | Necessária para filtrar por caminho ou classe de conteúdo | Nenhum filtro aplicado |
| Atribuição | Por coleção de sites ou site | Padrão global para todos os sites |
| Desempenho | Resultados mais rápidos devido ao índice menor | Mais lento em locatários grandes |
| Caso de Uso | Sites de departamento, sites de projeto ou qualquer conjunto de conteúdo com escopo | Pesquisa em toda a empresa ou pesquisa na página inicial |
Agora você pode ajustar os resultados de pesquisa para seu site de departamento sem introduzir os erros comuns que degradam a relevância. Comece criando uma fonte de resultados com escopo, depois mapeie seus metadados personalizados para propriedades gerenciadas e, por fim, torne essas propriedades refináveis. Lembre-se de acionar um rastreamento completo após qualquer alteração no schema. Para ajustes avançados, considere usar regras de consulta para promover conteúdo importante quando palavras-chave específicas forem digitadas.