Se você gerencia tarefas no Outlook, mas quer vê-las no Microsoft To Do no celular, tablet ou outro computador, é necessário ativar a sincronia entre os dois aplicativos. As tarefas do Outlook e o Microsoft To Do compartilham a mesma pasta de tarefas do Exchange, mas a sincronia não é automática a menos que você ative a configuração correta. Este artigo explica como conectar suas tarefas do Outlook ao Microsoft To Do para que elas apareçam em todos os dispositivos que você usa.
Principais conclusões: Sincronizar tarefas do Outlook com o Microsoft To Do
- Experiências conectadas no Office: Ative as experiências conectadas em Arquivo > Opções > Geral para habilitar a sincronia de tarefas entre o Outlook e o Microsoft To Do.
- Aplicativo Microsoft To Do em todas as plataformas: Instale o aplicativo Microsoft To Do no Windows, Mac, iOS e Android para acessar as tarefas sincronizadas.
- Comportamento de sinalização de tarefas no Outlook: Sinalizar um e-mail no Outlook cria uma tarefa que aparece automaticamente na lista E-mails Sinalizados no Microsoft To Do.
Como as tarefas do Outlook e o Microsoft To Do sincronizam
As tarefas do Outlook e o Microsoft To Do são baseados no mesmo armazenamento de tarefas do Exchange. Quando você cria uma tarefa no Outlook, ela é salva na pasta de tarefas da sua caixa de correio do Exchange. O Microsoft To Do lê da mesma pasta. A sincronia não é um push bidirecional em tempo real. Em vez disso, ambos os aplicativos dependem do Exchange ActiveSync ou do mecanismo de sincronia do Microsoft 365 para manter a pasta de tarefas atualizada.
A sincronia funciona apenas se você usar uma conta Microsoft 365, Exchange ou Outlook.com. Contas POP ou IMAP pessoais não oferecem suporte à sincronia de tarefas com o Microsoft To Do. Você também precisa ter o recurso de experiências conectadas ativado no Office. Esse recurso permite que o Outlook se comunique com o Microsoft To Do e outros serviços de nuvem da Microsoft.
Passos para ativar a sincronia de tarefas entre o Outlook e o Microsoft To Do
- Abra o Outlook e vá para Arquivo > Opções
No Outlook, clique em Arquivo no canto superior esquerdo e depois em Opções na parte inferior do painel esquerdo. A caixa de diálogo Opções do Outlook é aberta. - Selecione Geral e ative as experiências conectadas
Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Geral. Na seção Configurações do usuário, marque a caixa “Ativar experiências conectadas opcionais”. Essa configuração permite que o Outlook sincronize dados de tarefas com o Microsoft To Do. Clique em OK para salvar. - Reinicie o Outlook
Feche e reabra o Outlook para aplicar a alteração. Após reiniciar, o Outlook se conecta à nuvem da Microsoft e começa a sincronizar sua pasta de tarefas. - Instale e faça login no Microsoft To Do em todos os dispositivos
Baixe o Microsoft To Do da Microsoft Store, Apple App Store ou Google Play Store. Abra o aplicativo e faça login com a mesma conta Microsoft 365, Exchange ou Outlook.com que você usa no Outlook. - Verifique a sincronia
No Microsoft To Do, verifique a lista Tarefas. Ela deve mostrar todas as tarefas que você criou no Outlook. Crie uma nova tarefa no Microsoft To Do e depois verifique o Outlook. A tarefa aparece na pasta Tarefas no Outlook em alguns segundos.
Se as tarefas não estiverem sincronizando entre o Outlook e o Microsoft To Do
Tarefas criadas no Outlook não aparecem no Microsoft To Do
Isso geralmente acontece porque as experiências conectadas estão desativadas. Siga os passos da seção acima para ativar as experiências conectadas. Se a configuração já estava ativada, saia do Microsoft To Do e entre novamente. Vá para Microsoft To Do > Configurações > Contas e selecione sua conta. Toque em Sair e depois entre novamente. Isso força o aplicativo a atualizar a pasta de tarefas.
Tarefas criadas no Microsoft To Do não aparecem no Outlook
No Microsoft To Do, as tarefas são organizadas em listas. Apenas a lista Tarefas sincroniza com o Outlook. Se você criou uma tarefa em uma lista personalizada, como Compras ou Trabalho, ela permanece apenas no Microsoft To Do. Mova a tarefa para a lista Tarefas abrindo a tarefa, clicando no nome da lista no topo e selecionando Tarefas. A tarefa então aparece no Outlook em alguns segundos.
Tarefas de e-mails sinalizados estão ausentes no Microsoft To Do
Quando você sinaliza um e-mail no Outlook, ele cria uma tarefa na pasta Tarefas. Essa tarefa aparece na lista E-mails Sinalizados no Microsoft To Do. Se os e-mails sinalizados não aparecerem, verifique se você está olhando para a lista correta. Abra o Microsoft To Do e clique na lista E-mails Sinalizados na barra lateral esquerda. Se a lista estiver vazia, sinalize novamente o e-mail no Outlook. A tarefa sincroniza em um minuto.
Atraso na sincronia maior que 5 minutos
A sincronia entre o Outlook e o Microsoft To Do usa o Exchange ActiveSync, que normalmente atualiza em 30 segundos. Se você perceber um atraso maior que 5 minutos, feche e reabra ambos os aplicativos. Se o problema continuar, verifique sua conexão com a internet. Uma conexão fraca ou intermitente pode atrasar a sincronia. Você também pode forçar uma sincronia no Outlook pressionando F9 para enviar e receber todas as pastas.
Tarefas do Outlook vs Microsoft To Do: Principais diferenças
| Item | Tarefas do Outlook | Microsoft To Do |
|---|---|---|
| Disponibilidade de plataforma | Windows, Mac, web e dispositivos móveis (limitado) | Windows, Mac, iOS, Android e web |
| Organização de listas de tarefas | Pasta única de tarefas com categorias | Várias listas personalizadas, além das listas Tarefas e E-mails Sinalizados |
| Sistema de lembretes | Usa lembretes do calendário do Outlook | Usa notificações do aplicativo e lembretes por e-mail |
| Compartilhamento e colaboração | Compartilha pasta de tarefas com outros usuários do Outlook | Compartilha listas com qualquer pessoa por link de e-mail |
| Integração com o Planner | Não disponível | Tarefas atribuídas do Planner aparecem em Meu Dia |
Ambos os aplicativos permitem definir datas de vencimento, níveis de prioridade e anotações. A principal diferença é como você organiza as tarefas. O Outlook usa uma única lista plana com categorias. O Microsoft To Do usa várias listas, o que oferece mais flexibilidade. Você pode usar os dois aplicativos de forma intercambiável, desde que mantenha a lista Tarefas como seu hub de sincronia.
Para aproveitar ao máximo a sincronia, defina o Microsoft To Do como seu aplicativo de gerenciamento de tarefas padrão no celular. No Windows, fixe o Microsoft To Do na barra de tarefas para acesso rápido. No Mac, adicione-o ao Dock. Use o recurso Meu Dia no Microsoft To Do para focar nas tarefas que você planeja concluir hoje. As tarefas que você adiciona ao Meu Dia não alteram a data de vencimento no Outlook, mas ajudam a priorizar seu trabalho diário.