Como Preparar Metadados do SharePoint para Melhorar a Pesquisa no Microsoft 365

A Pesquisa do Microsoft 365 depende de metadados para retornar resultados precisos para usuários no SharePoint, OneDrive e Teams. Sem metadados configurados corretamente, os resultados da pesquisa podem ser incompletos ou irrelevantes, fazendo com que os usuários percam tempo localizando arquivos. Este artigo explica como configurar colunas de metadados gerenciados, configurar o esquema de pesquisa e aplicar tipos de conteúdo para melhorar a relevância da pesquisa. Você aprenderá as etapas específicas para preparar seus metadados do SharePoint para que a Pesquisa do Microsoft 365 encontre o conteúdo certo mais rapidamente.

Por que os Metadados são Importantes para a Pesquisa do Microsoft 365

A Pesquisa do Microsoft 365 indexa conteúdo do SharePoint, OneDrive, Teams, Yammer e Exchange. O mecanismo de pesquisa rastreia o conteúdo do arquivo, nomes de arquivos e colunas de metadados. Quando os metadados estão ausentes, inconsistentes ou não mapeados para o esquema de pesquisa, o mecanismo não consegue exibir resultados com base em propriedades personalizadas como nome do projeto, cliente ou tipo de documento.

A preparação de metadados envolve três camadas. Primeiro, você precisa de um repositório de termos com termos gerenciados para que os usuários escolham de uma lista controlada. Segundo, você deve criar colunas de site que usem esses termos. Terceiro, você mapeia essas colunas para propriedades gerenciadas no esquema de pesquisa para que se tornem pesquisáveis e refináveis. Sem essas três etapas, os metadados existem no SharePoint, mas permanecem invisíveis para a pesquisa.

O maior erro que as organizações cometem é confiar em colunas de texto livre onde os usuários digitam valores inconsistentes. Por exemplo, um usuário digita “Marketing” e outro digita “Mktg”. A pesquisa não consegue agrupar esses valores. Os metadados gerenciados resolvem isso fornecendo uma única fonte de verdade.

Pré-requisitos para a Preparação de Metadados

Antes de começar, confirme que você tem o seguinte:

• Permissões de Administrador do SharePoint ou Administrador do Locatário para acessar o centro de administração do SharePoint.
• Acesso à página de gerenciamento do Repositório de Termos no centro de administração do SharePoint.
• Permissões de Administrador do Conjunto de Sites nos sites onde você adicionará colunas de metadados.
• Pelo menos um tipo de conteúdo definido para os documentos ou itens de lista que você deseja marcar.

Etapas para Preparar Metadados do SharePoint para Melhorar a Pesquisa

Criar um Grupo de Termos e um Conjunto de Termos no Repositório de Termos

1. Abra o Repositório de Termos
   Vá para Centro de administração do SharePoint > Serviços de conteúdo > Repositório de termos. Se você não vir esta opção, selecione Mostrar tudo para expandir o menu.
2. Crie um grupo de termos
   Clique em Novo grupo. Digite um nome como “Metadados da Empresa”. Um grupo de termos é um contêiner para conjuntos de termos relacionados. Defina o proprietário como um grupo de administradores que gerenciarão os termos.
3. Crie um conjunto de termos
   Selecione o novo grupo e clique em Novo conjunto de termos. Nomeie-o como “Projeto” ou “Departamento”, dependendo do que você deseja que os usuários marquem. Defina o proprietário do conjunto de termos como uma pessoa ou grupo que manterá a lista.
4. Adicione termos
   No conjunto de termos, clique em Novo termo. Digite cada termo que você deseja disponibilizar para marcação, por exemplo “Finanças”, “RH”, “TI”. Você também pode adicionar sinônimos e descrições para cada termo. Os termos não diferenciam maiúsculas de minúsculas.

Criar Colunas de Site de Metadados Gerenciados

1. Abra Colunas do Site
   Vá para seu site do SharePoint, clique no ícone de engrenagem e selecione Informações do site > Exibir todas as configurações do site. Em Galerias de Designer da Web, clique em Colunas do site.
2. Crie uma nova coluna
   Clique em Criar. Digite um nome para a coluna, como “Departamento”. Em O tipo de informação nesta coluna, selecione Metadados Gerenciados.
3. Conecte-se ao conjunto de termos
   Na seção Configurações do Conjunto de Termos, selecione Usar um conjunto de termos gerenciados. Navegue até o conjunto de termos que você criou anteriormente. Marque Permitir vários valores se você quiser que os usuários marquem itens com mais de um termo. Clique em OK.
4. Adicione a coluna a um tipo de conteúdo
   Vá para Configurações do site > Tipos de conteúdo do site. Abra o tipo de conteúdo que você usa para documentos, como Documento. Clique em Adicionar de colunas de site existentes, selecione sua nova coluna e clique em Adicionar. Esta etapa garante que a coluna apareça em todos os documentos desse tipo.

Mapear a Coluna para uma Propriedade Gerenciada de Pesquisa

1. Abra o Esquema de Pesquisa
   Vá para Centro de administração do SharePoint > Pesquisa > Esquema de Pesquisa. Se você não vir Pesquisa, expanda a lista de Centros de administração.
2. Encontre a propriedade rastreada
   Na guia Propriedades Rastreadas, filtre pelo nome da sua coluna. Por exemplo, pesquise por “ows_” seguido pelo nome interno da coluna. O nome interno é o nome da coluna sem espaços. Selecione a propriedade rastreada que corresponde à sua coluna.
3. Crie uma propriedade gerenciada
   Clique em Adicionar Mapeamento. Na caixa de diálogo, clique em Criar uma nova propriedade gerenciada. Nomeie-a como “Departamento”. Defina o tipo como Texto. Marque Pesquisável e Refinável se você quiser que os usuários filtrem os resultados por esta propriedade. Clique em OK.
4. Execute um rastreamento completo
   Após salvar o mapeamento, vá para Administração de pesquisa > Log de rastreamento. Solicite um rastreamento completo da fonte de conteúdo que contém seu site. Um rastreamento completo lê todos os metadados e preenche a propriedade gerenciada. Rastreamentos incrementais a atualizarão posteriormente.

Aplicar Metadados a Documentos Existentes

1. Use Edição Rápida
   Abra a biblioteca de documentos, alterne para o modo Edição Rápida clicando no ícone de grade no lado direito do cabeçalho da coluna. Selecione a coluna de metadados e digite ou escolha termos para cada documento. A Edição Rápida atualiza várias linhas de uma vez.
2. Use Power Automate
   Crie um fluxo que seja acionado quando um arquivo for adicionado ou modificado. Use a ação Atualizar propriedade do arquivo para definir o valor do metadado com base em uma condição, como o nome da pasta ou extensão do arquivo. Isso mantém os metadados consistentes para novos arquivos.
3. Use a Ferramenta de Migração do SharePoint
   Se você estiver migrando arquivos de um compartilhamento de arquivos, use a Ferramenta de Migração do SharePoint (SPMT). Você pode criar um arquivo de mapeamento de metadados que define o valor da coluna para cada arquivo durante a migração. Isso evita a marcação manual de milhares de arquivos.

Erros Comuns ao Preparar Metadados para Pesquisa

Coluna de Metadados Não Adicionada ao Tipo de Conteúdo

Se você adicionar uma coluna de metadados a uma biblioteca, mas não ao tipo de conteúdo subjacente, a coluna aparece na exibição da biblioteca, mas a pesquisa pode não indexá-la corretamente. Sempre adicione a coluna ao tipo de conteúdo do qual os documentos herdam. Verifique editando as propriedades de um documento e confirmando que a coluna aparece.

Propriedade Gerenciada Não Marcada como Pesquisável

Uma propriedade gerenciada que não está marcada como Pesquisável nunca aparecerá nos resultados da pesquisa. Mesmo que a propriedade rastreada contenha dados, o mecanismo de pesquisa a ignora. Após criar a propriedade gerenciada, vá em Propriedades Gerenciadas, abra a propriedade e confirme que Pesquisável está marcado. Marque também Refinável se você quiser refinadores de pesquisa.

Usuários Digitam Texto Livre em Vez de Usar o Seletor de Termos

Se você permitir entrada de texto livre em uma coluna de metadados gerenciados, os usuários podem digitar valores que não correspondem ao conjunto de termos. Isso cria dados inconsistentes que a pesquisa não consegue agrupar. Nas configurações da coluna, defina Exigir que esta coluna contenha informações como Sim e selecione Impor conjunto de termos. Isso força os usuários a escolher apenas do conjunto de termos.

Rastreamento Completo Não Acionado Após Alterações no Esquema

Após mapear uma nova propriedade gerenciada, o índice de pesquisa não é atualizado automaticamente. Você deve acionar um rastreamento completo da fonte de conteúdo. Sem esta etapa, os documentos existentes permanecem não pesquisáveis pela nova propriedade. Vá para Administração de pesquisa > Fontes de conteúdo, selecione sua fonte e clique em Iniciar rastreamento completo.

Metadados Gerenciados vs Colunas de Texto Livre para Pesquisa

Item	Coluna de Metadados Gerenciados	Coluna de Texto Livre
Consistência dos dados	Força os usuários a escolher de um conjunto de termos controlado	Usuários podem digitar qualquer valor, gerando erros de digitação e duplicatas
Refinadores de pesquisa	Agrupa automaticamente os resultados pelo termo	Sem agrupamento; cada variante aparece como um valor separado
Sinônimos	Suporta sinônimos para que a pesquisa encontre termos relacionados	Sem suporte a sinônimos
Manutenção	Repositório de termos central gerenciado por um administrador	Cada biblioteca requer limpeza manual

A Pesquisa do Microsoft 365 agora pode exibir resultados com base em seus metadados personalizados. Os usuários verão refinadores para Departamento, Projeto ou qualquer outra propriedade gerenciada que você mapeou. Para aproveitar ao máximo, configure também fontes de resultados e regras de consulta que impulsionem itens com valores de metadados específicos. Comece auditando suas bibliotecas existentes e substituindo colunas de texto livre por colunas de metadados gerenciados.