Arquivar um Site Antigo do SharePoint com Segurança: Checklist Prático para Proprietários

Quando um site do SharePoint não está mais ativo, excluí-lo diretamente pode causar perda de dados e links quebrados. Muitos proprietários mantêm sites antigos online, o que gera desorganização e riscos de segurança com permissões desatualizadas. Arquivar um site preserva seu conteúdo enquanto o remove do uso diário. Este artigo fornece um checklist prático para arquivar um site com segurança, abrangendo permissões, revisão de conteúdo e etapas finais.

O Que Significa Arquivar um Site do SharePoint

Arquivar um site do SharePoint significa removê-lo do uso ativo, mantendo seus dados. O site se torna somente leitura ou é movido para um local separado. Isso é diferente de excluir um site, que remove permanentemente todo o conteúdo. Arquivar preserva o site para referência futura, conformidade ou retenção legal.

Antes de começar, confirme que você tem pelo menos permissões de administrador do SharePoint ou de proprietário do site que planeja arquivar. Você também precisa de acesso à central de administração do SharePoint no Microsoft 365. Se o site estiver conectado a um grupo do Microsoft 365, os proprietários do grupo também devem estar envolvidos.

O processo de arquivamento envolve três fases: preparação, revisão de conteúdo e configuração final. Cada fase tem verificações específicas. Pular qualquer etapa pode levar à perda de dados ou acesso inesperado após o arquivamento.

Fase 1: Preparar o Site para Arquivamento

1. Identificar o site a ser arquivado
   Vá para a central de administração do SharePoint e abra Sites ativos. Encontre o site que deseja arquivar. Anote a URL e o tipo do site (site de equipe ou site de comunicação).
2. Verificar armazenamento e uso do site
   Na central de administração, selecione o site e veja as guias Armazenamento e Uso. Registre o armazenamento total usado e o número de arquivos. Isso ajuda a estimar o tempo necessário para o processo de arquivamento.
3. Notificar todos os membros do site
   Envie um e-mail para todos os membros e proprietários do site com pelo menos duas semanas de antecedência. Explique a data em que o site se tornará somente leitura. Inclua instruções sobre como baixar arquivos importantes antes dessa data.
4. Exportar o inventário do site
   No site, vá em Conteúdo do site > Exportar para Excel. Baixe o inventário de todas as listas, bibliotecas e arquivos. Salve este arquivo em um local seguro fora do site. Este inventário serve como um registro de backup do que estava no site.

Fase 2: Revisar Conteúdo e Permissões

1. Remover conteúdo confidencial ou desatualizado
   Revise todos os arquivos e listas em busca de dados que não devam ser arquivados. Exclua itens confidenciais ou obsoletos manualmente. Use a página de conteúdo do site para localizar arquivos grandes ou versões antigas.
2. Verificar permissões do site
   Vá em Configurações do site > Permissões do site > Verificar permissões. Digite o nome de cada usuário ou grupo para ver o nível de acesso. Remova usuários que não precisam mais de acesso. Preste atenção especial a usuários externos e contas de convidado.
3. Quebrar herança de permissões, se necessário
   Se o site tiver permissões exclusivas, decida se deseja mantê-las ou reverter para as permissões do pai. Para arquivamento, é mais seguro manter permissões exclusivas para que o site permaneça acessível apenas ao público pretendido.
4. Revisar políticas do site e rótulos de retenção
   Na central de administração, verifique se o site possui uma política ou rótulo de retenção aplicado. Se uma política excluir automaticamente o site após um período, remova-a ou modifique-a para evitar exclusão acidental após o arquivamento.

Fase 3: Bloquear o Site e Finalizar

1. Definir o site como somente leitura
   Na central de administração do SharePoint, selecione o site. Vá em Configurações > Estado de bloqueio do site. Escolha Somente leitura. Isso impede que alguém adicione, edite ou exclua conteúdo. O site permanece visível e pesquisável.
2. Remover o site dos resultados de pesquisa
   Vá em Configurações do site > Pesquisa e disponibilidade offline. Defina Permitir que este site apareça nos resultados de pesquisa como Não. Isso oculta o site dos resultados de pesquisa do SharePoint, reduzindo o acesso acidental.
3. Atualizar a descrição e o título do site
   Altere o título do site para incluir um prefixo como “Arquivado – ” seguido do nome original. Atualize a descrição do site para informar a data de arquivamento e quem contatar para acesso. Isso ajuda outros usuários a entender o status do site.
4. Notificar os membros sobre a conclusão do arquivamento
   Envie um e-mail final para todos os membros do site. Confirme que o site agora está somente leitura. Forneça instruções sobre como solicitar acesso, se necessário. Inclua a URL do arquivo de inventário do site, se foi salvo externamente.

Armadilhas Comuns ao Arquivar um Site do SharePoint

Grupo do Microsoft 365 conectado ainda ativo

Ao arquivar um site de equipe conectado a um grupo do Microsoft 365, o grupo permanece ativo. Os membros ainda podem receber e-mails do grupo e acessar outros recursos do grupo, como uma caixa de correio compartilhada ou Planner. Para arquivar completamente o site, você também deve arquivar ou excluir o grupo. Vá para a central de administração do Microsoft 365 > Grupos > Grupos ativos. Selecione o grupo e defina seu status como Arquivado.

Usuários externos perdem acesso inesperadamente

Usuários externos que tinham acesso ao site podem perder o acesso se você quebrar a herança de permissões ou removê-los durante a fase de revisão. Antes de arquivar, decida se os usuários externos devem manter o acesso somente leitura. Se sim, mantenha suas permissões intactas. Caso contrário, remova-os explicitamente e documente a remoção.

Política do site exclui o site automaticamente

Uma política do site que inclui exclusão pode remover um site arquivado após um número específico de dias. Verifique a política na central de administração em Políticas > Políticas de site. Se uma política de exclusão estiver ativa, remova a política ou altere-a para uma política que apenas feche o site sem excluí-lo.

Arquivamento de Site de Equipe vs Site de Comunicação: Principais Diferenças

Item	Site de Equipe	Site de Comunicação
Grupo conectado	Sim, vinculado a um grupo do Microsoft 365	Sem conexão com grupo
Método de arquivamento	Definir site como somente leitura e depois arquivar o grupo	Apenas definir site como somente leitura
Permissões após arquivamento	Membros do grupo ainda têm acesso aos recursos do grupo	Apenas permissões do site se aplicam
Visibilidade na pesquisa	É necessário desabilitar a pesquisa nas configurações do site	Mesmo processo

Arquivar um site do SharePoint exige planejamento e execução cuidadosos. Use o checklist acima para garantir que nenhum dado seja perdido e que nenhuma permissão fique aberta. Após arquivar, teste o site acessando-o como um usuário comum para confirmar que está somente leitura e oculto da pesquisa. Para uma solução mais permanente, considere usar uma política de site do SharePoint que feche automaticamente o site após 90 dias de inatividade.