Política de Retenção Mantém Arquivos Excluídos Visíveis: Causa e Solução

Você excluiu arquivos de uma biblioteca de documentos do SharePoint ou de uma pasta do OneDrive, mas eles ainda aparecem nos resultados de pesquisa ou na lixeira do site. Isso não é um erro. É causado por uma política de retenção que está preservando ativamente esses arquivos. Quando uma política de retenção é aplicada a um local, ela substitui o comando de exclusão do usuário, mantendo uma cópia do item em uma biblioteca de retenção protegida. Este artigo explica por que os arquivos excluídos permanecem visíveis, como identificar qual política de retenção é responsável e como removê-los permanentemente se a política não for mais necessária.

Por que uma Política de Retenção Mantém Arquivos Excluídos Visíveis

Quando um usuário exclui um arquivo de uma biblioteca do SharePoint ou do OneDrive, o comportamento normal é que o arquivo vá para a lixeira de primeiro estágio do site. Após um período definido, ele vai para a lixeira de segundo estágio e, eventualmente, é excluído permanentemente. No entanto, se uma política de retenção for aplicada a esse site ou pasta, o sistema intercepta a ação de exclusão. Em vez de remover o arquivo, o sistema o copia para uma biblioteca de retenção protegida oculta. Essa biblioteca não fica visível na navegação padrão do site. O arquivo permanece lá durante o período de retenção. Durante esse tempo, o arquivo ainda aparece nos resultados de pesquisa e em algumas visualizações de administrador. Os usuários podem ver uma cópia fantasma ou um link que não abre mais o arquivo original.

A causa raiz é que a política de retenção está configurada com uma ação de retenção que preserva o conteúdo mesmo após a exclusão. As duas principais ações de retenção são “Manter se excluído” e “Manter e excluir”. A primeira ação mantém o arquivo por todo o período de retenção após a exclusão. A segunda ação mantém o arquivo pelo período especificado e depois o exclui permanentemente. Ambas as ações impedem a exclusão permanente imediata. O arquivo não está perdido; ele foi movido para um local protegido.

Detalhes da Biblioteca de Retenção Protegida

A biblioteca de retenção protegida é uma biblioteca de documentos oculta chamada “Preservation Hold Library” na coleção de sites. Apenas administradores da coleção de sites podem acessá-la diretamente anexando /PreservationHoldLibrary à URL do site. Os arquivos armazenados nessa biblioteca não podem ser editados por usuários comuns. Eles são mantidos até que o período de retenção expire ou a política seja removida. A biblioteca pode conter milhares de arquivos, o que pode diminuir o desempenho do site e causar confusão sobre o que realmente foi excluído.

Etapas para Identificar a Política de Retenção que Causa o Problema

1. Abra o portal de conformidade do Microsoft Purview
   Acesse https://compliance.microsoft.com e faça login com uma conta de administrador de conformidade ou administrador global.
2. Vá para Gerenciamento do ciclo de vida dos dados
   Na navegação à esquerda, selecione Políticas > Gerenciamento do ciclo de vida dos dados. Esta página lista todas as políticas de retenção e rótulos de retenção.
3. Selecione a guia Políticas de retenção
   Clique na guia Políticas de retenção para visualizar todas as políticas aplicadas a locais do SharePoint e OneDrive.
4. Verifique o escopo da política
   Clique em cada política que inclui sites do SharePoint ou contas do OneDrive. No painel de detalhes da política, revise a seção Locais. Procure a URL específica do site onde os arquivos excluídos permanecem visíveis.
5. Revise a ação de retenção
   Nos mesmos detalhes da política, verifique a ação de retenção. Se ela disser “Manter conteúdo por um período específico” ou “Manter conteúdo indefinidamente”, essa política está impedindo a exclusão permanente.

Use o PowerShell para Encontrar a Política Exata

1. Instale o módulo do PowerShell do Exchange Online
   Abra o Windows PowerShell como administrador e execute Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement. Confirme quaisquer prompts.
2. Conecte-se ao Exchange Online
   Execute Connect-ExchangeOnline e faça login com uma conta de administrador de conformidade.
3. Obtenha a política de retenção para o site
   Execute Get-RetentionCompliancePolicy | Where-Object {$_.Enabled -eq $true} para listar todas as políticas ativas. Procure políticas que incluam a URL do site na propriedade SharePointLocation ou OneDriveLocation.
4. Visualize os detalhes da política
   Execute Get-RetentionCompliancePolicy -Identity "Nome da Política" | Format-List para ver a configuração completa, incluindo a ação e o período de retenção.

Como Remover Arquivos Excluídos da Biblioteca de Retenção Protegida

Você tem duas opções: aguardar a expiração do período de retenção ou modificar a política de retenção para liberar os arquivos. Modificar a política afeta todo o conteúdo sob essa política, não apenas os arquivos específicos.

Opção 1: Aguardar a Expiração do Período de Retenção

Se você puder esperar, os arquivos serão excluídos automaticamente da biblioteca de retenção protegida assim que o período de retenção terminar. Depois disso, eles irão para a lixeira e serão excluídos permanentemente de acordo com as configurações da lixeira do site. Este é o método mais seguro se a política ainda for necessária para conformidade.

Opção 2: Modificar a Política de Retenção para Remover o Site

1. Edite a política no portal de conformidade do Microsoft Purview
   Vá para Gerenciamento do ciclo de vida dos dados > Políticas de retenção. Clique no nome da política para abri-la e depois clique em Editar.
2. Remova o site do escopo da política
   Na etapa Locais, encontre a seção de sites do SharePoint ou contas do OneDrive. Remova a URL específica do site. Clique em Avançar e confirme as alterações.
3. Aguarde a propagação da alteração da política
   Pode levar até 24 horas para que a alteração entre em vigor. Depois disso, os arquivos na biblioteca de retenção protegida serão liberados e seguirão o comportamento normal de exclusão.
4. Exclua manualmente os arquivos da biblioteca de retenção protegida
   Após a remoção da política, os administradores da coleção de sites podem acessar https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite/PreservationHoldLibrary e excluir os arquivos manualmente. Isso é opcional; o sistema os limpará eventualmente.

Opção 3: Usar um Rótulo de Retenção em Vez de uma Política

Se você precisar manter a política para a maior parte do conteúdo, mas quiser liberar arquivos específicos, aplique um rótulo de retenção com um período de retenção mais curto a esses arquivos. O rótulo substitui a política para aquele item. Isso requer planejamento cuidadoso e não é uma solução rápida para grandes quantidades de arquivos.

Se os Arquivos Excluídos Ainda Aparecerem Após a Correção

Arquivos Excluídos Ainda Aparecem nos Resultados de Pesquisa

Os resultados da pesquisa podem estar em cache. Aguarde de 24 a 48 horas para que o índice de pesquisa seja atualizado. Você também pode solicitar uma atualização imediata do índice executando Request-SPOPortalHealthRun -SiteUrl "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite" no SharePoint Online Management Shell.

A Biblioteca de Retenção Protegida Ainda Contém Arquivos Após a Remoção da Política

O sistema não exclui automaticamente os arquivos da biblioteca de retenção protegida quando a política é removida. Os administradores da coleção de sites devem excluí-los manualmente. Se você não conseguir ver a biblioteca, anexe /PreservationHoldLibrary à URL do site. Se a biblioteca estiver vazia, mas os arquivos ainda aparecerem, a política de retenção ainda pode estar ativa em um site pai ou em um site hub.

A Política de Retenção Não Pode Ser Editada

Algumas políticas de retenção são criadas por padrão, como a política de retenção padrão do OneDrive. Essas políticas não podem ser excluídas ou modificadas. Nesse caso, você deve aguardar a expiração do período de retenção. O período de retenção padrão do OneDrive para arquivos excluídos é de 30 dias para usuários ativos e 93 dias para usuários excluídos.

Ações da Política de Retenção: Manter vs Excluir

Item	Manter se excluído	Manter e excluir
Descrição	Preserva o arquivo por todo o período de retenção após a exclusão	Preserva o arquivo pelo período de retenção e depois o exclui permanentemente
Local do arquivo após exclusão	Biblioteca de retenção protegida	Biblioteca de retenção protegida
Exclusão final	Após o período de retenção, o arquivo vai para a lixeira e é excluído conforme as configurações do site	Após o período de retenção, o arquivo é excluído permanentemente sem passar pela lixeira
Experiência do usuário	O arquivo excluído permanece visível na pesquisa e nas visualizações de administrador	O arquivo excluído permanece visível até o fim do período e depois desaparece

Políticas de retenção com a ação “Manter se excluído” são a causa mais comum de arquivos permanecerem visíveis após a exclusão. A ação “Manter e excluir” também preserva arquivos temporariamente, mas os remove automaticamente ao final do período.

Após remover a política ou aguardar o período de retenção, os arquivos excluídos não aparecerão mais nos resultados de pesquisa ou nas visualizações do site. Para evitar confusão no futuro, revise todas as políticas de retenção regularmente e garanta que elas sejam aplicadas apenas aos locais necessários. Você também pode usar o cmdlet do PowerShell Get-RetentionCompliancePolicy para auditar políticas em todo o seu locatário. Para arquivos que precisam ser removidos imediatamente, o único método confiável é modificar o escopo da política ou aguardar a expiração do período de retenção padrão.