Limitar Compartilhamento a Convidados Existentes: Checklist Prático para Proprietários do SharePoint

Como proprietário de um site do SharePoint, você pode querer permitir colaboração externa, mas impedir que novas pessoas sejam convidadas. As configurações padrão de compartilhamento no SharePoint permitem que qualquer pessoa compartilhe com novos convidados, o que pode levar a acessos indesejados e riscos de segurança. Este artigo explica como configurar o SharePoint para permitir o compartilhamento apenas com convidados existentes que já possuem contas no seu diretório Microsoft Entra ID. Você receberá um checklist prático para implementar essa restrição em seu site, organização e OneDrive.

Por que você precisa limitar o compartilhamento a convidados existentes

O SharePoint e o OneDrive permitem o compartilhamento externo por padrão. Quando você compartilha um arquivo ou site com alguém que ainda não está no seu locatário do Microsoft Entra ID, o SharePoint cria uma nova conta de convidado para essa pessoa. Esse comportamento pode fazer com que seu diretório cresça com usuários externos não gerenciados. Se você deseja colaborar apenas com pessoas que já possuem contas de convidado, é necessário alterar as configurações de compartilhamento no nível da organização e, opcionalmente, em cada site.

A configuração principal é chamada de “Permitir compartilhamento apenas com convidados existentes”. Quando ativada, o SharePoint bloqueia convites para pessoas que não possuem uma conta de convidado no seu locatário. Convidados existentes ainda podem receber novos compartilhamentos, e pessoas com contas de convidado podem continuar acessando o conteúdo que já possuem. Essa restrição não afeta o compartilhamento com pessoas dentro da sua organização.

Esse recurso faz parte dos controles de compartilhamento externo no centro de administração do SharePoint. Ele funciona em conjunto com as políticas de usuário convidado do Microsoft Entra ID. Você deve configurar ambos os locais para impedir completamente a criação de novos convidados a partir de convites de compartilhamento do SharePoint.

Como funciona a restrição de convidados existentes

Ao definir o nível de compartilhamento como “Apenas convidados existentes”, o SharePoint verifica o endereço de e-mail da pessoa com quem você está compartilhando. Se esse endereço de e-mail corresponder a uma conta de usuário convidado no seu locatário do Microsoft Entra ID, o compartilhamento é bem-sucedido. Se não houver uma conta de convidado correspondente, o SharePoint exibe uma mensagem de erro e não envia o convite. A pessoa deve ser adicionada como convidada por meio de outro processo, como um convite manual do centro de administração do Microsoft Entra ou uma associação a um grupo do Microsoft 365.

O que acontece com as permissões de convidados existentes

Os convidados existentes mantêm todas as permissões que já possuem. Eles podem ser adicionados a novos sites, pastas ou arquivos, desde que sua conta de convidado permaneça ativa. Se você revogar uma conta de convidado no Entra ID posteriormente, essa pessoa perderá o acesso a todo o conteúdo do SharePoint, independentemente da configuração de compartilhamento.

Checklist para limitar o compartilhamento a convidados existentes

Siga estas etapas para configurar o SharePoint e o OneDrive para permitir o compartilhamento apenas com convidados existentes. Execute estas etapas na ordem mostrada.

1. Defina a política de compartilhamento no nível da organização
   Acesse o centro de administração do SharePoint em https://admin.microsoft.com/SharePoint. Na navegação à esquerda, selecione Políticas e depois Compartilhamento. Em Compartilhamento externo, escolha Apenas convidados existentes para o SharePoint e para o OneDrive. Clique em Salvar.
2. Verifique as configurações de compartilhamento no nível do site
   No centro de administração do SharePoint, vá para Sites ativos. Selecione um site e clique em Configurações na barra de comandos. Em Compartilhamento externo, confirme se a configuração é Apenas convidados existentes ou Mesmo que a configuração no nível da organização. Repita para cada site que deve usar a restrição.
3. Bloqueie convites de convidados do Microsoft Entra ID
   Abra o centro de administração do Microsoft Entra em https://entra.microsoft.com. Vá para Identidades Externas > Configurações de colaboração externa. Defina Configurações de convite de convidado como Apenas usuários com a função de convidador de convidados podem convidar ou Ninguém na organização pode convidar. Isso impede que o SharePoint crie novas contas de convidado por meio de convites de compartilhamento.
4. Revise as configurações de convidado de grupos do Microsoft 365
   No centro de administração do Microsoft 365 em https://admin.microsoft.com, vá para Configurações > Configurações da organização > Segurança e privacidade. Em Permitir que pessoas adicionem novos convidados à organização, defina como Desativado. Isso impede que grupos convidem novos convidados.
5. Teste a restrição
   Abra um site do SharePoint onde você é membro. Tente compartilhar um documento com um endereço de e-mail que não possui uma conta de convidado. Você deve ver uma mensagem de erro: “Você não pode compartilhar com este usuário porque o compartilhamento está limitado a convidados existentes.” Se o compartilhamento for bem-sucedido, verifique novamente as configurações das etapas 1 a 4.

Problemas comuns ao limitar o compartilhamento a convidados existentes

O erro “Você não pode compartilhar com este usuário” ainda aparece para convidados existentes

Se um convidado existente vir esse erro, a conta de convidado pode estar desabilitada ou expirada. Verifique o usuário no centro de administração do Microsoft Entra em Usuários > Todos os usuários. Certifique-se de que a conta está habilitada e possui uma licença válida, se necessário. Verifique também se o tipo de usuário convidado está definido como Convidado e não como Membro.

Novos convidados ainda estão sendo criados apesar da restrição

Isso pode acontecer se a configuração no nível do site substituir a configuração da organização. Vá para o centro de administração do SharePoint > Sites ativos. Selecione o site e verifique a configuração de compartilhamento. Se estiver definida como Qualquer pessoa ou Convidados novos e existentes, altere para Apenas convidados existentes. Verifique também se a configuração de convite de convidado do Microsoft Entra ID não está definida como Qualquer pessoa na organização pode convidar.

O compartilhamento do OneDrive ainda permite novos convidados

O OneDrive tem sua própria configuração de compartilhamento no centro de administração do SharePoint. Vá para Políticas > Compartilhamento e role até a seção do OneDrive. Defina como Apenas convidados existentes. Essa configuração se aplica a todos os usuários da organização.

Os usuários não conseguem compartilhar com parceiros externos que já estão no diretório

Se a conta de convidado existir, mas o compartilhamento falhar, o usuário convidado pode não ter o endereço de e-mail correto. Por exemplo, a conta de convidado pode usar um alias de e-mail diferente daquele com o qual o usuário está tentando compartilhar. Peça ao convidado para verificar o e-mail de login no perfil da conta Microsoft. Você também pode verificar o Nome Principal do Usuário do usuário convidado no Entra ID.

Comparação das configurações de compartilhamento: Organização vs Site vs OneDrive

Item	Nível da Organização	Nível do Site	OneDrive
Escopo	Todos os sites do SharePoint e OneDrive	Coleção de sites única	Todas as contas do OneDrive
Configuração padrão	Qualquer pessoa (mais permissiva)	Mesmo que a organização	Mesmo que a organização
Substituição permitida	Não	Sim	Não
Afeta novos convidados	Sim	Sim	Sim
Local da configuração	Centro de administração do SharePoint > Políticas > Compartilhamento	Centro de administração do SharePoint > Sites ativos > site > Configurações	Centro de administração do SharePoint > Políticas > Compartilhamento

Após concluir este checklist, seu ambiente do SharePoint permitirá o compartilhamento apenas com pessoas que já possuem contas de convidado no seu locatário. Novos usuários externos não podem ser convidados por meio de links de compartilhamento do SharePoint ou convites diretos. Para adicionar um novo convidado, use o centro de administração do Microsoft Entra ou um convite de grupo do Microsoft 365. Como dica avançada, considere usar revisões de acesso do Microsoft Entra ID para auditar periodicamente quais contas de convidado ainda precisam de acesso aos seus sites do SharePoint.