Pesquisa de eDiscovery não encontra arquivos do SharePoint: correção segura

Ao executar uma pesquisa de eDiscovery no portal de conformidade do Microsoft Purview, arquivos do SharePoint que deveriam aparecer nos resultados estão ausentes. Esse problema geralmente ocorre porque a consulta de pesquisa de conteúdo não inclui todos os locais do site ou porque os arquivos estão armazenados em um local que o eDiscovery não consegue indexar por padrão, como uma biblioteca com permissões especiais ou um site que não foi totalmente rastreado. Este artigo explica por que o eDiscovery não encontra arquivos do SharePoint e fornece uma correção passo a passo que um administrador de conformidade pode aplicar sem afetar os usuários finais.

Por que a pesquisa de eDiscovery não encontra arquivos do SharePoint

As pesquisas de eDiscovery do Microsoft Purview dependem do índice de pesquisa do SharePoint. Quando um arquivo não é indexado, o eDiscovery não consegue encontrá-lo. Várias condições causam falhas de indexação ou resultados de pesquisa incompletos.

Seleção incompleta do local da pesquisa de conteúdo

Ao criar uma pesquisa de conteúdo, você deve especificar quais sites do SharePoint serão pesquisados. Se você selecionar URLs de sites individuais e deixar de fora um site que contém arquivos relevantes, esses arquivos não aparecerão nos resultados. Esta é a causa mais comum de arquivos ausentes.

Arquivos em bibliotecas com permissões exclusivas

Bibliotecas do SharePoint que usam permissões exclusivas (permissões que quebram a herança do site pai) não são rastreadas automaticamente pelo índice de pesquisa do SharePoint. O eDiscovery não pode pesquisar conteúdo não indexado. Você deve incluir explicitamente essas bibliotecas na consulta de pesquisa.

Tipos de arquivo não indexados

A pesquisa do SharePoint indexa tipos de arquivo comuns como .docx, .pdf e .xlsx. Alguns tipos de arquivo não são indexados por padrão, incluindo .zip, .exe e certos formatos de imagem. O eDiscovery pesquisa apenas conteúdo indexado, portanto, arquivos com extensões não indexadas são perdidos.

Conflitos de política de retenção

Uma política de retenção aplicada a um site do SharePoint pode impedir que o eDiscovery acesse arquivos que estão sob retenção legal ou política de retenção. Se um arquivo estiver marcado como registro ou estiver em uma biblioteca de retenção, o eDiscovery pode não retorná-lo nos resultados da pesquisa, a menos que a pesquisa seja configurada para incluir locais preservados.

Etapas para corrigir a pesquisa de eDiscovery que não encontra arquivos do SharePoint

Aplique estas correções no portal de conformidade do Microsoft Purview. Cada correção é segura para os usuários finais e não altera as permissões do site ou o acesso aos arquivos.

1. Abra a Pesquisa de Conteúdo e verifique a seleção de locais
   Vá para Portal de conformidade do Microsoft Purview > eDiscovery > Pesquisa de conteúdo. Selecione a pesquisa que está perdendo arquivos. Clique em “Locais” e verifique a seção de sites do SharePoint. Se você selecionou URLs de sites individuais, clique em “Escolher sites” e verifique se todos os sites que devem ser pesquisados estão listados. Para incluir todos os sites do SharePoint, selecione “Todos os sites”. Isso evita perder arquivos de sites recém-criados.
2. Adicione o caminho do site à consulta de pesquisa
   Se o arquivo estiver em uma biblioteca ou pasta específica, adicione o caminho do site à consulta de pesquisa. Use a sintaxe: path:"https://sualocatario.sharepoint.com/sites/nomedosite/nomedabiblioteca". Isso força a pesquisa a incluir esse local exato. Por exemplo, para pesquisar a biblioteca “Documentos” no site “Vendas”, use path:"https://contoso.sharepoint.com/sites/Vendas/Documentos". Combine isso com palavras-chave usando operadores AND ou OR.
3. Inclua bibliotecas com permissões exclusivas
   Identifique bibliotecas que possuem permissões exclusivas. Abra o site do SharePoint, vá em Conteúdo do site, selecione a biblioteca, clique no ícone de engrenagem e depois em Configurações da biblioteca > Permissões para esta biblioteca de documentos. Se a faixa de opções mostrar “Gerenciar permissões” em vez de “Herdado”, a biblioteca usa permissões exclusivas. Para cada uma dessas bibliotecas, adicione seu caminho à consulta de eDiscovery conforme descrito na etapa 2. Sem o caminho explícito, o eDiscovery não pesquisará essa biblioteca.
4. Verifique o status de indexação do tipo de arquivo
   Determine se o arquivo ausente tem uma extensão não indexada. No centro de administração do SharePoint, vá em Pesquisa > Gerenciar esquema de pesquisa > Tipos de arquivo. Revise a lista de tipos de arquivo indexados. Se a extensão do arquivo não estiver listada, você não pode pesquisá-lo com o eDiscovery. Converta o arquivo para um tipo suportado, por exemplo, salve um .zip como .pdf após a extração ou faça upload do arquivo em um formato suportado.
5. Remova conflitos de política de retenção
   Se o arquivo estiver sob uma política de retenção, verifique as configurações da política. No portal de conformidade, vá em Governança de informações > Políticas de retenção. Selecione a política aplicada ao site do SharePoint. Em “Locais”, certifique-se de que a política não esteja configurada como “Preservação no local” sem também habilitar o acesso ao eDiscovery. Edite a política e em “Escolher o que acontece após o período de retenção”, selecione “Excluir itens automaticamente” ou “Não fazer nada” para evitar bloquear o eDiscovery. Para registros, use a opção de pesquisa de eDiscovery que inclui locais preservados: na consulta de pesquisa de conteúdo, adicione isrecord:true se precisar encontrar registros.
6. Execute a pesquisa novamente e exporte os resultados
   Após fazer as alterações, clique em “Pesquisar” na parte inferior da página de pesquisa de conteúdo para executar novamente a consulta. Aguarde a conclusão da pesquisa. Revise os resultados. Se os arquivos ainda estiverem ausentes, repita as etapas 2 e 3 para bibliotecas adicionais. Quando estiver satisfeito, exporte os resultados usando a opção “Exportar resultados” e selecione um formato de relatório que inclua os caminhos dos arquivos para verificação.

Se o eDiscovery ainda tiver problemas após a correção principal

Pesquisa de eDiscovery retorna zero resultados para o SharePoint

Se a pesquisa retornar zero resultados mesmo após adicionar caminhos de site, a sintaxe da consulta de pesquisa pode estar incorreta. Remova todas as palavras-chave e execute uma pesquisa apenas com o local definido como “Todos os sites”. Se os resultados aparecerem, o filtro de palavra-chave está muito restritivo. Simplifique a consulta removendo intervalos de datas ou operadores complexos. Teste com uma única palavra-chave como “confidencial” para confirmar se a indexação está funcionando.

Arquivos em um site de equipe moderno estão ausentes

Sites de equipe modernos conectados a grupos do Microsoft 365 usam uma biblioteca de documentos padrão chamada “Documentos”. O eDiscovery pesquisa esta biblioteca automaticamente quando o site está incluído. Se os arquivos estiverem ausentes, verifique se eles estão em uma biblioteca diferente, como “Ativos do Site” ou uma biblioteca personalizada. Adicione o caminho para cada biblioteca explicitamente.

Compartilhamento externo impede o acesso do eDiscovery

Se um arquivo foi compartilhado externamente, o eDiscovery ainda pode encontrá-lo, desde que o arquivo esteja indexado. O compartilhamento externo não bloqueia o eDiscovery. No entanto, se o arquivo estiver em um site que foi excluído e está na lixeira de primeiro estágio, o eDiscovery não pode pesquisá-lo. Restaure o site do centro de administração do SharePoint antes de executar a pesquisa.

Item	Pesquisa de Conteúdo com URLs individuais	Pesquisa de Conteúdo com Todos os Sites
Escopo	Apenas os sites que você seleciona manualmente	Todos os sites do SharePoint no locatário
Novos sites adicionados após a criação da pesquisa	Não incluídos automaticamente	Incluídos automaticamente
Desempenho da pesquisa	Mais rápida para pesquisas direcionadas	Mais lenta para locatários grandes
Melhor caso de uso	Conjunto conhecido de sites para um caso específico	Varreduras de conformidade ou investigações amplas

Agora você pode corrigir pesquisas de eDiscovery que não encontram arquivos do SharePoint verificando a seleção de locais, adicionando caminhos de site e incluindo bibliotecas com permissões exclusivas. Em seguida, execute uma pesquisa de teste com uma única palavra-chave para confirmar se o índice está funcionando. Para cenários avançados, use o cmdlet do PowerShell New-ComplianceSearch com o parâmetro -SharePointLocation definido como All para automatizar a inclusão de sites em várias pesquisas.