A Operação Tentada é Proibida Porque Excede o Limite de Exibição da Lista: Causa e Solução

Você vê a mensagem de erro “A operação tentada é proibida porque excede o limite de exibição da lista” ao tentar abrir uma lista ou biblioteca do SharePoint. Esse erro ocorre porque o SharePoint impõe um limite de 5.000 itens em uma única operação de exibição para proteger o desempenho do servidor. Este artigo explica por que o limite existe e fornece métodos passo a passo para corrigir o problema, permitindo que você acesse seus dados sem erros.

Por que o SharePoint Impõe um Limite de 5.000 Itens nas Exibições da Lista

O SharePoint usa um banco de dados SQL Server para armazenar dados de listas e bibliotecas. Quando você abre uma exibição, o SharePoint consulta o banco de dados e retorna os itens que correspondem aos critérios da exibição. Se uma exibição retornar mais de 5.000 itens, a consulta se torna lenta e pode bloquear outras operações na mesma lista. Para manter o sistema responsivo, o SharePoint bloqueia qualquer consulta que exceda 5.000 itens em uma única solicitação ao banco de dados.

Esse limite se aplica ao número de itens retornados por uma exibição, não ao número total de itens na lista. Você pode ter uma lista com 100.000 itens, desde que cada exibição filtre os dados para mostrar menos de 5.000 itens. O erro aparece quando você tenta usar uma exibição que não tem filtro ou usa uma coluna não indexada para classificação ou filtragem.

O limite é configurável para coleções de sites que usam código personalizado ou têm requisitos especiais de desempenho. O valor padrão é 5.000 itens, e o valor máximo que você pode definir é 20.000 itens para uma coleção de sites. Alterar esse valor não remove o limite — apenas aumenta o patamar para quando o erro aparece.

Como o Limite Afeta Diferentes Operações

O limite bloqueia mais do que apenas abrir uma exibição. Ele também bloqueia estas operações quando o conjunto de resultados excede 5.000 itens:

• Aplicar um filtro ou classificação no navegador
• Usar a exibição de grade “Edição Rápida”
• Executar um relatório ou exportação do Power BI ou Excel
• Realizar uma consulta de pesquisa que retorna itens da lista
• Usar um fluxo de trabalho do SharePoint Designer que lê todos os itens

Como Corrigir o Erro de Limite de Exibição da Lista

Você tem três métodos principais para corrigir esse erro. Escolha o método que melhor se adequa à sua situação e permissões.

Método 1: Criar uma Coluna Indexada e uma Exibição Filtrada

Este é o método mais seguro e funciona para a maioria dos usuários. Você precisa de pelo menos permissão de Edição na lista ou biblioteca.

1. Adicione um índice a uma coluna
   Vá para as configurações da lista ou biblioteca. Em Colunas, selecione uma coluna pela qual você possa filtrar, como “Criado” ou “Título”. Clique em “Colunas indexadas” e depois em “Criar um novo índice”. Selecione a coluna escolhida e clique em OK. Aguarde alguns minutos para o índice ser construído.
2. Crie uma nova exibição que filtre pela coluna indexada
   Volte para as configurações da lista ou biblioteca. Em Exibições, clique em “Criar exibição”. Escolha um tipo de exibição, como Exibição Padrão. Dê um nome à exibição, como “Exibição Filtrada”. Na seção Filtro, selecione “Mostrar itens apenas quando a seguinte condição for verdadeira”. Escolha a coluna indexada, defina a condição como “é menor que” ou “é igual a” e insira um valor que retorne menos de 5.000 itens. Por exemplo, use a coluna “Criado” com “é menor que” e uma data que divida seus dados. Clique em OK.
3. Defina a nova exibição como padrão
   Na lista ou biblioteca, alterne para a nova exibição no menu suspenso de exibições. Se quiser que esta exibição seja a padrão, volte para as configurações da lista, clique no nome da exibição e selecione “Definir como exibição padrão”.

Método 2: Usar Pastas para Organizar Itens

Se sua lista ou biblioteca suporta pastas, você pode mover itens para pastas e configurar a exibição para mostrar itens em pastas. O SharePoint trata cada pasta como um escopo de consulta separado, então uma pasta com menos de 5.000 itens será carregada corretamente.

1. Habilite a criação de pastas
   Vá para as configurações da lista ou biblioteca. Em Configurações Gerais, clique em “Configurações avançadas”. Defina “Disponibilizar o comando ‘Nova Pasta’” como Sim e clique em OK.
2. Crie pastas e mova itens
   Na lista ou biblioteca, clique em “Novo” e depois em “Pasta”. Nomeie a pasta. Selecione os itens que deseja mover, clique em “Mover para” e escolha a pasta.
3. Configure a exibição para mostrar itens em pastas
   Vá para as configurações da lista ou biblioteca. Clique no nome da exibição atual. Na seção Pastas, selecione “Mostrar itens em pastas”. Clique em OK. Agora, ao abrir a exibição, você verá a estrutura de pastas em vez de todos os itens de uma vez.

Método 3: Aumentar o Limite de Exibição da Lista no Centro de Administração do SharePoint

Este método requer permissões de administrador do SharePoint. Use-o apenas se sua organização tiver código personalizado ou necessidade de negócio para exibições maiores.

1. Abra o centro de administração do SharePoint
   Vá para o centro de administração do Microsoft 365, clique em “Centros de administração” e depois em “SharePoint”.
2. Vá para as configurações da coleção de sites
   Na navegação à esquerda, clique em “Sites ativos”. Selecione a coleção de sites que contém a lista ou biblioteca. Clique em “Políticas” na barra de comandos.
3. Altere o limite de exibição da lista
   No painel de políticas, role até “Limite de exibição da lista”. Insira um valor entre 5.000 e 20.000. Clique em Salvar.
4. Notifique os usuários
   Informe aos proprietários do site que o limite foi alterado. Eles ainda precisam criar exibições filtradas para evitar o erro em consultas que excedam o novo limite.

Problemas Comuns ao Trabalhar com Listas Grandes

A Sincronização da Biblioteca do SharePoint Para Após Mover uma Pasta

Se você mover uma pasta que contém mais de 5.000 itens, o cliente de sincronização pode parar ou mostrar erros. O cliente de sincronização trata a movimentação da pasta como uma operação em massa que excede o limite. Para corrigir, mova itens em lotes menores de 5.000 itens. Use a interface web do SharePoint para mover pastas em vez do cliente de sincronização.

A Pesquisa Não Retorna Resultados de uma Lista Grande

A pesquisa do SharePoint respeita o limite de exibição da lista. Se uma consulta de pesquisa retornar mais de 5.000 itens de uma única lista, a página de resultados da pesquisa pode mostrar um erro ou nenhum resultado. Para corrigir, crie um escopo de pesquisa que filtre por um intervalo de datas ou outra coluna indexada. Você também pode usar uma web part de pesquisa personalizada que aplica um filtro antes de enviar a consulta.

A Atualização do Power BI Falha para uma Lista Grande do SharePoint

O Power BI usa a API REST do SharePoint, que também impõe o limite de exibição da lista. Se seu conjunto de dados do Power BI tentar carregar mais de 5.000 itens de uma lista, a atualização falha. Para corrigir, use o Power Query para filtrar os dados na origem. Adicione um filtro em uma coluna indexada, como “Criado” após uma data específica, para manter a consulta abaixo do limite.

Limite de Exibição da Lista vs. Segurança em Nível de Item: Principais Diferenças

Item	Limite de Exibição da Lista	Segurança em Nível de Item
Propósito	Evita consultas lentas ao banco de dados que bloqueiam outros usuários	Controla quais itens cada usuário pode ver ou editar
Escopo	Aplica-se a todos os usuários em uma coleção de sites	Aplica-se por usuário ou grupo
Local de configuração	Centro de administração do SharePoint > Sites ativos > Políticas	Configurações da lista > Configurações avançadas > Permissões em nível de item
Efeito nas exibições	Bloqueia qualquer exibição que retorne mais de 5.000 itens	Oculta itens que o usuário não tem permissão para ler
Impacto no desempenho	Melhora o desempenho do banco de dados limitando o tamanho da consulta	Pode tornar as exibições lentas se houver muitas permissões exclusivas por item

Agora você pode criar colunas indexadas, construir exibições filtradas ou usar pastas para contornar o limite de exibição da lista. Se sua organização precisar de um limite maior, ajuste o limite no centro de administração do SharePoint. Para conjuntos de dados muito grandes, considere mover os dados para um banco de dados do Microsoft 365 ou usar o Power Apps para criar uma interface personalizada que consulte dados em partes menores.