Operação Proibida por Exceder o Limite de Exibição da Lista: O que Administradores de Site Devem Verificar

Ao tentar abrir uma lista ou biblioteca do SharePoint e ver a mensagem de erro “A operação tentada é proibida porque excede o limite de exibição da lista”, seu site contém mais itens do que o SharePoint pode exibir em uma única exibição. O SharePoint impõe um limite padrão de 5.000 itens por exibição para listas e bibliotecas para manter o desempenho do servidor e a estabilidade do banco de dados. Este artigo explica por que o limite existe, como identificar os itens que causam o problema e as etapas práticas que você pode seguir para restaurar o acesso sem excluir seus dados.

Por que o Limite de Exibição da Lista Existe e Como Afeta Seu Site

O SharePoint armazena dados de listas e bibliotecas em um banco de dados SQL Server. Quando um usuário abre uma exibição, o SharePoint executa uma consulta ao banco de dados para retornar os itens que correspondem ao filtro da exibição. Se a consulta retornar mais de 5.000 itens, o banco de dados precisa examinar um grande número de linhas, o que pode tornar o servidor mais lento para todos na coleção de sites. O limite de exibição da lista impede que essas consultas grandes degradem o desempenho para outros usuários.

O limite se aplica ao número de itens retornados por uma única exibição, não ao número total de itens na lista ou biblioteca. Uma biblioteca pode conter centenas de milhares de arquivos, desde que cada exibição mostre menos de 5.000 itens. O erro aparece quando uma exibição não tem filtro ou tem um filtro que corresponde a mais de 5.000 itens. A mesma restrição se aplica a pastas que contêm mais de 5.000 itens.

Como o Limite Afeta Diferentes Operações

O limite bloqueia várias operações além de abrir uma exibição:

• Adicionar uma nova coluna ou alterar o tipo de uma coluna em uma lista com mais de 5.000 itens.
• Criar uma nova exibição que não inclua um filtro em uma coluna indexada.
• Excluir ou renomear uma coluna em uma lista que excede o limite.
• Executar fluxos de trabalho ou fluxos do Power Automate que consultam a lista inteira sem um filtro.

Os administradores do site ainda podem adicionar, editar e excluir itens individuais. A restrição se aplica apenas a operações que exigem a varredura de toda a lista.

Etapas para Identificar e Corrigir a Lista que Excede o Limite

1. Abra as métricas de armazenamento da coleção de sites
   Vá para o centro de administração do SharePoint. Selecione Sites ativos e clique no nome da coleção de sites. Em Métricas de armazenamento, você verá uma lista de cada lista e biblioteca com sua contagem de itens. Anote a lista ou biblioteca que tem mais de 5.000 itens.
2. Navegue até a lista ou biblioteca grande
   Abra o site e vá para a lista ou biblioteca que você identificou. Se não conseguir abrir a exibição padrão, adicione /_layouts/15/start.aspx#/Lists/NomeDaLista/AllItems.aspx à URL, substituindo NomeDaLista pelo nome real da lista. Isso abre a lista em uma exibição mais simples que pode carregar.
3. Crie uma coluna indexada
   Nas configurações da lista, selecione Colunas indexadas. Adicione um índice em uma coluna que você possa usar para filtragem. Para bibliotecas, indexe a coluna Título ou Criado. Para listas, indexe uma coluna que tenha valores únicos ou quase únicos, como ID ou uma coluna de data personalizada.
4. Crie uma nova exibição com um filtro na coluna indexada
   Vá para Criar exibição nas configurações da lista. Selecione um tipo de exibição. Na seção Filtro, adicione um filtro na coluna indexada. Por exemplo, filtre ID é maior que 0 ou Criado é maior que [Hoje]-30. Salve a exibição. Essa exibição retornará menos de 5.000 itens e não acionará o erro.
5. Defina a nova exibição como padrão
   Nas configurações da lista, em Exibições, clique na nova exibição e selecione Definir como padrão. Todos os usuários verão agora essa exibição filtrada ao abrir a lista.
6. Remova ou arquive itens antigos para reduzir a contagem total
   Se você precisar acessar todos os itens sem filtros, reduza a contagem total de itens para abaixo de 5.000. Exclua itens desatualizados ou mova-os para uma biblioteca de arquivo morto. Use um administrador da coleção de sites para excluir itens em massa da lista.

Usando o SharePoint Online Management Shell para Contornar o Limite

Os administradores da coleção de sites podem usar o PowerShell para modificar uma lista que excede o limite. Esse método é útil quando você não consegue abrir as configurações da lista pelo navegador.

1. Conecte-se ao SharePoint Online
   Abra o Windows PowerShell como administrador. Execute Connect-SPOService -Url https://seutenant-admin.sharepoint.com e faça login com suas credenciais de administrador.
2. Obtenha o objeto da lista
   Execute $web = Get-SPOWeb -Identity "https://seutenant.sharepoint.com/sites/seustie" e depois $list = $web.Lists["NomeDaLista"].
3. Adicione uma coluna indexada
   Execute $list.Fields["Título"].Indexed = $true; $list.Update() para criar um índice na coluna Título.
4. Crie uma exibição filtrada
   Use o cmdlet New-SPOView para criar uma exibição com um filtro. Exemplo: New-SPOView -List $list -Title "ExibicaoFiltrada" -Fields "Título","Criado" -Query "0".

Se o Erro Persistir Após Criar uma Exibição Filtrada

O erro de limite de exibição da lista ainda aparece para alguns usuários

Isso geralmente acontece quando o usuário tem uma exibição pessoal definida como padrão. Cada usuário pode substituir a exibição padrão. Peça ao usuário para ir até a lista, clicar no menu suspenso de exibição no canto superior direito e selecionar a nova exibição filtrada. Em seguida, ele deve clicar em Definir como exibição atual.

O erro ocorre ao abrir uma pasta específica

O SharePoint conta os itens em uma pasta para o limite de 5.000. Se uma pasta contiver mais de 5.000 itens, a exibição da pasta aciona o erro. Mova itens para fora da pasta para subpastas, de modo que cada pasta contenha menos de 5.000 itens. Como alternativa, use a navegação por metadados e remova a estrutura de pastas.

O erro aparece ao executar um fluxo do Power Automate

Os fluxos do Power Automate que usam a ação Obter itens com uma lista grande podem atingir o limite. Adicione uma consulta de filtro na ação Obter itens que use uma coluna indexada. Por exemplo, use ID gt 0 para limitar o conjunto de resultados. O fluxo processará os itens em lotes de 5.000 ou menos.

O administrador da coleção de sites não consegue abrir as configurações da lista

Se a lista tiver mais de 30.000 itens, o navegador pode expirar ao carregar a página de configurações. Use o PowerShell para adicionar a coluna indexada e criar a exibição conforme descrito na seção do PowerShell acima. Você também pode usar o módulo PnP PowerShell do SharePoint Online com o comando Set-PnPListItem para atualizar itens em lotes.

Item	Usando Colunas Indexadas	Usando Arquivamento
Descrição	Crie uma exibição filtrada em uma coluna indexada para ficar abaixo de 5.000 itens por exibição	Mova ou exclua itens para reduzir o tamanho total da lista para abaixo de 5.000
Efeito sobre os dados existentes	Todos os itens permanecem na lista	Os itens são removidos da lista atual
Impacto no usuário	Os usuários veem uma exibição filtrada por padrão	Os usuários perdem o acesso aos itens arquivados, a menos que sejam restaurados
Tempo para implementar	10 a 20 minutos	Horas a dias, dependendo da contagem de itens
Melhor para	Listas ativas que precisam reter todos os itens	Listas com dados desatualizados que não precisam mais ser acessados

O limite de exibição da lista é um recurso de segurança, não um bug. Ao criar colunas indexadas e exibições filtradas, você pode continuar trabalhando com listas grandes sem problemas de desempenho. Se não for possível reduzir o tamanho da exibição, considere dividir a lista em várias listas menores ou migrar para uma solução de banco de dados que suporte conjuntos de dados maiores. Sempre teste novas exibições com um pequeno grupo de usuários antes de defini-las como padrão para todo o site.