Quando um gerente tenta abrir o OneDrive de um ex-funcionário, geralmente vê um erro de acesso negado ou uma página em branco. Isso acontece porque o OneDrive for Business usa permissões em nível de site que não são transferidas automaticamente após a saída do funcionário. Este artigo explica os requisitos exatos de permissão e fornece a solução passo a passo usando o centro de administração do Microsoft 365. Seguindo estas etapas, o gerente conseguirá acessar os arquivos armazenados do ex-funcionário sem precisar contatar o Suporte Microsoft.
Principais conclusões: Conceder acesso do gerente ao OneDrive de um ex-funcionário
- Centro de administração do Microsoft 365 > Usuários ativos > Selecionar usuário > guia OneDrive: O único lugar para adicionar um gerente como proprietário secundário do site do OneDrive do ex-funcionário.
- Função de administrador de conjunto de sites: O gerente deve ser adicionado como administrador de conjunto de sites, não como membro, para ignorar restrições de compartilhamento e acessar todos os arquivos.
- Formato da URL do site do OneDrive: A URL é https://tenant-my.sharepoint.com/personal/usuario_tenant_com. Você precisa saber essa URL para acessar o site após atribuir as permissões.
Por que o gerente não consegue acessar o OneDrive do ex-funcionário
Cada site do OneDrive for Business é um conjunto de sites do SharePoint com seu próprio conjunto de permissões. Quando um usuário é criado, o site do OneDrive é provisionado com o usuário como único administrador do conjunto de sites. Nenhum outro usuário, incluindo o gerente, tem permissões nesse site por padrão.
Quando o funcionário sai da organização, o departamento de TI geralmente desabilita ou exclui a conta de usuário. Desabilitar a conta não remove o site do OneDrive, mas bloqueia logins interativos. O gerente não consegue acessar o site porque não tem permissões atribuídas, e o proprietário do site (o ex-funcionário) não pode mais conceder acesso.
A única maneira de conceder acesso é através do centro de administração do Microsoft 365, que permite que um administrador global ou administrador do SharePoint adicione administradores de conjunto de sites adicionais a qualquer site do OneDrive. Simplesmente compartilhar pastas ou arquivos individuais da conta do ex-funcionário não é possível porque a conta está desabilitada e não pode enviar ou aprovar convites de compartilhamento.
Como conceder acesso do gerente ao OneDrive de um ex-funcionário
Você precisa ser um administrador global ou administrador do SharePoint no Microsoft 365 para executar estas etapas. O gerente não precisa de funções administrativas.
- Entre no centro de administração do Microsoft 365
Acesse https://admin.microsoft.com e faça login com uma conta que tenha privilégios de administrador global ou administrador do SharePoint. - Navegue até Usuários ativos
No painel de navegação esquerdo, selecione Usuários e depois Usuários ativos. - Encontre a conta de usuário do ex-funcionário
Use a caixa de pesquisa para localizar o ex-funcionário. Clique no nome de exibição do usuário para abrir o painel de propriedades. - Abra a guia OneDrive
No painel de propriedades do usuário, selecione a guia OneDrive. Esta guia só fica visível se o usuário tinha um site do OneDrive provisionado. Se a guia estiver ausente, o site do OneDrive pode ter sido excluído ou nunca criado. - Copie a URL do site do OneDrive
Sob o título URL do site do OneDrive, você verá um link. Copie essa URL completa. Ela se parecerá comhttps://contoso-my.sharepoint.com/personal/jose_silva_contoso_com. Você precisará dessa URL para acessar o site posteriormente. - Clique em Criar link para arquivos
Abaixo da URL, clique no botão Criar link para arquivos. Isso gera um link de compartilhamento que o gerente pode usar. No entanto, apenas esse link não funcionará a menos que o gerente tenha permissões diretas no site. - Conceda acesso de administrador do conjunto de sites
Clique em Definir administrador do conjunto de sites na guia OneDrive. No painel que abrir, digite o endereço de e-mail do gerente e clique em Salvar. Isso adiciona o gerente como administrador do conjunto de sites no site do OneDrive do ex-funcionário. - Verifique se o gerente consegue acessar o site
Peça ao gerente para abrir uma nova sessão do navegador e navegar até a URL do site do OneDrive que você copiou na etapa 5. Agora ele deve ver a biblioteca de arquivos completa do ex-funcionário com permissões de leitura e gravação.
Se o gerente ainda vir um erro, limpe o cache do navegador ou use uma janela InPrivate/Anônima. A alteração de permissão pode levar até 15 minutos para se propagar pelo serviço do Microsoft 365.
Se o centro de administração não mostrar a guia OneDrive
Várias condições podem fazer com que a guia OneDrive desapareça do painel de propriedades do usuário. Verifique cada uma das seguintes:
A conta de usuário foi excluída em vez de desabilitada
Se a conta de usuário foi excluída permanentemente do Microsoft Entra ID, o site do OneDrive fica órfão e não pode ser gerenciado pelo centro de administração. Você deve restaurar o usuário excluído dentro de 30 dias após a exclusão. Vá para Centro de administração do Microsoft 365 > Usuários > Usuários excluídos, selecione o usuário e clique em Restaurar usuário. Após a restauração, a guia OneDrive reaparecerá.
O site do OneDrive foi excluído manualmente
Um administrador pode ter excluído o site do OneDrive do centro de administração do SharePoint. Sites do OneDrive excluídos são movidos para a lixeira do SharePoint e podem ser restaurados em até 93 dias. Vá para Centro de administração do SharePoint > Sites > Sites excluídos, encontre o site pela URL, selecione-o e clique em Restaurar.
O usuário nunca abriu o OneDrive
Se o usuário nunca fez login no OneDrive, nenhum site foi provisionado. Nesse caso, não há arquivos para acessar. O gerente deve verificar outros locais, como backups do computador local do usuário ou unidades de rede compartilhadas.
O que fazer se o gerente precisar de acesso após o site do OneDrive ser excluído
Se o site do OneDrive foi excluído há mais de 93 dias, ele não pode ser restaurado. Os arquivos desaparecem permanentemente do Microsoft 365. A única opção de recuperação é verificar a solução de backup da organização, como o Microsoft 365 Backup ou um serviço de backup de terceiros. Se não houver backup, os dados estão perdidos.
Para evitar essa situação, configure uma política de retenção do OneDrive no centro de conformidade do Microsoft 365. Defina o período de retenção para o conteúdo do OneDrive de acordo com os requisitos de retenção de dados da sua organização. Isso mantém os arquivos acessíveis mesmo após a exclusão da conta de usuário.
Métodos de acesso do gerente: Centro de administração vs PowerShell vs Centro de administração do SharePoint
| Item | Centro de Administração (Guia OneDrive) | SharePoint Online Management Shell | Centro de Administração do SharePoint (Sites) |
|---|---|---|---|
| Método de acesso | Interface web do centro de administração do Microsoft 365 | Cmdlet PowerShell Set-SPOUser | Interface web do centro de administração do SharePoint |
| Nível de permissão concedido | Administrador do conjunto de sites | Administrador do conjunto de sites | Administrador do conjunto de sites |
| Requer função de administrador | Administrador global ou administrador do SharePoint | Administrador do SharePoint | Administrador do SharePoint |
| Etapas | Propriedades do usuário > guia OneDrive > Definir administrador do conjunto de sites | Execute Set-SPOUser -Site <URL> -LoginName <gerente> -IsSiteCollectionAdmin $true |
Selecionar site > Permissões > Adicionar administrador do conjunto de sites |
| Melhor para | Usuário único, correção rápida | Operações em lote ou automação | Administradores que preferem a interface do SharePoint |
Todos os três métodos concedem o mesmo nível de acesso. A guia OneDrive do centro de administração é a mais simples para um cenário único. Use o PowerShell se precisar conceder acesso para muitos ex-funcionários de uma vez.
Após o gerente receber acesso de administrador do conjunto de sites, ele pode navegar por todos os arquivos no OneDrive do ex-funcionário. Ele pode baixar arquivos, copiá-los para seu próprio OneDrive ou excluí-los conforme necessário. O gerente não pode, no entanto, alterar o proprietário do site ou excluir o site em si, a menos que também tenha privilégios de administrador do SharePoint.
Para transferir a propriedade do site do OneDrive permanentemente para o gerente, use o recurso Transferir arquivos e propriedade no centro de administração do Microsoft 365. Vá para Centros de administração > SharePoint > Mais recursos > Perfis de usuário. Em Gerenciar perfis de usuário, pesquise o ex-funcionário, clique na seta ao lado do nome e selecione Transferir site pessoal. Isso move todos os arquivos e atribui o gerente como novo proprietário do site.