Como proprietário de um site do SharePoint, você frequentemente precisa compartilhar documentos com pessoas que devem revisá-los, mas não podem editar ou excluir arquivos. Os links de compartilhamento padrão do SharePoint concedem acesso total de edição ou apenas visualização, o que não atende ao cenário de revisão. Este artigo explica como criar um link de compartilhamento de apenas revisão para uma biblioteca de documentos usando as configurações avançadas de compartilhamento do SharePoint. Você aprenderá as permissões exatas a definir, o processo passo a passo e um checklist para evitar erros comuns.
Principais Conclusões: Criar um Link de Apenas Revisão no SharePoint
- Central de administração do SharePoint > Políticas > Compartilhamento: Certifique-se de que o compartilhamento externo esteja definido como “Qualquer pessoa” ou “Novos e convidados existentes” para permitir links de revisão para revisores externos.
- Configurações da biblioteca > Permissões > Configurações avançadas de permissões: Interrompa a herança de permissões e atribua o nível “Contribuir” com restrições de “Somente visualização” ou “Edição” para impor acesso apenas de revisão.
- Caixa de diálogo Compartilhar > Configurações do link > “Pessoas que você escolher podem editar”: Após definir as permissões da biblioteca, use o tipo de link “Pessoas específicas” e escolha “Podem editar”, mas restrinja a edição definindo a biblioteca para exigir check-out ou somente leitura para revisores.
O que um Link de Apenas Revisão Faz e Por Que Exige Configuração Especial
Um link de apenas revisão permite que os destinatários visualizem e comentem documentos, mas não modifiquem, excluam ou carreguem novos arquivos. O SharePoint não possui um nível de permissão “Revisão” integrado. O nível integrado mais próximo é “Somente visualização”, que impede a edição, mas também impede comentários. Para obter acesso verdadeiro de apenas revisão, você deve combinar níveis de permissão e configurações de link de compartilhamento.
O desafio central é que o link “Editar” padrão do SharePoint concede direitos totais de edição na biblioteca, incluindo a capacidade de adicionar, excluir e sobrescrever arquivos. Para restringir isso, você deve interromper a herança de permissões na biblioteca, remover o grupo “Membros” padrão e atribuir um nível de permissão personalizado que permita “Visualizar” e “Abrir”, mas não “Editar” ou “Excluir”. Em seguida, você cria um link de compartilhamento que concede acesso “Editar” à biblioteca, mas como as permissões efetivas do usuário são mais baixas, eles só podem visualizar e comentar.
Pré-requisitos para Criar um Link de Apenas Revisão
Antes de começar, confirme que você tem o seguinte:
- Permissões de proprietário do site no site do SharePoint.
- Compartilhamento externo habilitado (se for compartilhar com pessoas fora da sua organização).
- Biblioteca de documentos onde deseja aplicar o link de apenas revisão.
- Entender que os revisores não poderão carregar arquivos ou excluir conteúdo.
Checklist: Etapas para Criar um Link de Apenas Revisão para uma Biblioteca de Documentos
Siga este checklist na ordem. Cada etapa se baseia na anterior.
- Verifique as configurações de compartilhamento externo na central de administração do SharePoint
Vá para a central de administração do SharePoint. Selecione Políticas e depois Compartilhamento. Em “Compartilhamento externo”, escolha “Qualquer pessoa” ou “Novos e convidados existentes” dependendo dos seus requisitos de segurança. Se escolher “Qualquer pessoa”, qualquer pessoa com o link pode acessar os arquivos sem fazer login. Se escolher “Novos e convidados existentes”, os destinatários devem se autenticar. Clique em Salvar. - Navegue até a biblioteca de documentos e abra suas configurações
No seu site do SharePoint, abra a biblioteca de documentos. Clique no ícone de engrenagem (Configurações) e selecione Configurações da biblioteca. Se você não vir esta opção, pode não ter permissões de proprietário. - Interrompa a herança de permissões na biblioteca
Nas Configurações da biblioteca, clique em Permissões para esta biblioteca de documentos. Na faixa de opções, clique em Interromper herança de permissões. Confirme a ação. Isso isola as permissões da biblioteca do site. - Remova o grupo “Membros” padrão da biblioteca
Selecione o grupo chamado “Nome do Seu Site Membros” (ou “Nome do Seu Site Visitantes” se quiser ser mais restritivo). Clique em Remover permissões de usuário. Confirme. Isso impede que os membros obtenham direitos de edição por meio do grupo. - Adicione um novo nível de permissão para revisores
Clique em Conceder permissões. Na caixa de diálogo “Compartilhar”, insira os endereços de e-mail dos revisores. Em “Selecionar um nível de permissão”, escolha Somente visualização. Clique em Compartilhar. Isso concede a eles acesso somente visualização à biblioteca. - Crie um link de compartilhamento com permissões de edição
De volta à biblioteca, selecione um ou mais arquivos ou pastas. Clique no botão Compartilhar. Na caixa de diálogo “Enviar link”, clique em Configurações do link. Em “Para quem você gostaria que este link funcionasse?” escolha Pessoas específicas. Em “Mais configurações”, selecione Podem editar. Clique em Aplicar. Copie o link. - Teste o link de apenas revisão
Abra uma janela de navegador privada e cole o link. Faça login como revisor, se necessário. Verifique se você pode visualizar e baixar arquivos, mas não pode editar, excluir ou carregar novos arquivos. Se você vir um botão de edição, o nível de permissão está muito alto. Volte para a etapa 5 e atribua “Somente visualização” novamente.
Erros Comuns ao Criar um Link de Apenas Revisão
“Os revisores ainda podem editar documentos depois que compartilho o link”
Isso acontece quando você não interrompe a herança de permissões. Se a biblioteca herdar permissões do site, o grupo “Membros” pode conceder direitos de “Editar”. Sempre interrompa a herança e remova o grupo Membros da biblioteca. Verifique também se o nível de permissão atribuído aos revisores é “Somente visualização”, não “Contribuir” ou “Editar”.
“Revisores externos não conseguem acessar a biblioteca”
O compartilhamento externo deve estar habilitado no nível do locatário e no nível do site. Na central de administração do SharePoint, verifique a política de compartilhamento. Na coleção de sites, vá para Configurações do site > Permissões do site > Solicitações de acesso e compartilhamento. Certifique-se de que “Permitir compartilhamento com pessoas fora da organização” esteja ativado. Confirme também que o tipo de link é “Pessoas específicas” e que você inseriu os endereços de e-mail corretamente.
“Os revisores podem carregar arquivos mesmo tendo definido Somente visualização”
Se você atribuiu “Somente visualização” mas a biblioteca ainda permite uploads, verifique se a biblioteca tem permissões exclusivas que incluem um grupo com direitos “Contribuir” ou “Editar”. Vá para Configurações da biblioteca > Permissões para esta biblioteca de documentos. Procure por qualquer grupo ou usuário com permissão “Contribuir” ou “Editar”. Remova-os. Verifique também se a biblioteca tem um grupo “Membros” que foi adicionado acidentalmente.
Link de Apenas Revisão vs Links de Compartilhamento Padrão: Principais Diferenças
| Item | Link de Apenas Revisão (Personalizado) | Link “Editar” Padrão | Link “Visualizar” Padrão |
|---|---|---|---|
| Nível de permissão usado | Somente visualização na biblioteca + Editar no link | Editar na biblioteca e no link | Visualizar na biblioteca e no link |
| Os revisores podem visualizar arquivos | Sim | Sim | Sim |
| Os revisores podem editar arquivos | Não (Somente visualização bloqueia edição) | Sim | Não |
| Os revisores podem carregar arquivos | Não | Sim | Não |
| Os revisores podem excluir arquivos | Não | Sim | Não |
| Exige interromper herança | Sim | Não | Não |
O link de apenas revisão é o único método que permite visualização e comentários sem conceder direitos totais de edição ou upload. O link “Editar” padrão é mais simples, mas dá controle demais para um cenário de revisão. O link “Visualizar” padrão impede comentários, o que anula o propósito de uma revisão.
Agora você pode criar um link de apenas revisão para qualquer biblioteca de documentos no seu site do SharePoint. Comece interrompendo a herança e definindo o nível de permissão do revisor como “Somente visualização”. Em seguida, compartilhe o link com permissão de edição. Teste com uma conta de revisor para confirmar que as restrições funcionam. Para controle avançado, considere habilitar o histórico de versões e exigir check-out para que os revisores possam ver as alterações, mas nunca sobrescrever o arquivo original.