Ao trabalhar com listas ou bibliotecas grandes do SharePoint, você pode ver o erro: “A operação solicitada é proibida porque excede o limite de exibição da lista.” Esse erro impede a classificação, filtragem ou visualização de todos os itens em uma lista com mais de 5.000 itens. O limite de exibição da lista é uma proteção de desempenho do SharePoint que limita quantos itens podem ser processados em uma única consulta ao banco de dados. Este artigo explica por que o limite existe e fornece métodos passo a passo para resolver o erro, permitindo que você trabalhe com grandes conjuntos de dados.
Principais Conclusões: Como Contornar o Limite de Exibição da Lista
- Crie colunas indexadas: Adicionar um índice a uma coluna permite filtrar por essa coluna sem atingir o limite de 5.000 itens.
- Use exibições com filtros: Uma exibição que filtra itens abaixo do limite é executada sem erro, mesmo que a lista tenha mais de 5.000 itens no total.
- Aumente o limite temporariamente: Administradores de coleção de sites podem aumentar o limite nas configurações do centro de administração do SharePoint para coleções de sites específicas.
Por que o SharePoint Impõe um Limite de Exibição da Lista
O SharePoint armazena dados de listas e bibliotecas em bancos de dados SQL Server. Quando você abre uma lista, o SharePoint executa uma consulta ao banco de dados para recuperar os itens. Se essa consulta retornar mais de 5.000 itens, o banco de dados bloqueia a tabela durante a operação. Esse bloqueio pode desacelerar ou impedir que outros usuários acessem a mesma lista. Para evitar isso, o SharePoint define um limite de exibição de lista padrão de 5.000 itens por consulta.
O limite se aplica a todas as operações da lista: visualizar todos os itens, classificar, filtrar, agrupar e usar colunas de pesquisa. Se sua lista tiver 10.000 itens e você tentar visualizar a exibição padrão “Todos os Itens” sem nenhum filtro, receberá o erro. O limite não é um limite rígido no tamanho da lista. Você pode armazenar milhões de itens em uma lista. O limite está em quantos itens podem ser retornados em uma única operação de banco de dados.
O erro aparece em vários cenários:
- Abrir uma lista com mais de 5.000 itens
- Classificar ou filtrar uma coluna que não possui índice
- Usar uma coluna de pesquisa que referencia uma lista com mais de 5.000 itens
- Executar um fluxo de trabalho ou fluxo do Power Automate que consulta uma lista grande
Métodos para Corrigir o Erro de Limite de Exibição da Lista
Método 1: Criar uma Coluna Indexada e Usar uma Exibição Filtrada
A correção mais confiável é adicionar um índice a uma coluna e depois criar uma exibição que filtre por essa coluna. Isso reduz o número de itens retornados por cada consulta para abaixo de 5.000.
- Identifique uma coluna para indexar
Escolha uma coluna que você usa com frequência para filtrar, como Título, Criado ou uma coluna de escolha personalizada. A coluna deve ter muitos valores exclusivos. Evite indexar colunas com baixa exclusividade, como Sim/Não ou uma pequena lista de escolha. - Adicione o índice à coluna
Vá para as configurações da lista. Em Colunas, selecione a coluna que deseja indexar. Role até o final da página de configurações da coluna e clique em “Indexada” na seção “Permitir indexação desta coluna”. Clique em “Criar Índice”. Se a coluna já tiver um índice, você verá “Excluir Índice”. - Crie uma nova exibição que filtre pela coluna indexada
Na lista, clique na seta suspensa ao lado do nome da exibição e selecione “Criar nova exibição”. Escolha um tipo de exibição como Exibição Padrão. Dê um nome à exibição, como “Itens Filtrados”. Na seção Filtro, configure um filtro que use a coluna indexada. Por exemplo, defina Título é maior que A. Esse filtro retorna apenas um subconjunto de itens. Salve a exibição. - Abra a nova exibição
Altere para a exibição filtrada. O erro não deve mais aparecer porque a consulta agora retorna menos de 5.000 itens.
Método 2: Classificar por uma Coluna Indexada
Se você só precisa classificar uma lista grande, pode classificar por uma coluna indexada. Classificar por uma coluna não indexada aciona o erro de limite.
- Confirme que a coluna tem um índice
Siga as etapas do Método 1 para adicionar um índice à coluna pela qual deseja classificar. - Classifique a lista usando o cabeçalho da coluna
Clique no cabeçalho da coluna para classificar em ordem crescente ou decrescente. O SharePoint usa o índice para realizar a classificação sem atingir o limite.
Método 3: Aumentar o Limite de Exibição da Lista (Apenas Administrador)
Administradores de coleção de sites podem aumentar o limite de 5.000 para no máximo 20.000 itens. Isso não remove o limite completamente, mas dá mais espaço para consultas maiores.
- Abra o centro de administração do SharePoint
Vá para admin.microsoft.com e navegue até o centro de administração do SharePoint. Em Sites, selecione Sites ativos. - Selecione a coleção de sites
Clique no nome da coleção de sites que contém a lista grande. No painel de configurações, clique em Políticas. - Ajuste o limite de exibição da lista
Em Limite de Exibição da Lista, insira um valor entre 5.001 e 20.000. Clique em Salvar. - Teste a lista
Volte para a lista e tente a operação que falhou anteriormente. O erro deve ser resolvido se a consulta agora retornar menos do que o novo limite.
Se o Erro Persistir Após a Correção Principal
Erro de Limite em Coluna de Pesquisa
Se você tiver uma coluna de pesquisa que referencia uma lista com mais de 5.000 itens, pode ver o erro mesmo que a lista atual seja pequena. A coluna de pesquisa precisa consultar a lista de destino. Para corrigir isso, adicione um índice à coluna de pesquisa na lista de origem ou reduza o número de itens na lista de destino arquivando itens antigos.
Navegação por Pastas em Bibliotecas Grandes
Ao usar pastas em uma biblioteca com mais de 5.000 itens, você pode receber o erro se uma pasta contiver mais de 5.000 itens. Mova itens para subpastas para que nenhuma pasta exceda o limite. Como alternativa, use navegação por metadados com colunas indexadas em vez de pastas.
Falhas no Power Automate ou Fluxo de Trabalho
Automações que consultam uma lista grande podem falhar com este erro. No Power Automate, use a ação “Obter itens” com uma consulta de filtro que use uma coluna indexada. Por exemplo, use um filtro como “Title ge ‘A’” para limitar o conjunto de resultados.
| Método | Nível de Esforço | Melhor Para |
|---|---|---|
| Coluna indexada + exibição filtrada | Baixo | Usuários que podem filtrar dados por uma coluna comum |
| Classificar por coluna indexada | Baixo | Usuários que precisam classificar sem filtrar |
| Aumentar limite (apenas administrador) | Médio | Coleções de sites com consultas grandes ocasionais |
O erro de limite de exibição da lista é uma proteção, não um bug. Ao adicionar índices e usar exibições filtradas, você pode trabalhar com listas de qualquer tamanho. Comece indexando uma coluna que você filtra com mais frequência. Se você for administrador, considere aumentar o limite somente após testar, porque um limite maior aumenta os riscos de bloqueio do banco de dados. Para problemas persistentes com colunas de pesquisa ou pastas, reorganize sua estrutura de dados para permanecer dentro do limite por consulta.