Aviso de Cota de Armazenamento do SharePoint Aparece no Site Errado: O Que os Proprietários de Site Devem Verificar

Proprietários de site no SharePoint às vezes veem um aviso de cota de armazenamento em um site que aparentemente não está ficando sem espaço. O aviso pode dizer que o site está próximo do limite de armazenamento ou excedeu sua cota, mesmo quando o site tem bastante espaço. Essa incompatibilidade ocorre porque o SharePoint calcula o armazenamento no nível do locatário e distribui a cota entre todos os sites. Este artigo explica como funciona o pool de armazenamento no nível do locatário, por que o aviso pode aparecer no site errado e quais medidas os proprietários de site devem tomar para verificar e resolver o problema.

Por que o Aviso de Cota de Armazenamento Aparece no Site Errado

O SharePoint Online usa um modelo de pool de armazenamento compartilhado. O administrador do locatário compra uma quantidade fixa de armazenamento para toda a organização. Esse total inclui o armazenamento base mais qualquer armazenamento adicional adquirido. O administrador pode então definir limites individuais de armazenamento em cada conjunto de sites. Esses limites não reservam espaço. Eles atuam como um teto que aciona um aviso quando um site atinge o limite. Mas o aviso está vinculado ao pool do locatário, não ao limite individual do site.

Quando o armazenamento total usado em todos os sites se aproxima ou excede o pool do locatário, o SharePoint envia um aviso de cota para os proprietários do site que mais recentemente aumentou de tamanho. Esse site pode não ser o que está usando mais armazenamento. É simplesmente o site cujo último crescimento empurrou o pool do locatário acima do limite. Esse comportamento confunde os proprietários de site que verificam o uso do próprio site e veem bastante espaço livre.

O Mecanismo do Pool de Armazenamento do Locatário

O SharePoint Online agrega armazenamento de todos os sites, incluindo sites de equipe, sites de comunicação e contas do OneDrive. O administrador do locatário vê um único número na central de administração do SharePoint em Configurações > Gerenciamento de armazenamento. O e-mail ou banner de aviso que os proprietários de site recebem faz referência a esse uso no nível do locatário. Se o pool do locatário estiver em 95% ou mais, o sistema envia avisos para os proprietários de sites que cresceram recentemente. O sistema não envia avisos para todos os proprietários de site. Ele seleciona o site que causou o aumento mais recente.

Por que o Aviso Aponta para o Site Errado

O proprietário do site verifica a cota de armazenamento do site em Configurações do site > Métricas de armazenamento. A página mostra que o site usou apenas 2 GB de um limite de 25 GB. No entanto, o aviso diz que o site está acima da cota. A discrepância existe porque o aviso é baseado no pool do locatário, não no limite do site. O proprietário do site não consegue ver o uso do pool do locatário na página de configurações do site. Ele precisa verificar a central de administração do SharePoint ou perguntar ao administrador do locatário.

Etapas para Identificar a Causa Real do Aviso de Armazenamento

1. Verifique os detalhes da mensagem de aviso
   Leia o e-mail ou banner de aviso completo. Procure a frase “Seu site está ficando sem armazenamento” ou “Cota de armazenamento excedida”. Anote a data e hora em que o aviso foi enviado. O aviso inclui um link para a página de métricas de armazenamento do site, mas essa página mostra apenas a cota no nível do site.
2. Abra a central de administração do SharePoint
   Vá para Central de administração do SharePoint > Sites ativos. Encontre o site que recebeu o aviso. Observe a coluna Limite de armazenamento. Esse número é a cota por site definida pelo administrador. Compare com a coluna Armazenamento usado. Se a quantidade usada estiver abaixo do limite, o site não é a fonte do problema.
3. Veja o uso de armazenamento do locatário
   Na central de administração do SharePoint, vá para Configurações > Gerenciamento de armazenamento. Esta página mostra o armazenamento total disponível para o locatário e o total usado. Se a quantidade usada estiver próxima ou acima do total, o pool do locatário está cheio. O aviso é um alerta no nível do locatário.
4. Identifique qual site acionou o aviso
   Peça ao administrador do locatário para executar o Relatório de uso de armazenamento do conjunto de sites. Este relatório lista todos os sites e seu uso de armazenamento ordenados por tamanho. O site com o maior aumento recente provavelmente foi o que empurrou o pool do locatário acima do limite. O aviso foi enviado ao proprietário desse site, não ao site que usa mais armazenamento no geral.
5. Solicite um aumento de armazenamento do locatário, se necessário
   Se o pool do locatário estiver cheio, o administrador do locatário deve comprar armazenamento adicional através da central de administração do Microsoft 365. Vá para Cobrança > Comprar serviços e adicione mais armazenamento do SharePoint. O administrador também pode liberar espaço excluindo conjuntos de sites antigos ou reduzindo versões de arquivos.

Se o Aviso de Armazenamento Persistir Após Verificar o Pool do Locatário

O Proprietário do Site Vê o Aviso, mas o Pool do Locatário Não Está Cheio

Se o pool do locatário tiver bastante espaço livre, mas o site ainda mostrar um aviso, o problema pode ser um cache desatualizado ou uma sincronização atrasada. Aguarde 24 horas. O SharePoint recalcula o uso de armazenamento uma vez por dia. Se o aviso persistir após 24 horas, peça ao administrador do locatário para verificar a cota do site na central de administração. O administrador pode definir manualmente um limite por site mais alto na página Configurações do site na central de administração.

Vários Sites Recebem o Mesmo Aviso Simultaneamente

Quando vários proprietários de site relatam o mesmo aviso ao mesmo tempo, o pool do locatário provavelmente está cheio. Nesse caso, o sistema envia avisos para vários proprietários de site. O administrador do locatário deve seguir as etapas acima para verificar a página de gerenciamento de armazenamento e comprar armazenamento adicional ou limpar conteúdo antigo.

A Página de Métricas de Armazenamento do Site Mostra Uso Incorreto

A página de métricas de armazenamento em Configurações do site > Métricas de armazenamento pode mostrar um valor inferior ao exibido na central de administração. Isso acontece porque a página de métricas é atualizada com menos frequência. Use os números da central de administração como fonte autoritativa. Se a central de administração mostrar que o site está abaixo do limite, o site está bem.

Pool de Armazenamento do Locatário vs Cota por Site: Principais Diferenças

Item	Pool de Armazenamento do Locatário	Cota por Site
Descrição	Armazenamento total disponível para todos os sites do SharePoint e OneDrive na organização	Limite de armazenamento definido em um conjunto de sites individual
Quem define	Administrador do locatário do Microsoft 365 via cobrança	Administrador do locatário ou administrador do site nas configurações do site
Onde verificar	Central de administração do SharePoint > Configurações > Gerenciamento de armazenamento	Configurações do site > Métricas de armazenamento ou central de administração > Sites ativos > Limite de armazenamento
Aciona aviso de cota	Quando o total usado excede 95% do pool	Quando o armazenamento usado do site excede o limite por site
Destinatários do aviso	Proprietários do site que mais cresceu recentemente	Proprietário do site específico

Um proprietário de site que vê um aviso, mas tem espaço livre em seu site, deve verificar o pool do locatário. O aviso provavelmente é um alerta no nível do locatário. O administrador do locatário deve resolver o problema aumentando o pool ou liberando espaço. Os proprietários de site também podem solicitar uma cota por site mais alta se o pool do locatário tiver capacidade, mas o aviso não desaparecerá até que o uso do pool do locatário caia abaixo de 95%.