Cuando comparte un archivo o carpeta desde OneDrive para la Empresa, puede elegir entre varios tipos de vínculos. Cada tipo de vínculo controla quién puede acceder al elemento y qué puede hacer con él. Los usuarios empresariales suelen encontrar estas opciones confusas, lo que puede provocar compartir en exceso de forma accidental o denegaciones de acceso. Este artículo explica los cuatro tipos principales de vínculos —Cualquier persona, Personas de su organización, Personas con acceso existente y Personas específicas— en un lenguaje sencillo. Aprenderá cómo funciona cada vínculo, cuándo usarlo y cómo evitar errores comunes al compartir.
Puntos clave: Tipos de vínculos de OneDrive explicados
- Vínculo Cualquier persona: Otorga acceso a cualquier persona que tenga el vínculo, incluidas las personas ajenas a su organización. No se requiere iniciar sesión. Úselo solo para contenido público.
- Vínculo Personas de su organización: Requiere que los destinatarios inicien sesión con su cuenta profesional o educativa. Ideal para la colaboración interna.
- Vínculo Personas con acceso existente: No cambia los permisos. Úselo cuando solo desee compartir una URL directa sin otorgar nuevo acceso.
- Vínculo Personas específicas: Le permite elegir destinatarios exactos. Los destinatarios deben iniciar sesión. Ideal para compartir con socios externos o un grupo interno selecto.
Comprender los tipos de vínculos de OneDrive y su propósito
OneDrive para la Empresa ofrece cuatro tipos de vínculos al compartir archivos o carpetas. Cada tipo de vínculo está diseñado para un escenario de uso compartido específico. Los tipos de vínculos difieren en tres áreas clave: quién puede acceder al elemento compartido, si se requiere iniciar sesión y si el destinatario puede editar o solo ver. Los administradores de Microsoft 365 pueden establecer tipos de vínculos predeterminados a nivel de inquilino, pero los usuarios individuales pueden anular el valor predeterminado al crear un vínculo para compartir.
El tipo de vínculo que elija determina el nivel de seguridad del uso compartido. Un vínculo Cualquier persona omite la autenticación por completo, mientras que un vínculo Personas específicas requiere que cada destinatario se autentique. Comprender estas diferencias le ayuda a compartir datos de forma segura y a evitar filtrar información confidencial.
Vínculos Cualquier persona
Los vínculos Cualquier persona son la opción menos segura. Cualquier persona que reciba el vínculo puede acceder al elemento sin iniciar sesión. El vínculo se puede reenviar a otros, y cualquiera que lo tenga obtiene los permisos que haya establecido: ver o editar. Estos vínculos son útiles para compartir documentos públicos como boletines de la empresa, catálogos de productos o materiales de capacitación que no contienen datos confidenciales. No use vínculos Cualquier persona para archivos que contengan información personal, datos financieros o secretos comerciales.
Vínculos Personas de su organización
Los vínculos Personas de su organización requieren que el destinatario inicie sesión con una cuenta profesional o educativa que pertenezca a su inquilino de Microsoft 365. Los usuarios externos no pueden usar este vínculo. Este tipo de vínculo es el predeterminado en muchas organizaciones. Es adecuado para compartir documentos internos, planes de proyectos o recursos de equipo con colegas. Los destinatarios deben autenticarse, lo que proporciona un nivel básico de seguridad y permite realizar un seguimiento del acceso a través de los registros de auditoría.
Vínculos Personas con acceso existente
Los vínculos Personas con acceso existente no otorgan ningún permiso nuevo. Este tipo de vínculo simplemente genera una URL directa al elemento. Solo los usuarios que ya tienen acceso al archivo o carpeta pueden usar el vínculo. Use este tipo de vínculo cuando desee enviar a alguien un acceso directo conveniente a un elemento al que ya puede acceder. Este es el tipo de vínculo más seguro porque nunca amplía la audiencia del uso compartido.
Vínculos Personas específicas
Los vínculos Personas específicas le permiten elegir exactamente quién puede acceder al elemento compartido. Introduzca las direcciones de correo electrónico de cada destinatario. Los destinatarios deben iniciar sesión con la cuenta que especificó. Si un destinatario reenvía el vínculo, el usuario al que se lo reenvíe no obtendrá acceso a menos que lo haya agregado a la lista de destinatarios. Este tipo de vínculo es ideal para compartir con socios externos, proveedores o un grupo selecto de usuarios internos que no necesitan acceso amplio.
Cómo elegir el tipo de vínculo adecuado para cada escenario de uso compartido
Siga estos pasos para seleccionar el tipo de vínculo correcto según sus necesidades de uso compartido. Los pasos suponen que está utilizando la interfaz web de OneDrive en onedrive.com o el cliente de sincronización de OneDrive en Windows.
- Abra el cuadro de diálogo Compartir
Haga clic con el botón derecho en el archivo o carpeta que desea compartir y seleccione Compartir. Como alternativa, haga clic en el elemento y luego haga clic en el botón Compartir de la barra de herramientas. - Revise el tipo de vínculo actual
El cuadro de diálogo Compartir muestra el tipo de vínculo actual en la parte superior. Haga clic en el texto del tipo de vínculo para abrir el panel de configuración del vínculo. - Seleccione el tipo de vínculo adecuado
En el panel de configuración del vínculo, elija una de las cuatro opciones: Cualquier persona, Personas de su organización, Personas con acceso existente o Personas específicas. Para Personas específicas, deberá introducir las direcciones de correo electrónico en el cuadro de texto. - Establezca los permisos
Después de seleccionar el tipo de vínculo, elija si los destinatarios pueden editar o solo ver el elemento. También puede establecer una fecha de expiración para el vínculo si su organización permite esta característica. - Copie y envíe el vínculo
Haga clic en Aplicar para confirmar la configuración y, a continuación, haga clic en Copiar para copiar el vínculo en el Portapapeles. Pegue el vínculo en un correo electrónico, mensaje de chat o documento.
Para compartir con frecuencia, puede cambiar su tipo de vínculo predeterminado en la configuración de OneDrive. Vaya a Configuración de OneDrive > Uso compartido > Tipo de vínculo predeterminado. Cambiar el valor predeterminado ahorra tiempo porque el cuadro de diálogo Compartir preseleccionará su tipo de vínculo preferido.
Problemas comunes al compartir y cómo evitarlos
Los destinatarios no pueden acceder al archivo compartido
La causa más común es usar un vínculo Personas de su organización cuando el destinatario es un usuario externo. Verifique siempre el tipo de cuenta del destinatario antes de compartir. Si el destinatario está fuera de su organización, use un vínculo Personas específicas e incluya su dirección de correo electrónico completa. Como alternativa, use un vínculo Cualquier persona si el contenido no es confidencial.
El vínculo funciona, pero el destinatario no puede editar
Compruebe los permisos que estableció al crear el vínculo. El panel de configuración del vínculo incluye una casilla Permitir edición. Si esta casilla está desactivada, los destinatarios solo pueden ver el elemento. Vuelva a crear el vínculo con la edición habilitada si es necesario.
La organización bloquea el vínculo Cualquier persona
Los administradores de Microsoft 365 pueden deshabilitar los vínculos Cualquier persona a nivel de inquilino. Si la opción Cualquier persona aparece atenuada en el cuadro de diálogo Compartir, su organización ha bloqueado este tipo de vínculo. En su lugar, debe usar un vínculo Personas específicas o Personas de su organización.
El vínculo expiró antes de que el destinatario lo usara
Si estableció una fecha de expiración en el vínculo, este deja de ser válido después de esa fecha. Para evitar este problema, establezca fechas de expiración solo cuando comparta contenido con plazos determinados. Para la colaboración continua, no establezca una fecha de expiración.
Comparación de los tipos de vínculos de OneDrive: seguridad, acceso y casos de uso
| Característica | Cualquier persona | Personas de su organización | Personas con acceso existente | Personas específicas |
|---|---|---|---|---|
| Se requiere iniciar sesión | No | Sí | Sí, pero solo para los usuarios que ya tienen acceso | Sí |
| Acceso externo | Sí | No | Solo si el usuario externo ya tiene acceso | Sí, solo los usuarios externos especificados |
| Se puede reenviar | Sí, cualquier persona que tenga el vínculo obtiene acceso | Sí, pero solo los usuarios de su organización pueden usarlo | Sí, pero solo los usuarios con acceso existente pueden usarlo | Sí, pero solo los destinatarios especificados pueden usarlo |
| Caso de uso recomendado | Documentos públicos | Archivos internos del equipo | Compartir URL directa sin cambiar permisos | Socios externos o uso compartido interno selectivo |
| Nivel de seguridad | El más bajo | Medio | El más alto | Alto |
Esta tabla resume las diferencias clave entre los cuatro tipos de vínculos. Úsela como referencia rápida cuando capacite a usuarios empresariales o cuando decida qué tipo de vínculo usar en una situación determinada.
Ahora comprende los cuatro tipos de vínculos de OneDrive y cuándo usar cada uno. Aplique este conocimiento revisando sus valores predeterminados de uso compartido actuales en la configuración de OneDrive. Considere establecer su tipo de vínculo predeterminado en Personas específicas si comparte con frecuencia con socios externos. Para el uso compartido interno, el vínculo Personas de su organización ofrece un buen equilibrio entre seguridad y comodidad. Recuerde que los vínculos Cualquier persona deben reservarse solo para contenido no confidencial.