Cuando comparte una carpeta en OneDrive para la Empresa, los destinatarios pueden ver y editar los archivos que contiene de forma predeterminada. Usted desea compartir documentos con clientes, contratistas o miembros del equipo sin permitirles cambiar, eliminar ni agregar archivos. Este artículo explica cómo establecer el nivel de permiso correcto para que quienes la vean solo puedan leer el contenido de una carpeta compartida. Aprenderá los pasos exactos para aplicar un vínculo de Solo lectura, configurar fechas de expiración y bloquear descargas para mayor seguridad.
Puntos clave: Compartir una carpeta como solo lectura en OneDrive para la Empresa
- Cuadro de diálogo Compartir > Configuración de vínculo > Puede ver: Seleccione este nivel de permiso para que los destinatarios no puedan editar, eliminar ni cargar archivos en la carpeta compartida.
- Configuración de vínculo > Bloquear descarga: Active esta opción para impedir que los destinatarios descarguen, impriman o copien el contenido de la carpeta.
- Configuración de vínculo > Fecha de expiración: Establezca una fecha tras la cual el vínculo para compartir deje de funcionar, lo que le brinda un control de acceso automático limitado en el tiempo.
Por qué OneDrive para la Empresa usa el permiso de edición de forma predeterminada en las carpetas
OneDrive para la Empresa utiliza un modelo de permisos heredado de SharePoint. Cuando comparte una carpeta, el tipo de vínculo predeterminado es Puede editar para las personas dentro de su organización. Esto significa que cualquiera que tenga el vínculo puede agregar archivos nuevos, eliminar los existentes, cambiar el nombre de los elementos y modificar el contenido. El mismo comportamiento se aplica a los destinatarios externos si su administrador permite el uso compartido externo.
La causa principal es que los permisos de nivel de carpeta se aplican en cascada a todos los archivos dentro de esa carpeta. Si establece la carpeta en Editar, cada archivo dentro hereda los permisos de edición. Para compartir una carpeta sin otorgar permiso de edición, debe cambiar explícitamente el permiso del vínculo a Puede ver en el cuadro de diálogo para compartir. Esta configuración anula el valor predeterminado y hace que la carpeta sea de solo lectura para los destinatarios previstos.
También puede aplicar restricciones adicionales, como bloquear descargas o establecer una fecha de expiración. Estas configuraciones se aplican a nivel del vínculo, no a nivel de la carpeta o del archivo. Funcionan en conjunto para crear una experiencia de uso compartido segura y de solo lectura.
Pasos para compartir una carpeta de OneDrive con permiso de solo lectura
Estos pasos funcionan en OneDrive para la Empresa en la web. El mismo proceso se aplica en el cuadro de diálogo para compartir del cliente de sincronización de OneDrive en Windows 10 y Windows 11.
- Abra OneDrive para la Empresa en su navegador
Vaya a onedrive.com e inicie sesión con su cuenta profesional o educativa. Navegue hasta la carpeta que desea compartir. - Abra el cuadro de diálogo para compartir
Haga clic con el botón secundario en la carpeta y seleccione Compartir. Como alternativa, seleccione la carpeta y haga clic en el botón Compartir de la barra de herramientas en la parte superior de la página. - Cambie el tipo de vínculo
En el cuadro de diálogo para compartir, haga clic en el icono de engranaje o en el vínculo de configuración de vínculo junto a la vista previa del vínculo. Se abre un panel llamado Configuración de vínculo. - Seleccione el nivel de permiso correcto
En Elegir una opción, seleccione Personas que ya tienen acceso o Personas específicas según sus necesidades. Luego, en Más configuraciones, cambie la lista desplegable de Puede editar a Puede ver. - Bloquee las descargas si es necesario
En el mismo panel Configuración de vínculo, active Bloquear descarga en la posición Activado. Esto impide que los destinatarios descarguen, impriman o copien el contenido de la carpeta. - Establezca una fecha de expiración
Active Establecer fecha de expiración y elija una fecha. En esa fecha, el vínculo deja de funcionar y el acceso se revoca automáticamente. - Aplique la configuración
Haga clic en Aplicar para guardar la configuración del vínculo. Luego, escriba las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en el cuadro de diálogo Enviar vínculo. Opcionalmente, agregue un mensaje y haga clic en Enviar.
Después de enviar el vínculo, los destinatarios reciben un correo electrónico con un vínculo en el que pueden hacer clic. Cuando abren el vínculo, pueden explorar el contenido de la carpeta, pero no pueden editar, eliminar ni cargar ningún archivo.
Errores comunes y limitaciones al compartir carpetas como solo lectura
Los destinatarios aún pueden copiar texto de los archivos
El permiso Puede ver impide editar y eliminar, pero no evita que los destinatarios seleccionen texto en un archivo y lo copien al portapapeles. Si necesita impedir la copia, active la opción Bloquear descarga. Esto obliga a que los archivos se abran solo en el navegador y deshabilita las opciones de copiar, imprimir y sincronizar.
Las subcarpetas heredan el mismo permiso
Cuando establece una carpeta en Puede ver, todas las subcarpetas y archivos dentro de ella también pasan a ser de solo lectura. No puede otorgar permiso de edición a una subcarpeta mientras mantiene la carpeta principal como solo lectura. Si necesita permisos mixtos, cree carpetas independientes en el nivel raíz y comparta cada una con el nivel de permiso adecuado.
Los destinatarios externos necesitan una cuenta de Microsoft
Si comparte una carpeta con alguien fuera de su organización, esa persona debe iniciar sesión con una cuenta de Microsoft o una cuenta de invitado para acceder a la carpeta. Esto se aplica incluso cuando establece el permiso en Puede ver. Si su administrador ha deshabilitado el uso compartido externo, no podrá compartir la carpeta con usuarios externos en absoluto.
El cliente de sincronización no muestra carpetas de solo lectura
Cuando comparte una carpeta con permiso Puede ver, el destinatario no puede sincronizar la carpeta con su equipo mediante el cliente de sincronización de OneDrive. La carpeta aparece solo en el navegador web. Si el destinatario necesita acceso sin conexión, debe otorgar al menos el permiso Puede editar, lo que anula el propósito del uso compartido de solo lectura.
Permisos para compartir carpetas: Puede ver vs. Puede editar
| Elemento | Puede ver | Puede editar |
|---|---|---|
| Leer archivos | Sí | Sí |
| Editar archivos | No | Sí |
| Eliminar archivos | No | Sí |
| Cargar archivos nuevos | No | Sí |
| Cambiar el nombre de archivos o carpetas | No | Sí |
| Copiar texto de los archivos | Sí, a menos que Bloquear descarga esté activado | Sí |
| Descargar archivos | No si Bloquear descarga está activado | Sí |
| Sincronizar con el cliente de OneDrive | No | Sí |
| Compatibilidad con fecha de expiración | Sí | Sí |
Ahora puede compartir cualquier carpeta en OneDrive para la Empresa sin dar a los destinatarios la capacidad de editar o eliminar sus archivos. Use el panel Configuración de vínculo para seleccionar Puede ver y activar Bloquear descarga para obtener la máxima protección. Para proyectos con plazos determinados, establezca una fecha de expiración para que el acceso finalice automáticamente. Si necesita compartir un solo archivo en lugar de una carpeta, las mismas opciones de permiso están disponibles en el cuadro de diálogo para compartir archivos. Para un control avanzado, considere usar sitios de SharePoint donde puede establecer permisos únicos por elemento.