Desea evitar que los usuarios de OneDrive compartan archivos y carpetas con nuevas cuentas de invitado externas, pero seguir permitiendo el uso compartido con invitados que ya están en su directorio de Microsoft 365. La configuración predeterminada de uso compartido de OneDrive permite a los usuarios invitar a cualquier dirección de correo electrónico externa, lo que puede generar cuentas de invitado no deseadas y riesgos de seguridad. Este artículo explica cómo configurar la directiva de uso compartido de OneDrive para restringir el uso compartido externo solo a los invitados existentes en Azure AD de su organización. Conocerá los pasos exactos en el centro de administración de Microsoft 365 y el centro de administración de SharePoint para aplicar esta directiva.
Puntos clave: restringir el uso compartido de OneDrive solo a invitados existentes
- Centro de administración de Microsoft 365 > Centro de administración de SharePoint > Directivas > Uso compartido: Controla la configuración de uso compartido externo a nivel de organización para OneDrive y SharePoint, incluida la opción de limitar el uso compartido a invitados existentes.
- Establecer el uso compartido externo en “Invitados existentes”: Esta opción impide que los usuarios compartan con nuevas direcciones de correo electrónico externas, a la vez que mantiene el acceso para los invitados que ya están en Azure AD.
- Auditar las cuentas de invitado existentes antes de aplicar la directiva: Revise la lista de invitados en Azure AD para asegurarse de que los invitados actuales aún necesitan acceso antes de restringir el uso compartido solo a invitados existentes.
¿Qué significa “Invitados existentes” en el uso compartido de OneDrive?
Cuando limita el uso compartido de OneDrive a invitados existentes, cambia la directiva de uso compartido externo para que solo las personas que ya tienen una cuenta de usuario invitado en su inquilino de Microsoft 365 puedan recibir nuevas invitaciones para compartir. Cualquier dirección de correo electrónico externa que no exista ya como invitado en Azure Active Directory se bloqueará para acceder al contenido compartido. Esta configuración no elimina los permisos existentes: los invitados que ya tienen acceso a un archivo o carpeta conservan ese acceso.
La opción forma parte de la configuración de uso compartido de SharePoint y OneDrive a nivel de organización. No es una configuración por usuario. Una vez habilitada, todos los sitios de OneDrive para la Empresa del inquilino heredan esta restricción. La configuración se aplica a los vínculos para compartir, las invitaciones directas y cualquier solicitud de acceso de usuarios externos.
Antes de habilitar esta restricción, debe tener al menos un usuario invitado en su inquilino. Si no existe ningún invitado, la configuración bloquea eficazmente todo el uso compartido externo porque no hay invitados existentes con quienes compartir. Puede agregar invitados manualmente a través de Azure AD o mediante una invitación para compartir anterior que se haya aceptado.
Pasos para limitar el uso compartido de OneDrive a invitados existentes
Debe tener permisos de administrador de SharePoint o administrador global para cambiar esta configuración. La configuración se realiza en el centro de administración de SharePoint, que también controla las directivas de uso compartido de OneDrive.
- Inicie sesión en el centro de administración de Microsoft 365
Vaya a https://admin.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta de administrador global o administrador de SharePoint. En la navegación izquierda, seleccione Centros de administración y luego elija SharePoint. - Abra la página de directiva de uso compartido
En el centro de administración de SharePoint, seleccione Directivas en el menú izquierdo y luego elija Uso compartido. Esta página muestra la configuración de uso compartido externo para toda la organización, tanto para SharePoint como para OneDrive. - Seleccione la opción de uso compartido de OneDrive
Desplácese hacia abajo hasta la sección OneDrive. En Uso compartido externo, verá una lista desplegable con estas opciones: Cualquier persona, Invitados nuevos y existentes, Invitados existentes y Solo personas de su organización. Seleccione Invitados existentes. - Guarde los cambios
Haga clic en Guardar en la parte inferior de la página. El cambio surte efecto de inmediato para todos los sitios de OneDrive. Los usuarios que intenten compartir un archivo o carpeta con una dirección de correo electrónico que aún no sea invitado verán un mensaje de error.
Verifique que la configuración se haya aplicado
Para confirmar que la directiva funciona, inicie sesión como un usuario normal de OneDrive e intente compartir un archivo con una dirección de correo electrónico externa que no exista como invitado en su inquilino. El cuadro de diálogo para compartir debería mostrar un mensaje de que el uso compartido externo está limitado a los invitados existentes. Si el usuario aún puede enviar la invitación, es posible que la configuración no se haya guardado o que una directiva personalizada a nivel de sitio anule la configuración de la organización.
Qué sucede cuando los usuarios intentan compartir con un nuevo usuario externo
Después de habilitar la restricción “Invitados existentes”, los usuarios ven un comportamiento diferente según cómo compartan:
- Invitaciones directas: Cuando un usuario escribe una dirección de correo electrónico que no es de un invitado, el cuadro de diálogo para compartir muestra un error: “El uso compartido con usuarios externos está limitado a los invitados existentes”. El usuario no puede enviar la invitación.
- Vínculos para compartir: Los usuarios aún pueden crear vínculos de “Personas de su organización” y vínculos de “Personas específicas” para usuarios internos. Los vínculos para compartir externos, como “Cualquier persona con el vínculo”, se deshabilitan por completo cuando la configuración es “Invitados existentes” o más estricta.
- Solicitudes de acceso: Si un usuario externo sin cuenta de invitado solicita acceso a un archivo, la solicitud se deniega automáticamente. El propietario del archivo recibe una notificación de que la solicitud se bloqueó.
Los invitados existentes siguen recibiendo nuevas invitaciones para compartir y pueden acceder a los archivos para los que ya tienen permiso. Su acceso existente no se ve afectado por este cambio de directiva.
Problemas comunes al limitar el uso compartido a invitados existentes
Los usuarios informan que el uso compartido externo está completamente roto
Si no existe ninguna cuenta de invitado en su inquilino, la configuración “Invitados existentes” bloquea todo el uso compartido externo porque no hay destinatarios con quienes compartir. Antes de habilitar esta configuración, verifique que exista al menos una cuenta de invitado. Vaya al centro de administración de Azure AD, seleccione Usuarios > Todos los usuarios y filtre por Tipo de usuario = Invitado. Si la lista está vacía, agregue invitados manualmente o use una configuración de uso compartido diferente, como “Invitados nuevos y existentes”.
Algunos sitios de OneDrive todavía permiten compartir con nuevos invitados
La configuración a nivel de organización se aplica a todos los sitios de OneDrive de forma predeterminada, pero un administrador de SharePoint puede anularla a nivel de colección de sitios. Para comprobar si existe una directiva personalizada, vaya al centro de administración de SharePoint, seleccione Sitios > Sitios activos, elija el sitio de OneDrive afectado y seleccione Directivas en el panel del sitio. En Uso compartido externo, asegúrese de que esté establecido en “Igual que la configuración a nivel de organización”.
Los usuarios invitados no pueden acceder al contenido compartido después del cambio
La configuración “Invitados existentes” no revoca el acceso de los invitados actuales. Si un invitado no puede acceder a un archivo, compruebe si la cuenta de invitado sigue activa en Azure AD. Las cuentas de invitado pueden expirar o ser eliminadas por un administrador. Vaya a Azure AD > Usuarios > seleccione el usuario invitado y verifique que la cuenta esté habilitada y no bloqueada para iniciar sesión.
Uso compartido a nivel de organización frente a uso compartido a nivel de sitio de OneDrive
| Elemento | Uso compartido a nivel de organización | Uso compartido a nivel de sitio de OneDrive |
|---|---|---|
| Descripción | Directiva predeterminada aplicada a todos los sitios de SharePoint y OneDrive del inquilino | Directiva personalizada que anula la predeterminada de la organización para un sitio de OneDrive específico |
| Dónde configurarla | Centro de administración de SharePoint > Directivas > Uso compartido | Centro de administración de SharePoint > Sitios > Sitios activos > seleccionar sitio > Directivas |
| Efecto en nuevos invitados | Bloquea todas las nuevas invitaciones de invitados si se establece en “Invitados existentes” | Puede permitir nuevos invitados incluso si la configuración de la organización los bloquea |
| Permisos necesarios | Administrador de SharePoint o administrador global | Administrador de SharePoint o administrador de la colección de sitios |
Si necesita permitir el uso compartido con nuevos invitados para sitios de OneDrive específicos mientras lo bloquea para otros, establezca el nivel de organización en “Invitados existentes” y luego configure individualmente sitios de OneDrive específicos en “Invitados nuevos y existentes”. Esto le brinda un control granular sin abrir el uso compartido para todos los usuarios.
Conclusión
Ahora puede restringir el uso compartido de OneDrive solo a las cuentas de invitado existentes cambiando la configuración de uso compartido externo en el centro de administración de SharePoint a “Invitados existentes”. Esto reduce el riesgo de acceso externo no autorizado a la vez que preserva la colaboración con socios y proveedores que ya están en su directorio. Verifique que existan cuentas de invitado en Azure AD antes de aplicar la configuración para evitar bloquear por completo el uso compartido externo. Como paso avanzado, considere usar las revisiones de acceso de invitados de Azure AD para auditar periódicamente qué invitados aún necesitan acceso y eliminar las cuentas inactivas. Esto mantiene limpia su lista de invitados y segura su directiva de uso compartido.