Como Preparar o SharePoint Advanced Management para o Copilot

Você quer que o Copilot gere respostas precisas a partir do conteúdo do SharePoint, mas não sabe como configurar o SharePoint Advanced Management para isso. O SharePoint Advanced Management oferece controles de governança que afetam diretamente quais dados o Copilot pode acessar e como ele exibe informações do seu locatário. Este artigo explica quais políticas habilitar, quais ajustes fazer e como verificar se seu ambiente SharePoint está pronto para consultas do Copilot.

O que o SharePoint Advanced Management faz pelo Copilot

O SharePoint Advanced Management é um conjunto de ferramentas de governança disponível no Microsoft 365 E5 ou como complemento para locatários E3. Essas ferramentas permitem controlar acesso a dados, retenção e segurança em nível granular. Quando o Copilot processa uma consulta, ele pesquisa sites, bibliotecas de documentos e arquivos do SharePoint que o usuário tem permissão para visualizar. Sem o Advanced Management, o Copilot pode exibir conteúdo de sites que contêm dados confidenciais, arquivos desatualizados ou compartilhamento externo sem governança.

Os principais recursos que afetam o Copilot incluem Governança de Acesso a Dados, políticas de Acesso Condicional, gerenciamento de ciclo de vida do site e descoberta de conteúdo restrito. Cada um desses recursos deve ser configurado de acordo com os requisitos de sensibilidade de dados da sua organização. Se você pular essa preparação, o Copilot pode retornar resultados que violam regras de conformidade ou confundem os usuários com dados irrelevantes.

Governança de Acesso a Dados

A Governança de Acesso a Dados verifica seu ambiente SharePoint em busca de sites que contenham informações confidenciais, como dados pessoais identificáveis ou registros financeiros. Ela gera relatórios e permite aplicar restrições de acesso. Para o Copilot, você deseja identificar sites com dados altamente confidenciais e restringir o acesso a esses sites ou excluí-los do escopo de pesquisa do Copilot.

Políticas de Acesso Condicional

As políticas de Acesso Condicional no SharePoint Advanced Management permitem bloquear ou limitar o acesso ao conteúdo do SharePoint com base na conformidade do dispositivo, localização da rede ou nível de risco. Quando o Copilot recupera conteúdo, ele respeita essas políticas. Se uma política bloquear o acesso de dispositivos não gerenciados, o Copilot não retornará conteúdo de sites que exigem acesso de dispositivo gerenciado quando o usuário estiver em um dispositivo não gerenciado.

Políticas de Ciclo de Vida do Site

As políticas de ciclo de vida do site detectam automaticamente sites inativos e aplicam ações como arquivamento ou exclusão. O Copilot não deve retornar conteúdo de sites que não foram atualizados há meses ou anos, pois essas informações provavelmente estão desatualizadas. Ao configurar políticas de ciclo de vida, você reduz o volume de dados obsoletos que o Copilot pode indexar.

Etapas para Configurar o SharePoint Advanced Management para o Copilot

Conclua estas etapas na ordem mostrada. Cada etapa se baseia na anterior para garantir que o Copilot exiba apenas conteúdo governado, preciso e seguro.

1. Habilitar o SharePoint Advanced Management no seu locatário
   Acesse a Central de administração do Microsoft 365, selecione Configurações > Configurações da organização > SharePoint Advanced Management. Ative as opções Governança de Acesso a Dados, Acesso Condicional e Políticas de Ciclo de Vida do Site. Sem esta etapa, nenhum dos recursos de governança estará disponível para o Copilot usar.
2. Executar uma verificação de Governança de Acesso a Dados
   Na Central de administração do Microsoft 365, vá para SharePoint > Advanced Management > Governança de Acesso a Dados. Clique em Criar verificação. Selecione todos os conjuntos de sites. Defina a verificação para ser executada semanalmente. Após a primeira verificação, revise o relatório em busca de sites sinalizados como contendo conteúdo confidencial. Para cada site sinalizado, decida se deve restringir o acesso ou excluí-lo da pesquisa do Copilot aplicando uma política de permissão no nível do site.
3. Restringir sites confidenciais da indexação do Copilot
   Para cada site que não deve aparecer nos resultados do Copilot, vá para as Permissões do site no SharePoint. Remova todos os usuários externos e garanta que apenas os usuários internos mínimos necessários tenham acesso. Opcionalmente, use o Central de administração do SharePoint > Políticas > Políticas de acesso para criar uma política personalizada que bloqueie a indexação do site pelos serviços de pesquisa. O Copilot respeita as exclusões de indexação de pesquisa.
4. Configurar políticas de Acesso Condicional para o SharePoint
   Na Central de administração do Microsoft 365, vá para SharePoint > Advanced Management > Acesso Condicional. Clique em Adicionar política. Selecione Conformidade do dispositivo e Localização como condições. Por exemplo, bloqueie o acesso de países onde sua organização não opera. Atribua a política a todos os sites do SharePoint. Isso garante que o Copilot não exiba conteúdo para usuários que se conectam de dispositivos não conformes ou locais restritos.
5. Configurar políticas de ciclo de vida do site
   Na Central de administração do Microsoft 365, vá para SharePoint > Advanced Management > Políticas de Ciclo de Vida do Site. Clique em Criar política. Nomeie como “Arquivar sites inativos”. Defina o limite de inatividade para 180 dias. Escolha Arquivar como ação. Aplique a política a todos os conjuntos de sites. Após 180 dias sem atividade, o Copilot deixará de retornar conteúdo de sites arquivados.
6. Verificar se o Copilot respeita as novas políticas
   Abra o Copilot no Microsoft Teams ou em copilot.microsoft.com. Faça uma pergunta que deve retornar conteúdo de um site que você restringiu. O Copilot não deve retornar resultados desse site. Se isso acontecer, verifique novamente se a política de exclusão de indexação do site está ativa e se as permissões do usuário correspondem às condições da política.

Erros Comuns de Configuração e Como Evitá-los

Copilot retorna conteúdo de sites restritos

Se o Copilot ainda exibir conteúdo de um site que você restringiu, a causa mais comum é que a política de exclusão de indexação do site não foi aplicada ao serviço de pesquisa. Vá para Central de administração do SharePoint > Pesquisa > Caminhos gerenciados e confirme se o caminho do site restrito está listado em Caminhos excluídos. Verifique também se o usuário que consulta o Copilot não possui permissões de acesso direto que burlem a política.

Sites inativos ainda aparecem nos resultados do Copilot

As políticas de ciclo de vida do site só se aplicam a sites que ficaram inativos pelo período definido. Se um site esteve ativo dentro do limite, o Copilot ainda o indexará. Verifique a data da última atividade do site na lista Sites ativos da Central de administração do SharePoint. Se o site estiver dentro do limite, aguarde a política ser acionada ou arquive o site manualmente usando o botão Arquivar.

Políticas de Acesso Condicional bloqueiam consultas legítimas do Copilot

Se os usuários relatarem que o Copilot não retorna resultados mesmo tendo permissão para visualizar o conteúdo, a política de Acesso Condicional pode ser muito restritiva. Revise as condições da política na Central de administração do Microsoft 365. Adicione uma exceção para intervalos de IP confiáveis ou plataformas de dispositivos em conformidade. Teste a política com um pequeno grupo de usuários antes de aplicá-la a todo o locatário.

Recursos do SharePoint Advanced Management: O que Habilitar para o Copilot

Recurso	Sem Configuração	Com Configuração para o Copilot
Governança de Acesso a Dados	Nenhuma verificação de conteúdo confidencial	Verifica e sinaliza sites confidenciais para restrição
Políticas de Acesso Condicional	Apenas políticas padrão de dispositivo e localização	Bloqueia dispositivos não conformes e locais restritos do acesso ao Copilot
Políticas de Ciclo de Vida do Site	Nenhum arquivamento automático de sites inativos	Arquiva sites após 180 dias de inatividade
Descoberta de Conteúdo Restrito	Copilot indexa todos os sites acessíveis	Exclui sites com conteúdo confidencial ou desatualizado da pesquisa do Copilot

Agora você tem um ambiente SharePoint Advanced Management configurado que governa o que o Copilot pode acessar e exibir. Execute uma consulta de teste no Copilot semanalmente para confirmar que as novas políticas estão sendo aplicadas corretamente. Como próximo passo, revise os relatórios de Governança de Acesso a Dados mensalmente para identificar novos sites confidenciais que possam surgir. Para controle avançado, combine essas políticas com rótulos de sensibilidade do Microsoft Purview para restringir ainda mais o processamento de conteúdo rotulado pelo Copilot.