Se você usa o Explorador de Conteúdo do Copilot no Microsoft 365, pode ver arquivos públicos que não deveriam aparecer nos resultados da pesquisa. Isso acontece quando o Copilot indexa conteúdo de sites do SharePoint ou pastas do OneDrive compartilhadas amplamente com Todos ou Todos, exceto usuários externos. O resultado é uma visão desordenada que inclui arquivos sem relevância comercial para você. Este artigo explica por que o Copilot exibe muitos arquivos públicos e fornece as etapas exatas para restringir suas fontes de dados, de modo que apenas o conteúdo relevante apareça.
Principais Conclusões: Restringir o Copilot de Indexar Arquivos Públicos em Excesso
- Centro de administração do Microsoft 365 > Copilot > Fontes de dados: Controla quais sites do SharePoint e pastas do OneDrive o Copilot pode indexar para consultas do Explorador de Conteúdo.
- Revisão de permissões do site do SharePoint: Remova o grupo Todos dos sites que não devem ser públicos para reduzir o escopo dos arquivos indexados.
- Filtro do Explorador de Conteúdo do Copilot: Use o filtro Proprietário ou Origem para restringir os resultados após a indexação ser limitada.
Por que o Explorador de Conteúdo do Copilot Mostra Muitos Arquivos Públicos
O Explorador de Conteúdo do Copilot exibe arquivos com base nas permissões concedidas ao usuário que realiza a pesquisa. Quando um site do SharePoint ou pasta do OneDrive é compartilhado com o grupo Todos, todos os usuários da organização podem ver esses arquivos nos resultados do Explorador de Conteúdo. A causa raiz é que o Copilot indexa conteúdo de todos os sites do SharePoint e locais do OneDrive aos quais o usuário tem pelo menos acesso de leitura, incluindo sites públicos. Se seu locatário tiver muitos sites de equipe públicos, sites de comunicação ou pastas compartilhadas, o Explorador de Conteúdo exibirá todos eles, sobrecarregando o usuário com resultados irrelevantes.
O Copilot não exclui automaticamente conteúdo público. Ele respeita o modelo de permissões do Microsoft 365. Se um arquivo estiver visível para Todos, o Copilot o trata como relevante para todos os usuários. Isso é proposital, mas pode ser mitigado restringindo as fontes de dados que o Copilot pode acessar ou alterando as configurações de compartilhamento nos sites de origem.
Etapas para Reduzir o Número de Arquivos Públicos no Explorador de Conteúdo do Copilot
Siga estas etapas para limitar os arquivos públicos que aparecem no Explorador de Conteúdo do Copilot. O primeiro método restringe as fontes de dados do Copilot no nível do locatário. O segundo método aborda as permissões individuais do site.
Método 1: Restringir Fontes de Dados do Copilot no Centro de Administração do Microsoft 365
- Abra o centro de administração do Microsoft 365
Acesse admin.microsoft.com e faça login com uma conta de Administrador Global ou Administrador do SharePoint. - Navegue até as configurações do Copilot
Na navegação à esquerda, selecione Configurações e depois Configurações da organização. Na guia Serviços, encontre e clique em Copilot. - Localize a seção Fontes de dados
Na página de configurações do Copilot, role para baixo até Fontes de dados para o Explorador de Conteúdo do Copilot. Clique em Editar. - Remova sites públicos do SharePoint
Na lista de sites incluídos, desmarque qualquer site do SharePoint que esteja compartilhado com Todos. Você também pode adicionar sites específicos digitando a URL e clicando em Adicionar. Apenas os sites adicionados explicitamente serão indexados. - Salve as alterações
Clique em Salvar e aguarde até 15 minutos para que as alterações sejam propagadas. O Copilot não indexará mais o conteúdo dos sites removidos.
Método 2: Alterar Permissões de Compartilhamento em Sites Públicos
- Identifique sites públicos
No centro de administração do SharePoint, vá para Sites > Sites ativos. Procure sites onde a configuração de compartilhamento externo esteja definida como Qualquer pessoa ou Novos e convidados existentes. Esses sites provavelmente são indexados pelo Copilot. - Revise as permissões do site
Abra o site, clique em Configurações e depois em Permissões do site. Verifique se o grupo Todos ou o grupo Todos, exceto usuários externos, tem acesso. - Remova o grupo Todos
Selecione a entrada do grupo Todos e clique em Remover permissões de usuário. Confirme a remoção. Essa ação não afeta o conteúdo existente, mas impede que novos usuários vejam o site no Copilot. - Altere as configurações de compartilhamento externo
Nas configurações do site, vá para Compartilhamento e altere o nível de compartilhamento externo para Apenas pessoas da sua organização ou inferior. Isso impede que o site apareça como público para usuários externos.
Se o Copilot Ainda Mostrar Muitos Arquivos Públicos Após a Correção
Após aplicar as alterações acima, você ainda pode ver um grande número de arquivos públicos. Verifique estas áreas adicionais.
Explorador de Conteúdo do Copilot Ainda Mostra Arquivos de Sites Removidos
O Copilot armazena em cache os dados indexados por até 24 horas. Se você removeu um site das fontes de dados, mas ainda vê seus arquivos, aguarde a atualização do cache. Você pode forçar uma atualização fazendo o usuário sair do Microsoft 365 e entrar novamente. No painel do Copilot, clique no ícone de atualização, se disponível.
Pastas Públicas do OneDrive Aparecem no Explorador de Conteúdo
Pastas do OneDrive compartilhadas com Todos também aparecem no Explorador de Conteúdo. Para interromper isso, o usuário proprietário da pasta deve alterar o link de compartilhamento para Pessoas específicas. Acesse a pasta do OneDrive, clique no ícone de compartilhar e selecione Pessoas específicas. Remova o grupo Todos do link.
Explorador de Conteúdo Mostra Arquivos de Sites Excluídos
Sites do SharePoint excluídos podem ainda aparecer nos resultados do Copilot se estiverem na lixeira. Esvazie a lixeira de primeiro estágio e a lixeira de segundo estágio da coleção de sites. Após a exclusão, o Copilot remove os dados indexados em até 30 dias.
| Item | Restringir Fontes de Dados | Alterar Permissões do Site |
|---|---|---|
| Descrição | Controla quais sites do SharePoint o Copilot pode indexar no nível do locatário | Remove o grupo Todos de sites específicos para limitar a visibilidade |
| Escopo | Locatário inteiro | Por site |
| Tempo para aplicar | 15 minutos para propagar | Imediato após alteração de permissões |
| Impacto no usuário | Todos os usuários perdem acesso aos sites removidos no Explorador de Conteúdo | Apenas usuários que estavam no grupo Todos perdem acesso |
| Melhor para | Locatários grandes com muitos sites públicos | Locatários menores com alguns sites problemáticos |
Após restringir fontes de dados ou alterar permissões, peça aos usuários que limpem o cache do Copilot saindo do Microsoft 365 e entrando novamente. Você também pode usar o filtro do Explorador de Conteúdo do Copilot para restringir resultados por proprietário ou origem enquanto a indexação é atualizada. Para gerenciamento contínuo, revise suas políticas de compartilhamento externo do SharePoint trimestralmente para evitar que novos sites públicos apareçam no Explorador de Conteúdo.