Atualização de Fonte de Conhecimento no Copilot Studio Demora Muito: Solução

Quando você atualiza uma fonte de conhecimento no Copilot Studio, o processo de refresh pode demorar muito mais do que o esperado. Esse atraso impede que seu copiloto use os dados mais recentes, gerando respostas desatualizadas ou imprecisas. A causa raiz geralmente é uma combinação de grandes volumes de dados, limitação de API (throttling) ou configurações de indexação ineficientes. Este artigo explica por que o refresh fica lento e fornece etapas específicas para acelerá-lo.

Por que o Refresh da Fonte de Conhecimento no Copilot Studio Fica Lento

O Copilot Studio atualiza as fontes de conhecimento reindexando o conteúdo de fontes de dados conectadas, como SharePoint, OneDrive ou sites públicos. A velocidade do refresh depende de vários fatores:

Grandes Volumes de Documentos

Cada fonte de conhecimento tem um limite de documentos que pode processar por ciclo de refresh. Quando você excede 5.000 documentos, o Copilot Studio coloca os documentos restantes em uma fila. A fila processa em lotes, o que pode adicionar horas ao tempo total de refresh. O sistema não mostra um status claro da fila, então você pode ver um estado prolongado de “Atualizando” sem atualizações de progresso.

Limitação de API (Throttling) do Microsoft Graph

O Copilot Studio usa as APIs do Microsoft Graph para ler conteúdo do SharePoint e OneDrive. O Microsoft Graph impõe limites de throttling por aplicativo e por locatário. Quando vários copilotos ou outros serviços chamam as mesmas APIs simultaneamente, a taxa de throttling cai. Isso retarda as etapas de download e indexação de documentos. O throttling é comum durante horários de pico comercial, quando muitas cargas de trabalho do Microsoft 365 estão ativas.

Configuração de Indexação Ineficiente

Por padrão, o Copilot Studio indexa todo o conteúdo de texto de cada documento. Se sua fonte de conhecimento incluir PDFs grandes, arquivos do PowerPoint com mídia incorporada ou arquivos do Excel com muitas planilhas, o mecanismo de indexação gasta tempo extra analisando elementos não textuais. Você não pode alterar a profundidade de indexação por fonte, mas pode reduzir o número de arquivos ou dividir arquivos grandes em arquivos menores.

Etapas para Reduzir o Tempo de Refresh da Fonte de Conhecimento

1. Reduza o número de documentos por fonte de conhecimento
   No Copilot Studio, vá em Configurações > Conhecimento > Fontes de dados. Remova qualquer fonte que contenha mais de 5.000 documentos. Divida bibliotecas de documentos grandes do SharePoint em várias bibliotecas menores e adicione cada uma como uma fonte de conhecimento separada. Isso evita o acúmulo de fila.
2. Mude para agendamento de refresh manual
   No Copilot Studio, navegue até Tópicos > Fonte de conhecimento > Agendamento de refresh. Altere o agendamento de Automático para Manual. Faça o refresh apenas durante horários de baixa demanda, como tarde da noite ou início da manhã. O refresh manual evita conflitos com refreshes automáticos de outros copilotos.
3. Verifique a integridade do serviço do Microsoft 365 para incidentes de throttling
   Abra a Central de administração do Microsoft 365. Vá em Integridade > Integridade do serviço. Procure por avisos ou incidentes em Copilot ou Microsoft Graph. Se o throttling estiver ativo, aguarde até que o incidente seja resolvido antes de acionar um refresh. Você também pode enviar uma solicitação de serviço para pedir um aumento do limite de throttling para seu locatário.
4. Otimize os formatos dos arquivos de origem
   Converta arquivos PDF grandes para texto simples antes de enviá-los ao SharePoint. Remova imagens, gráficos e vídeos incorporados de arquivos do PowerPoint. Para Excel, limite cada arquivo a uma planilha com no máximo 1.000 linhas. Arquivos menores indexam mais rápido porque o Copilot Studio processa apenas texto.
5. Use um site do SharePoint dedicado para o conteúdo da fonte de conhecimento
   Crie um novo site do SharePoint especificamente para o conteúdo de conhecimento do Copilot Studio. Mova apenas os documentos necessários para o copiloto para este site. Quebre a herança de permissões e conceda acesso de leitura apenas à conta de serviço do Copilot Studio. Um site dedicado reduz chamadas de API para documentos não relacionados e acelera a resposta do Graph.
6. Monitore a duração do refresh com Power Automate
   Crie um fluxo do Power Automate que verifique o status do refresh a cada 30 minutos. Use o conector do Copilot Studio para obter o carimbo de data/hora e a duração do último refresh. Se um refresh exceder 2 horas, envie um alerta por e-mail para sua equipe. Isso ajuda a detectar refreshes travados precocemente e cancelá-los manualmente.

Se o Refresh Ainda Demorar Muito Após a Otimização

Refresh Permanece no Estado “Atualizando” por Mais de 4 Horas

Isso geralmente significa que a fila está cheia ou um documento está corrompido. Cancele o refresh atual no Copilot Studio indo em Tópicos > Fonte de conhecimento > Histórico de refresh. Clique no refresh ativo e selecione Cancelar. Em seguida, remova a maior fonte de conhecimento e faça o refresh novamente. Se o problema persistir, exclua a fonte de conhecimento e recrie-a com menos documentos.

Copilot Retorna Dados Desatualizados Mesmo Após o Refresh Ser Concluído

O Copilot Studio armazena em cache os dados indexados por até 24 horas. Após a conclusão de um refresh, os novos dados podem não aparecer nas respostas imediatamente. Para forçar a limpeza do cache, vá em Configurações > Conhecimento > Fontes de dados. Desabilite e reabilite a fonte de conhecimento. Em seguida, acione um refresh manual. Isso limpa o cache e carrega o índice mais recente em até 15 minutos.

Múltiplos Copilotos Compartilham a Mesma Fonte de Conhecimento

Quando dois ou mais copilotos usam a mesma biblioteca de documentos do SharePoint, cada copiloto aciona seu próprio refresh. Isso dobra a carga de API e aumenta o throttling. Crie uma cópia separada da biblioteca para cada copiloto. Use o movimentador de conteúdo do SharePoint ou Power Automate para sincronizar as alterações da biblioteca mestre para cada cópia diariamente. Dessa forma, cada copiloto faz refresh de forma independente, sem competir por chamadas de API.

Item	Refresh Automático	Refresh Manual
Descrição	O Copilot Studio faz refresh em um agendamento fixo	Você aciona o refresh apenas quando necessário
Controle de fila	Sem controle sobre o momento	Você escolhe horários de baixo tráfego
Risco de throttling	Alto durante horário comercial	Baixo quando agendado fora de pico
Comportamento do cache	Cache é limpo automaticamente após o refresh	Cache é limpo após o refresh manual
Melhor para	Fontes de conhecimento pequenas e estáticas	Fontes grandes ou atualizadas com frequência

Agora você pode identificar o gargalo no refresh de conhecimento do seu Copilot Studio e aplicar a correção adequada. Comece reduzindo o número de documentos por fonte e mudando para refresh manual em horários de baixa demanda. Para atrasos persistentes, verifique a integridade do serviço do Microsoft 365 em busca de incidentes de throttling. Como dica avançada, use Power Automate para monitorar a duração do refresh e alertar sua equipe quando um refresh exceder 2 horas, para que você possa intervir antes que os usuários vejam dados desatualizados.