Como proprietário de um site do SharePoint, você frequentemente precisa compartilhar arquivos com pessoas que não trabalham com SharePoint diariamente. Usuários não técnicos podem achar os links de compartilhamento confusos devido às muitas opções e níveis de permissão. Este artigo explica os links de compartilhamento do SharePoint em linguagem simples e fornece um checklist que você pode usar para configurar links corretamente. Você aprenderá como cada tipo de link funciona, qual escolher para diferentes situações e como evitar erros comuns que levam a problemas de acesso ou riscos de segurança.
Principais Conclusões: Um Guia Rápido para Links de Compartilhamento do SharePoint
- Link Pessoas na sua organização: Concede acesso apenas a usuários dentro da sua empresa; não é necessário conta Microsoft ou login externo.
- Link Pessoas com acesso existente: Envia um link direto para um arquivo sem alterar permissões; ideal para pessoas que já têm acesso.
- Link Pessoas específicas: Permite escolher exatamente quem pode visualizar ou editar; exige que os destinatários façam login com uma conta Microsoft.
- Link Qualquer pessoa (link convidado): Permite que qualquer pessoa com o link visualize ou edite sem fazer login; use apenas para conteúdo público.
- Expiração e senha do link: Configurações de segurança extras que limitam por quanto tempo um link funciona ou exigem uma senha para abrir.
Como Funcionam os Links de Compartilhamento do SharePoint
Os links de compartilhamento do SharePoint são endereços web únicos que apontam para um arquivo ou pasta específicos. Quando alguém clica no link, o SharePoint verifica as permissões associadas a esse link para decidir se a pessoa pode visualizar ou editar o conteúdo. O link em si contém um token codificado que informa ao SharePoint qual nível de acesso conceder.
Usuários não técnicos costumam pensar que um link é apenas um link. Eles não percebem que cada link carrega seu próprio conjunto de regras sobre quem pode usá-lo e o que pode fazer. Como proprietário do site, seu trabalho é escolher o tipo certo de link para cada situação de compartilhamento e explicar as diferenças em termos simples.
O Que Determina o Comportamento de um Link
Três fatores controlam como um link de compartilhamento se comporta:
- Nível de permissão: Visualizar ou editar. Visualizar permite que a pessoa veja o arquivo. Editar permite que ela o altere.
- Público-alvo: Quem pode usar o link. As opções incluem qualquer pessoa, pessoas na sua organização, pessoas com acesso existente ou pessoas específicas.
- Expiração e senha: Configurações opcionais que adicionam limites de tempo ou exigem uma senha para abrir o link.
Checklist: Escolhendo e Explicando Cada Tipo de Link
Use este checklist ao criar um link de compartilhamento para um usuário não técnico. Cada item explica quando usar o link e como descrevê-lo para alguém que não conhece o SharePoint.
- Identifique o público antes de criar o link
Pergunte-se: Quem precisa ver este arquivo? Se a resposta for todos dentro da empresa, escolha o link Pessoas na sua organização. Se a resposta for apenas duas pessoas específicas, escolha o link Pessoas específicas. Se o conteúdo for público e não contiver dados confidenciais, o link Qualquer pessoa é aceitável. Nunca adivinhe o público. Adivinhar leva a compartilhamento excessivo ou insuficiente. - Use o link Pessoas na sua organização para colaboração interna
Este link funciona para qualquer usuário que tenha uma conta corporativa ou de estudante no seu locatário Microsoft 365. Os destinatários não precisam fazer login novamente se já estiverem usando o Microsoft 365. Diga aos usuários não técnicos: Este link é para pessoas dentro da nossa empresa. Se você estiver logado na sua conta corporativa, pode abri-lo sem etapas extras. - Use o link Pessoas com acesso existente para evitar alterações de permissão
Este link não concede novas permissões. Ele apenas fornece uma URL direta para um arquivo ao qual o destinatário já tem permissão de acessar. Use este link ao enviar por email um arquivo para alguém que já tem acesso por meio de um grupo ou associação ao site. Explique: Este link funciona apenas se você já tiver permissão para ver o arquivo. Ele não altera quem pode visualizá-lo. - Use o link Pessoas específicas quando precisar controlar o acesso exatamente
Escolha esta opção quando quiser dar acesso a alguns indivíduos nomeados e a mais ninguém. Os destinatários devem fazer login com uma conta Microsoft para abrir o link. Diga aos usuários: Enviei este link apenas para você e mais uma pessoa. Você precisa fazer login com sua conta Microsoft para ver o arquivo. Ninguém mais pode abri-lo. - Use o link Qualquer pessoa apenas para conteúdo público ou não confidencial
O link Qualquer pessoa, também chamado de link convidado, permite que qualquer pessoa com o link visualize ou edite o arquivo sem fazer login. Qualquer pessoa pode encaminhar o link para outros. Use isso apenas para conteúdo seguro para compartilhar publicamente, como um boletim informativo da empresa ou um folheto de evento público. Explique: Este link pode ser compartilhado com qualquer pessoa. Eles não precisam fazer login. Tenha cuidado com quem você dá o link, pois qualquer pessoa que o tiver pode abrir o arquivo. - Defina uma data de expiração para acesso temporário
Ao criar um link, você pode configurá-lo para expirar após um número específico de dias. Após a data de expiração, o link para de funcionar. Use isso para projetos com prazo determinado ou ao compartilhar com parceiros externos. Diga aos usuários: Este link vai parar de funcionar em [data]. Se precisar de acesso depois disso, peça um novo link. - Adicione uma senha para segurança extra
O SharePoint permite definir uma senha que os destinatários devem inserir antes de abrir o link. A senha não é enviada com o link. Você deve fornecê-la separadamente, por exemplo, em uma mensagem de texto ou ligação. Explique: Vou enviar o link em um email e a senha em uma mensagem separada. Você precisa de ambos para abrir o arquivo. - Teste o link antes de enviá-lo
Abra uma janela de navegador privada ou peça a um colega para clicar no link. Verifique se o destinatário consegue acessar o arquivo com o nível de permissão esperado. Testar evita a frustração de um link quebrado ou errado. Diga aos usuários: Testei este link e funciona. Se tiver problemas, me avise.
Erros Comuns ao Compartilhar Links
Enviei um link Qualquer pessoa por acidente e agora qualquer um pode ver o arquivo
Se você criar um link Qualquer pessoa e compartilhá-lo, qualquer pessoa que tiver o link pode abrir o arquivo sem fazer login. Para corrigir isso, vá até o arquivo ou pasta no SharePoint, selecione os três pontos (Mais ações), escolha Gerenciar acesso e remova o link. Em seguida, crie um novo link com o público correto.
O link diz que preciso de permissão, mas já tenho acesso
Isso acontece quando o tipo de link é Pessoas com acesso existente, mas o destinatário não tem permissão real para o arquivo. O link não concede acesso. Para corrigir, altere o tipo de link para Pessoas específicas ou Pessoas na sua organização, ou adicione o destinatário às permissões do site ou pasta diretamente.
O link expirou e não consigo mais abrir o arquivo
Links expirados não podem ser reativados. Você deve pedir ao proprietário do site para criar um novo link com expiração mais longa ou sem expiração. Se você for o proprietário do site, vá até o arquivo, crie um novo link e defina a expiração para uma data futura ou escolha Nunca.
Não consigo lembrar qual tipo de link usei para um arquivo
O SharePoint não mostra o tipo de link depois que você o copia. Para verificar, abra o arquivo, selecione Compartilhar e observe as configurações do link na parte superior da caixa de diálogo de compartilhamento. O tipo de link atual é exibido lá. Você também pode alterá-lo nessa caixa de diálogo.
| Tipo de Link | Quem Pode Usar | Exige Login | Melhor Para |
|---|---|---|---|
| Pessoas na sua organização | Qualquer pessoa na empresa com conta corporativa ou de estudante | Não, se já estiver logado | Colaboração interna |
| Pessoas com acesso existente | Apenas pessoas que já têm permissão | Depende das permissões existentes | Compartilhar link direto sem alterar acesso |
| Pessoas específicas | Apenas as pessoas que você nomear | Sim, conta Microsoft necessária | Compartilhamento controlado e privado |
| Qualquer pessoa (link convidado) | Qualquer pessoa com o link | Não | Conteúdo público ou não confidencial |
Como proprietário do SharePoint, você agora tem um checklist prático para explicar links de compartilhamento a usuários não técnicos. Comece identificando seu público, depois escolha o tipo de link correto na tabela acima. Sempre teste o link antes de enviá-lo. Para controle avançado, explore as políticas de compartilhamento do centro de administração do SharePoint, que permitem restringir tipos de link em todo o locatário. Isso reduz o risco de compartilhamento acidental excessivo e mantém seu conteúdo seguro.