Use Content Types Across Multiple Libraries: Practical Checklist for SharePoint Owners

Como proprietário de um site do SharePoint, você precisa de metadados de documentos consistentes em diferentes bibliotecas. Sem uma estrutura padrão, os usuários inserem valores diferentes em bibliotecas diferentes, tornando a pesquisa e os relatórios não confiáveis. Os tipos de conteúdo resolvem isso definindo um conjunto reutilizável de colunas e modelos. Este artigo fornece um checklist prático para planejar, implantar e gerenciar tipos de conteúdo em várias bibliotecas de um site do SharePoint.

O que são tipos de conteúdo e por que usá-los em várias bibliotecas

Um tipo de conteúdo é um grupo reutilizável de colunas, configurações e modelos que você anexa a um documento ou item de lista. Por exemplo, um tipo de conteúdo Contrato pode incluir colunas para ID do Contrato, Nome do Fornecedor, Data de Início e Data de Expiração. Em vez de criar essas colunas manualmente em cada biblioteca, você define o tipo de conteúdo uma vez na galeria de tipos de conteúdo do site.

Ao adicionar o mesmo tipo de conteúdo a várias bibliotecas, cada biblioteca herda as mesmas colunas e regras de metadados. Isso garante uma entrada de dados consistente em todo o site. Os usuários não precisam lembrar quais colunas existem em cada biblioteca. A pesquisa e os fluxos do Power Automate podem contar com nomes e tipos de colunas idênticos em todos os lugares.

Antes de começar, confirme que você tem pelo menos permissões de Proprietário no conjunto de sites ou no site de hub. Os tipos de conteúdo são gerenciados no nível do site e depois adicionados a bibliotecas individuais. Se você planeja usar tipos de conteúdo em vários conjuntos de sites, considere usar um hub de tipos de conteúdo no SharePoint Server ou no centro de administração do SharePoint para configurações de site de hub. Para a maioria dos sites do SharePoint Online, a galeria de tipos de conteúdo do site é suficiente.

Checklist: Implantar tipos de conteúdo em várias bibliotecas

Siga este checklist em ordem. Cada etapa se baseia na anterior.

1. Planeje sua estrutura de tipos de conteúdo
   Liste os tipos de documento que sua equipe usa. Para cada tipo, defina as colunas necessárias e seus tipos de dados (texto, escolha, data, pessoa, etc.). Decida se deseja um modelo de documento. Por exemplo, um tipo de conteúdo Proposta de Projeto pode precisar de colunas para Nome do Projeto, Orçamento e Status. Mantenha o número de colunas abaixo de 20 para evitar cansaço de rolagem.
2. Abra a galeria de tipos de conteúdo do site
   Vá para Configurações do site > Tipos de conteúdo do site. Se você estiver em um site de equipe moderno ou site de comunicação, vá para Conteúdo do site > Configurações do site > Tipos de conteúdo do site. Como alternativa, use o ícone de engrenagem e selecione Informações do site > Exibir todas as configurações do site > Tipos de conteúdo do site.
3. Crie um novo tipo de conteúdo
   Clique em Criar. Insira um nome, descrição e selecione um tipo de conteúdo pai. Para a maioria dos documentos de negócios, selecione Documento como pai. Clique em OK. O novo tipo de conteúdo aparece na galeria.
4. Adicione colunas ao tipo de conteúdo
   Na página de detalhes do tipo de conteúdo, clique em Adicionar de colunas de site existentes ou Adicionar uma nova coluna. Para cada coluna, defina as configurações obrigatórias, valor padrão e validação, se necessário. Clique em OK. Repita para todas as colunas definidas na etapa 1.
5. Habilite o gerenciamento de tipos de conteúdo em cada biblioteca
   Vá para a primeira biblioteca. Clique no ícone de engrenagem e selecione Configurações da biblioteca. Em Configurações gerais, clique em Configurações avançadas. Defina Permitir gerenciamento de tipos de conteúdo? como Sim. Clique em OK. Repita esta etapa para cada biblioteca que usará o tipo de conteúdo.
6. Adicione o tipo de conteúdo a cada biblioteca
   Na mesma página de configurações da biblioteca, em Tipos de conteúdo, clique em Adicionar de tipos de conteúdo de site existentes. Selecione o tipo de conteúdo que você criou e clique em Adicionar. Clique em OK. O tipo de conteúdo agora aparece na biblioteca. Repita para cada outra biblioteca.
7. Remova tipos de conteúdo padrão indesejados (opcional)
   Se uma biblioteca deve usar apenas seu tipo de conteúdo personalizado, remova o tipo de conteúdo Documento. Nas configurações da biblioteca, clique no nome do tipo de conteúdo e depois em Excluir este tipo de conteúdo. Confirme a exclusão. Isso impede que os usuários criem documentos sem suas colunas personalizadas.
8. Teste o tipo de conteúdo em cada biblioteca
   Em cada biblioteca, clique em Novo e selecione seu tipo de conteúdo. Preencha os metadados e salve. Verifique se todas as colunas aparecem e se o modelo (se houver) abre corretamente. Verifique se a pesquisa encontra os documentos pelas colunas personalizadas.

Erros comuns e limitações ao usar tipos de conteúdo em várias bibliotecas

As colunas do tipo de conteúdo não aparecem na biblioteca

Isso geralmente acontece quando o gerenciamento de tipos de conteúdo não está habilitado na biblioteca. Volte para Configurações da biblioteca > Configurações avançadas e confirme se Permitir gerenciamento de tipos de conteúdo? está definido como Sim. Verifique também se a exibição da biblioteca inclui as colunas. Edite a exibição e adicione as colunas ausentes.

Os usuários ainda podem carregar arquivos sem o tipo de conteúdo

Por padrão, os usuários podem arrastar e soltar arquivos ou usar o botão Carregar. Esses arquivos recebem o tipo de conteúdo padrão (geralmente Documento). Para forçar os usuários a selecionar um tipo de conteúdo, remova o tipo de conteúdo Documento padrão da biblioteca conforme descrito na etapa 7. Como alternativa, defina o tipo de conteúdo padrão como o personalizado em Configurações da biblioteca > Ordem dos tipos de conteúdo.

As alterações em um tipo de conteúdo não são propagadas para as bibliotecas

Ao editar um tipo de conteúdo na galeria de tipos de conteúdo do site, as alterações são aplicadas automaticamente a todas as bibliotecas que usam esse tipo de conteúdo. No entanto, se você alterar uma coluna que já possui dados, os dados existentes permanecem, mas o comportamento da coluna é atualizado. Para forçar uma atualização completa, use PowerShell ou o centro de administração do SharePoint. Na maioria dos casos, a propagação ocorre em minutos.

Tipos de conteúdo não podem ser compartilhados entre conjuntos de sites sem um hub de tipos de conteúdo

Se você precisar do mesmo tipo de conteúdo em vários conjuntos de sites, deve usar um hub de tipos de conteúdo no SharePoint Server ou publicar tipos de conteúdo por meio do centro de administração do SharePoint no SharePoint Online. Para sites de equipe e sites de comunicação padrão, os tipos de conteúdo têm escopo em um único conjunto de sites. Planeje de acordo.

Tipo de conteúdo do site vs. Tipo de conteúdo da biblioteca: principais diferenças

Item	Tipo de Conteúdo do Site	Tipo de Conteúdo da Biblioteca
Onde é definido	Galeria de tipos de conteúdo do site em Configurações do site	Dentro das configurações de uma biblioteca de documentos específica
Reutilização	Pode ser adicionado a várias bibliotecas no mesmo site	Existe apenas nessa biblioteca
Atualizações	As alterações são propagadas para todas as bibliotecas que o usam	As alterações afetam apenas essa biblioteca
Melhor prática	Use para metadados consistentes entre equipes	Use para colunas pontuais necessárias apenas em uma biblioteca

Sempre crie tipos de conteúdo no nível do site se precisar deles em mais de uma biblioteca. Tipos de conteúdo no nível da biblioteca são mais difíceis de gerenciar e não suportam reutilização.

Agora você tem um checklist estruturado para implantar tipos de conteúdo em várias bibliotecas do SharePoint. Comece planejando suas colunas no papel, depois crie o tipo de conteúdo do site, habilite o gerenciamento de tipos de conteúdo em cada biblioteca e adicione o tipo de conteúdo. Remova os tipos de conteúdo padrão para impor seu esquema de metadados. Para cenários avançados, explore o Hub de Tipos de Conteúdo no centro de administração do SharePoint para publicar tipos de conteúdo em conjuntos de sites. Use o Power Automate para enviar alertas quando um documento com um tipo de conteúdo específico for adicionado.