Você precisa de um lugar único para revisar todas as políticas da empresa armazenadas em várias bibliotecas de documentos do SharePoint. Navegar manualmente por cada site é lento e sujeito a erros. As exibições baseadas em pesquisa do SharePoint permitem criar uma lista dinâmica que busca conteúdo de qualquer site com base em palavras-chave ou metadados. Este artigo explica como criar uma exibição baseada em pesquisa para políticas e como configurá-la passo a passo.
Principais Conclusões: Exibição Baseada em Pesquisa para Políticas
- Web Part de Resultados da Pesquisa: Exibe documentos de políticas de todos os sites indexados usando uma consulta personalizada.
- Construtor de consultas no centro de administração do SharePoint: Refina os resultados por tipo de conteúdo, caminho do site ou propriedade gerenciada.
- Web Part de Refinamento: Adiciona filtros por departamento, ano ou status para restringir os resultados.
O que uma Exibição Baseada em Pesquisa Faz e o que Você Precisa Antes de Começar
Uma exibição baseada em pesquisa é uma página que usa a Web Part de Resultados da Pesquisa para mostrar documentos que correspondem a uma consulta específica. Em vez de navegar por cada biblioteca, a exibição agrega documentos de políticas de todos os sites que o SharePoint indexou. A consulta é executada cada vez que a página carrega, então a lista está sempre atualizada.
Antes de criar a exibição, confirme estes pré-requisitos:
- Você tem pelo menos permissão de Contribuição no site onde adicionará a exibição baseada em pesquisa.
- A Pesquisa do SharePoint está habilitada para seu locatário. Ela é habilitada por padrão no Microsoft 365.
- Os documentos de políticas estão armazenados em bibliotecas configuradas para permitir indexação. A maioria das bibliotecas modernas é indexada automaticamente.
- Você sabe qual metadado ou palavra-chave identifica um documento como política. Exemplos: tipo de conteúdo “Documento de Política”, uma propriedade gerenciada específica como “PolicyDepartment” ou uma palavra-chave no título.
Como a Indexação da Pesquisa Funciona para Políticas
O SharePoint rastreia as bibliotecas de documentos e cria um índice de pesquisa. O índice inclui nome do arquivo, título, metadados e conteúdo de texto completo. Ao criar uma exibição baseada em pesquisa, você escreve uma consulta que informa ao SharePoint quais itens indexados mostrar. A consulta pode usar palavras-chave, propriedades gerenciadas ou uma combinação. Para políticas, você normalmente filtra por tipo de conteúdo ou uma coluna personalizada como “Tipo de Documento” definida como “Política”.
Passos para Criar uma Exibição Baseada em Pesquisa para Políticas
Siga estes passos para criar uma exibição baseada em pesquisa que exiba documentos de políticas de todos os sites indexados.
- Identifique o Tipo de Conteúdo ou Metadado da Política
Abra uma biblioteca de documentos que contenha políticas. Verifique os valores das colunas que distinguem políticas de outros documentos. Se você usar um tipo de conteúdo, anote seu nome exatamente como aparece nas configurações da biblioteca. Se usar uma propriedade gerenciada como “PolicyDepartment”, confirme que a propriedade está mapeada e rastreada. Vá para Centro de administração do SharePoint > Pesquisa > Propriedades Gerenciadas para verificar. - Crie uma Nova Página do Site
Navegue até o site onde deseja a exibição baseada em pesquisa. Selecione Páginas > Novo > Página do Site. Dê um nome à página, como “Exibição de Pesquisa de Políticas”. Clique em Criar. - Adicione a Web Part de Resultados da Pesquisa
Na nova página, clique no ícone Editar. Na tela, selecione o sinal de mais para adicionar uma web part. Pesquise por “Resultados da Pesquisa” e selecione-a. A web part mostrará os resultados padrão da pesquisa. - Configure a Consulta
Clique na web part e selecione Editar Web Part. No painel de ferramentas, em Construtor de Consultas, escolha “Mostrar mais”. Defina o texto da Consulta para uma consulta de pesquisa que retorne apenas documentos de políticas. Por exemplo:contenttype:"Documento de Política"
Se você usar uma coluna personalizada, use o nome da propriedade gerenciada. Para uma coluna chamada “TipoDocumento”, a consulta pode ser:TipoDocumento:"Política"
Clique em Testar Consulta para verificar os resultados. Ajuste a consulta até que apenas documentos de políticas apareçam. - Defina a Fonte de Resultados (Opcional)
Se quiser limitar os resultados a um conjunto de sites ou biblioteca específica, clique em “Selecionar uma fonte de resultados”. Escolha “Resultados Locais do SharePoint” ou crie uma fonte de resultados personalizada que restrinja o escopo da pesquisa. Por exemplo, uma fonte de resultados com o filtro de caminhopath:"https://contoso.sharepoint.com/sites/politicas". - Adicione a Web Part de Refinamento para Filtragem
Para permitir que os usuários filtrem por departamento, ano ou outros metadados, adicione uma Web Part de Refinamento. Clique no sinal de mais, pesquise por “Refinamento” e selecione-a. Nas configurações da web part, escolha as propriedades gerenciadas que deseja como filtros. Por exemplo, “PolicyDepartment” e “PolicyYear”. Conecte a Web Part de Refinamento à Web Part de Resultados da Pesquisa selecionando “Conectar Web Parts” no menu da web part. - Defina o Modelo de Exibição do Tipo de Resultado (Opcional)
Para mostrar informações específicas da política, como data de vigência ou responsável, altere o modelo de exibição. Nas configurações da web part de Resultados da Pesquisa, em Modelos de Exibição, selecione “Personalizado” e escolha um modelo que inclua as propriedades gerenciadas desejadas. Se não existir um modelo personalizado, a exibição de lista padrão funciona bem. - Salve e Publique a Página
Clique em Parar Edição e depois em Publicar. A página agora mostra uma lista dinâmica de documentos de políticas de todos os locais indexados. Os usuários podem filtrar pelos refinamentos que você adicionou.
Erros Comuns e Coisas para Evitar
A Consulta de Pesquisa Não Retorna Resultados
Se a exibição baseada em pesquisa não mostrar documentos, a sintaxe da consulta está errada ou o conteúdo não está indexado. Verifique o nome da propriedade gerenciada indo para Centro de administração do SharePoint > Pesquisa > Propriedades Gerenciadas. Use o nome exato. Para uma coluna de site como “Departamento de Política”, a propriedade gerenciada é tipicamente “PolicyDepartment” sem espaços. Execute uma consulta de teste nas configurações da web part para confirmar se os resultados aparecem.
A Web Part de Refinamento Não Filtra
A Web Part de Refinamento deve estar conectada à Web Part de Resultados da Pesquisa. Se a conexão estiver faltando, clique com o botão direito na Web Part de Refinamento, selecione Conexões > Enviar Refinamento para > Resultados da Pesquisa. Verifique também se a propriedade de refinamento é uma propriedade gerenciada com o atributo Refinável definido como Sim.
Resultados Incluem Documentos em Rascunho
Por padrão, os resultados da pesquisa incluem apenas versões principais publicadas. Se políticas em rascunho aparecerem, verifique se as configurações de versão da biblioteca de documentos estão definidas para exigir aprovação para publicação. Rascunhos não são indexados a menos que a configuração da biblioteca “Segurança de item de rascunho” esteja definida como “Qualquer usuário que possa ler itens”.
A Página Carrega Lentamente
Uma exibição baseada em pesquisa com muitos refinamentos ou uma consulta muito ampla pode demorar para carregar. Limite o escopo da consulta adicionando um filtro de caminho do site. Por exemplo, path:"https://contoso.sharepoint.com/sites/politicas". Reduza também o número de refinamentos para três ou quatro.
Exibição Baseada em Pesquisa vs. Exibição Padrão de Biblioteca
| Item | Exibição Baseada em Pesquisa | Exibição Padrão de Biblioteca |
|---|---|---|
| Escopo | Todos os sites indexados ou uma fonte de resultados personalizada | Biblioteca de documentos única |
| Atualização dos dados | Baseada no último rastreamento do índice (quase em tempo real) | Ao vivo, reflete alterações imediatamente |
| Opções de filtragem | Web parts de refinamento usando propriedades gerenciadas | Filtros de coluna e agrupamento |
| Personalização | Sintaxe de consulta, modelos de exibição, fontes de resultados | Classificar, agrupar, filtrar e formatar colunas |
| Desempenho | Depende do tamanho do índice de pesquisa e da complexidade da consulta | Rápido para bibliotecas com menos de 5.000 itens |
Depois de publicar a exibição baseada em pesquisa, teste-a pesquisando por um documento de política específico. Se um documento não aparecer, verifique se os metadados do documento correspondem à consulta. Você também pode adicionar uma segunda Web Part de Resultados da Pesquisa que mostre todo o conteúdo indexado para ajudar a depurar políticas ausentes.
Para ir além, crie uma fonte de resultados que restrinja a pesquisa apenas às bibliotecas de documentos de políticas. Use a fonte de resultados na Web Part de Resultados da Pesquisa para melhorar a precisão. Para filtragem avançada, mapeie colunas de site adicionais como propriedades gerenciadas para que fiquem disponíveis na Web Part de Refinamento.
Por fim, considere adicionar um modelo de exibição personalizado que mostre campos específicos da política, como data de vigência, data de revisão e responsável. Isso oferece aos usuários uma visão completa de cada política sem abrir o documento.