Pesquisa de eDiscovery não encontra arquivos do SharePoint: causa raiz e correção

Ao executar uma pesquisa de eDiscovery no Microsoft Purview, os resultados podem não incluir arquivos do SharePoint que você espera encontrar. Esse problema geralmente ocorre porque o escopo da pesquisa, o status de indexação ou o tipo de conteúdo não estão configurados corretamente. A causa raiz geralmente é uma incompatibilidade entre onde a pesquisa está sendo executada e onde os arquivos estão armazenados, ou os próprios arquivos não estão totalmente indexados. Este artigo explica os motivos técnicos por trás dos resultados ausentes e fornece uma correção passo a passo para garantir que as pesquisas de eDiscovery retornem todos os arquivos relevantes do SharePoint.

Por que as pesquisas de eDiscovery não encontram arquivos do SharePoint

A causa raiz da ausência de arquivos do SharePoint nos resultados da pesquisa de eDiscovery está quase sempre relacionada a uma de três áreas: configuração incorreta do escopo da pesquisa, indexação incompleta ou com falha, ou restrições de tipo de conteúdo. Cada um desses problemas impede que o sistema de eDiscovery localize arquivos que existem na plataforma SharePoint.

Configuração incorreta do escopo da pesquisa

As pesquisas de eDiscovery são delimitadas por local. Se a pesquisa estiver configurada para procurar apenas em sites ou bibliotecas específicos, os arquivos armazenados em outros lugares não aparecerão. Erros comuns incluem selecionar o conjunto de sites errado, omitir um sub-site ou não incluir uma biblioteca de documentos específica. O escopo da pesquisa é definido no portal de conformidade do Microsoft Purview, no caso de eDiscovery.

Indexação incompleta ou com falha

O SharePoint usa um índice de pesquisa para tornar os arquivos detectáveis. Se um arquivo não estiver indexado, o eDiscovery não conseguirá encontrá-lo. A indexação falha por vários motivos: o tipo de arquivo não é suportado, o arquivo está corrompido, o arquivo excede o limite máximo de tamanho (atualmente 150 MB para SharePoint Online) ou o site está configurado para não permitir indexação. Tipos de arquivo não suportados incluem executáveis (.exe), arquivos compactados (.zip, .rar) e certos formatos de imagem (.bmp).

Restrições de tipo de conteúdo

As pesquisas de eDiscovery podem filtrar por tipo de conteúdo ou extensão de arquivo. Se a consulta de pesquisa incluir um filtro que exclua o tipo de arquivo dos arquivos ausentes, esses arquivos não aparecerão. Por exemplo, uma pesquisa que procura apenas arquivos .docx não encontrará arquivos .pdf. A pesquisa padrão de eDiscovery não filtra por tipo de arquivo, mas consultas personalizadas geralmente incluem tais restrições.

Passos para corrigir a pesquisa de eDiscovery que não encontra arquivos do SharePoint

Siga estes passos em ordem para identificar e resolver a causa dos arquivos ausentes. Execute cada passo e teste a pesquisa após cada alteração para isolar o problema.

1. Verifique o escopo da pesquisa de eDiscovery
   Abra o portal de conformidade do Microsoft Purview. Vá para eDiscovery > Casos e abra o caso que contém a pesquisa. Selecione a pesquisa e clique em Editar pesquisa. Na página Locais, confirme se os sites do SharePoint esperados estão listados. Se estiverem faltando, adicione-os clicando em Escolher sites e selecionando os conjuntos de sites corretos. Inclua sub-sites marcando a opção Incluir todos os sub-sites.
2. Verifique o status de indexação do site
   Na central de administração do SharePoint, vá para Mais recursos > Pesquisa > Gerenciar Esquema de Pesquisa. Em Log de Rastreamento, insira a URL do site e clique em Pesquisar. Verifique o status do último rastreamento. Se o status for Falhou ou Pendente, o conteúdo do site não está totalmente indexado. Solicite uma reindexação completa acessando as configurações do conjunto de sites no SharePoint: Configurações do Site > Pesquisa e Disponibilidade Offline > Reindexar site. Clique em Reindexar site e aguarde o próximo ciclo de rastreamento.
3. Confirme se os tipos de arquivo são suportados e indexados
   Na central de administração do SharePoint, vá para Mais recursos > Pesquisa > Gerenciar Esquema de Pesquisa. Em Tipos de Arquivo, revise a lista de extensões de arquivo indexadas. Se os arquivos ausentes usam um tipo de arquivo que não está na lista, adicione-o. Por exemplo, se você precisar pesquisar arquivos .msg, adicione msg à lista. Observe que alguns tipos de arquivo, como .zip, não são suportados para indexação.
4. Revise a consulta de pesquisa em busca de restrições de tipo de conteúdo
   Na pesquisa de eDiscovery, vá para a seção Consulta. Se você usou uma consulta de palavras-chave que inclui um filtro de tipo de arquivo, como filetype:docx, remova esse filtro ou expanda-o para incluir todos os tipos de arquivo. Use filetype: para incluir todos os tipos de arquivo. Como alternativa, deixe o campo de consulta vazio para retornar todos os itens nos locais selecionados.
5. Verifique as políticas de retenção e conformidade
   Se um arquivo estiver sujeito a uma política de retenção que coloca um bloqueio no site, ele pode ser movido para a biblioteca Preservation Hold. Essa biblioteca não é indexada por padrão. No site do SharePoint, vá para Conteúdo do Site > Preservation Hold Library. Se os arquivos ausentes estiverem lá, inclua esta biblioteca no escopo da pesquisa de eDiscovery adicionando o site e selecionando Todas as bibliotecas.

Se os arquivos do SharePoint ainda estiverem ausentes após a correção principal

Mesmo após seguir a correção principal, alguns arquivos podem permanecer não detectados. Os cenários a seguir descrevem causas adicionais e suas soluções.

Arquivos em um sub-site ou hub não incluídos na pesquisa

As pesquisas de eDiscovery não incluem automaticamente todos os sub-sites ou sites de hub. Você deve adicionar cada site explicitamente. Nos locais de pesquisa, clique em Escolher sites e selecione cada conjunto de sites que possa conter arquivos relevantes. Para sites de hub, adicione o próprio site de hub e cada site associado individualmente.

Arquivos criados após o último rastreamento

Se um arquivo foi carregado após o rastreamento mais recente do índice de pesquisa, ele não aparecerá nos resultados da pesquisa. Na central de administração do SharePoint, vá para Mais recursos > Pesquisa > Log de Rastreamento para ver a data do último rastreamento de cada site. Para forçar um rastreamento imediato, vá para as configurações do site e clique em Reindexar site. O rastreamento começará em minutos para sites pequenos.

Arquivos com caracteres não ingleses ou símbolos especiais

A pesquisa do SharePoint tem problemas conhecidos com certos caracteres Unicode. Arquivos nomeados com caracteres fora do intervalo ASCII, como chinês, árabe ou cirílico, podem não ser indexados corretamente. Renomeie o arquivo usando apenas letras inglesas, números e hífens. Em seguida, reindexe o site.

Escopo da pesquisa de eDiscovery vs Status de indexação: diferenças principais

Item	Escopo da Pesquisa	Status de Indexação
Definição	Quais sites e bibliotecas estão incluídos na pesquisa	Se o conteúdo desses sites foi processado e armazenado no índice de pesquisa
Onde verificar	Microsoft Purview > eDiscovery > locais de pesquisa	Central de administração do SharePoint > Pesquisa > Log de Rastreamento
Problema comum	Sites ou bibliotecas ausentes na lista de locais	Rastreamento com falha ou pendente para o site
Correção	Adicionar ou editar a seleção de locais	Solicitar uma reindexação completa do site

Agora você pode identificar por que as pesquisas de eDiscovery não encontram arquivos do SharePoint e aplicar a correção adequada. Comece verificando o escopo da pesquisa no Microsoft Purview, depois confirme o status de indexação na central de administração do SharePoint. Para problemas persistentes, revise o suporte a tipos de arquivo e considere renomear arquivos com caracteres especiais. Uma dica avançada é criar uma propriedade gerenciada personalizada no esquema de pesquisa para campos de metadados que não são indexados por padrão, como colunas personalizadas em bibliotecas de documentos.