Você precisa armazenar recibos de despesas digitalmente para acessá-los de qualquer dispositivo e compartilhá-los com sua equipe financeira. O OneDrive for Business inclui um scanner integrado em seu aplicativo móvel que captura recibos e os salva diretamente no armazenamento em nuvem. Este artigo explica como usar o scanner móvel do OneDrive no iOS e Android, como organizar recibos digitalizados automaticamente e o que fazer quando a qualidade da digitalização está baixa.
Principais conclusões: Digitalizar recibos com o OneDrive for Business
- Aplicativo móvel OneDrive > Ícone da câmera > Digitalizar: O scanner integrado captura recibos, corta bordas e melhora o contraste automaticamente.
- Configurações do OneDrive > Upload da câmera > Digitalização automática: Ativa a digitalização automática ao tirar uma foto de um recibo usando a câmera do OneDrive.
- Saída em PDF ou JPG: Cada digitalização é salva como PDF por padrão; você pode alterar para JPG nas configurações do scanner antes de salvar.
Como a digitalização do OneDrive funciona para recibos
O aplicativo móvel do OneDrive para iOS e Android inclui um scanner de documentos que detecta as bordas de um recibo, endireita a imagem e aumenta o contraste para que o texto fique legível. O scanner não usa reconhecimento óptico de caracteres para extrair texto do recibo; ele apenas cria um arquivo de imagem limpo. Após a digitalização, o arquivo é salvo em uma pasta escolhida dentro do OneDrive. Você deve ter o aplicativo OneDrive for Business instalado no seu telefone e estar conectado com sua conta corporativa ou de estudante. Nenhum software adicional ou hardware de scanner é necessário.
Passos para digitalizar um recibo usando o OneDrive for Business
Siga estes passos para digitalizar um recibo físico e salvá-lo diretamente no OneDrive for Business.
- Abra o aplicativo móvel do OneDrive
Toque no ícone do OneDrive no seu telefone. Certifique-se de estar conectado com sua conta corporativa ou de estudante. Se você vir uma conta pessoal da Microsoft, mude para a conta corporativa tocando na sua foto de perfil e selecionando a conta correta. - Toque no ícone da câmera
Na parte inferior da tela, toque no ícone da câmera. No iOS, ele está ao lado da barra de pesquisa; no Android, está na barra de ferramentas inferior. Isso abre o visor da câmera do OneDrive. - Toque no botão Digitalizar
Na parte inferior do visor, toque em Digitalizar. O visor muda para o modo de digitalização de documentos. Uma borda amarela aparece ao redor do recibo quando o aplicativo detecta suas bordas. - Posicione o recibo dentro do quadro
Coloque o recibo em uma superfície plana e escura com boa iluminação. Segure o telefone diretamente acima do recibo. O aplicativo captura automaticamente quando o recibo está em foco. Se não capturar automaticamente, toque no botão do obturador no centro inferior. - Ajuste os limites da digitalização
Após a captura, o aplicativo mostra a imagem digitalizada com alças azuis nos cantos. Arraste cada alça para incluir apenas a área do recibo. Toque em Concluído no canto superior direito. - Escolha o formato de saída
Toque no botão de formato na parte superior da tela. O padrão é PDF. Para salvar como JPG, toque em JPG. PDF é recomendado para recibos porque preserva o layout e é mais fácil de anexar a relatórios de despesas. - Toque em Salvar
Toque no botão Salvar no canto superior direito. Um seletor de pastas abre mostrando suas pastas do OneDrive. - Selecione uma pasta de destino
Navegue até a pasta onde deseja armazenar o recibo. Por exemplo, toque em Documentos > Despesas. Se a pasta não existir, toque no ícone de pasta com um sinal de mais para criar uma nova pasta. - Renomeie o arquivo (opcional)
Antes do salvamento final, o aplicativo mostra um campo de nome de arquivo. Toque nele e digite um nome descritivo como “Materiais de escritório 2025-03-15.pdf”. Toque em Salvar para finalizar.
Como organizar recibos digitalizados automaticamente
Mover manualmente cada recibo para a pasta correta leva tempo. Use estes métodos para automatizar a organização.
Crie uma estrutura de pastas para recibos
No OneDrive, crie uma pasta de nível superior chamada Recibos. Dentro dela, crie subpastas por ano ou por mês. Exemplo: Recibos > 2025 > Março. Ao digitalizar um recibo, salve-o diretamente na pasta do mês. Isso mantém os arquivos organizados sem renomear.
Use o Upload da câmera do OneDrive com digitalização automática
Ative a digitalização automática para que toda foto de recibo tirada com a câmera do OneDrive seja digitalizada automaticamente. Vá para Configurações do OneDrive > Upload da câmera > Digitalização automática e ative a opção. Depois disso, ao tocar no ícone da câmera e tirar uma foto de um recibo, o aplicativo o digitaliza sem exigir que você toque no botão Digitalizar. O arquivo é salvo na pasta Camera Roll no OneDrive. Você deve movê-lo para sua pasta de recibos depois.
Renomeie arquivos com um padrão consistente
Use um padrão de nomenclatura que inclua o nome do fornecedor, data e valor. Exemplo: Staples_2025-03-15_42.99.pdf. Isso torna os recibos pesquisáveis pelo nome do arquivo no OneDrive. Não use caracteres especiais como / ou : em nomes de arquivo, pois o Windows e o OneDrive os rejeitam.
Problemas comuns ao digitalizar recibos
Digitalização borrada ou ilegível
Uma digitalização borrada acontece quando o recibo se move durante a captura ou a iluminação está baixa. Coloque o recibo em uma superfície plana e segure o telefone firme. Use uma luminária de mesa para clarear a área. Se o recibo estiver amassado, alise-o sob um livro por 30 segundos antes de digitalizar.
OneDrive não detecta as bordas do recibo
A detecção de bordas funciona melhor quando o recibo está em um fundo escuro. Coloque o recibo em um tapete de mesa preto ou em uma pasta escura. Se o aplicativo ainda não detectar bordas, toque no botão de captura manual e ajuste os cantos arrastando as alças azuis após a captura.
Digitalização salva na conta errada
Se você tiver tanto um OneDrive pessoal quanto uma conta do OneDrive for Business no mesmo telefone, o scanner salva na conta que está ativa no momento. Antes de digitalizar, toque na sua foto de perfil e verifique o nome da conta. Se mostrar seu e-mail pessoal, toque em Adicionar conta e faça login com suas credenciais corporativas ou de estudante.
Arquivo digitalizado muito grande para enviar por e-mail
Um PDF de recibo único geralmente tem menos de 1 MB. Se o arquivo for maior que 5 MB, a resolução de digitalização pode estar muito alta. Nas configurações do scanner, toque no ícone de engrenagem e defina Resolução como Padrão (200 DPI). Isso reduz o tamanho do arquivo mantendo o texto legível.
Digitalização do OneDrive vs aplicativos de scanner de recibos de terceiros
| Item | Digitalização do OneDrive for Business | Aplicativos de scanner de terceiros |
|---|---|---|
| Custo | Grátis com assinatura do OneDrive for Business | Grátis com anúncios ou assinatura paga |
| Extração de texto OCR | Não disponível | Disponível em aplicativos como Adobe Scan e Microsoft Lens |
| Salvamento automático na nuvem | Salva diretamente no OneDrive | Salva no dispositivo; upload manual necessário |
| Opções de formato de arquivo | PDF ou JPG | PDF, JPG, TIFF e arquivos de texto |
| Integração com relatórios de despesas | Upload manual para o sistema de despesas | Exportação direta para alguns aplicativos de despesas |
Use a digitalização do OneDrive quando precisar de uma maneira rápida e gratuita de armazenar recibos no armazenamento em nuvem do trabalho. Use um aplicativo de terceiros se precisar de pesquisa de texto dentro dos recibos ou exportação direta para software de relatórios de despesas.
Conclusão
Agora você pode digitalizar recibos de papel diretamente no OneDrive for Business usando o scanner integrado do aplicativo móvel. O processo leva menos de 30 segundos por recibo e salva o arquivo como PDF ou JPG na pasta escolhida. Para manter os recibos organizados, crie uma estrutura de pastas por ano e mês e renomeie cada arquivo com o fornecedor e a data. Para um fluxo de trabalho avançado, ative a digitalização automática em Configurações do OneDrive > Upload da câmera > Digitalização automática para que as fotos de recibos sejam digitalizadas sem toques extras.