Você revisa um documento no modo Layout de Impressão com Controlar Alterações ativado. O documento mostra inserções sublinhadas em vermelho e exclusões tachadas. Mas ao abrir a visualização de impressão ou exportar para PDF, as mesmas alterações aparecem formatadas de forma diferente — algumas marcas desaparecem, as cores mudam ou o layout se altera completamente. Essa incompatibilidade ocorre porque o Word usa dois mecanismos de renderização separados: um para edição na tela e outro para a visualização de impressão e saída final. Este artigo explica por que essas visualizações diferem, como o Word lida com Controlar Alterações em cada contexto e como fazer a visualização corresponder à exibição.
Principais conclusões: Exibição de Controlar Alterações vs Visualização de Layout de Impressão
- Arquivo > Opções > Exibir > Opções de impressão > Imprimir o que é mostrado na tela: Força a visualização de impressão a usar as mesmas configurações de exibição de marcação da sua visualização de edição.
- Revisão > Controlar Alterações > Mostrar Marcação > Balões vs Em Linha: Controla se as alterações aparecem em balões na margem ou diretamente no texto, e essa configuração afeta a saída de impressão de forma diferente.
- Arquivo > Imprimir > Configurações > Imprimir Todas as Páginas > Imprimir Marcação: Uma caixa de seleção que, quando desmarcada, remove todas as marcas de Controlar Alterações do documento impresso.
Por que o Layout de Impressão e a Visualização de Impressão usam mecanismos de renderização diferentes
O modo Layout de Impressão do Word é projetado para edição em tempo real. Ele usa um mecanismo de renderização simplificado que prioriza velocidade e interatividade. Esse mecanismo aplica a formatação de Controlar Alterações — como sublinhados vermelhos, tachados e balões — com base nas configurações de exibição atuais na guia Revisão. No entanto, a visualização de impressão e a saída de impressão final usam um mecanismo de renderização separado e de resolução total. Esse mecanismo paginação o documento exatamente como uma impressora faria, aplicando um conjunto diferente de regras para como a marcação aparece.
A principal diferença está na opção Imprimir o que é mostrado na tela, localizada em Arquivo > Opções > Exibir > Opções de impressão. Por padrão, essa opção está desmarcada. Quando desmarcada, o Word ignora as configurações de exibição de Controlar Alterações na tela e usa seus próprios padrões específicos de impressão. Isso pode fazer com que alterações mostradas como balões na tela apareçam em linha na visualização, ou vice-versa. As cores escolhidas para texto inserido ou excluído também podem ser redefinidas para o vermelho e azul padrão, em vez de suas cores personalizadas.
Outro fator é o submenu Mostrar Marcação na guia Revisão. A configuração de como comentários e alterações de formatação aparecem — em balões ou em linha — afeta diretamente a visualização de impressão. O mecanismo de impressão do Word trata os balões de forma diferente da marcação em linha porque os balões exigem espaço extra na margem. Se a margem for muito estreita, o mecanismo de impressão pode colapsar os balões em marcas em linha, alterando o layout.
Como o mecanismo de impressão lida com a marcação de Controlar Alterações
Quando você envia um documento para impressão, o Word cria uma imagem de impressão temporária. Durante esse processo, o mecanismo de impressão avalia cada alteração controlada e decide como representá-la com base em três fatores:
- A configuração Imprimir o que é mostrado na tela em Arquivo > Opções > Exibir.
- A caixa de seleção Imprimir Marcação na caixa de diálogo Imprimir (Arquivo > Imprimir > Configurações).
- A configuração Balões vs Em Linha em Revisão > Mostrar Marcação.
Se alguma dessas configurações diferir entre sua visualização de edição e a visualização de impressão, a aparência de Controlar Alterações será diferente. Por exemplo, se você tiver balões ativados na tela, mas o mecanismo de impressão decidir que não há espaço suficiente na margem, ele reverterá para marcações em linha. Isso pode fazer com que exclusões que apareciam como texto tachado em vermelho na tela se tornem texto tachado em vermelho na visualização de impressão, mas inserções que apareciam como texto sublinhado em balões podem se tornar texto sublinhado diretamente no corpo.
Etapas para fazer a visualização de impressão corresponder à exibição na tela
Para resolver a incompatibilidade, você precisa alinhar as configurações de impressão com suas preferências de exibição. Siga estas etapas em ordem.
- Ativar Imprimir o que é mostrado na tela
Abra seu documento. Vá para Arquivo > Opções > Exibir. Na seção Opções de impressão, marque a caixa Imprimir o que é mostrado na tela. Clique em OK. Isso força o mecanismo de impressão a usar as mesmas configurações de exibição de Controlar Alterações que você vê no modo Layout de Impressão. - Verificar a configuração Imprimir Marcação
Pressione Ctrl+P para abrir a caixa de diálogo Imprimir. Em Configurações, clique em Imprimir Todas as Páginas. Na lista suspensa, certifique-se de que Imprimir Marcação esteja marcado. Se estiver desmarcado, o Word imprimirá o documento como se todas as alterações fossem aceitas, removendo toda a marcação da saída. - Definir Balões de acordo com sua preferência
Vá para Revisão > Controlar Alterações > Mostrar Marcação. Aponte para Balões e escolha Mostrar Todas as Revisões em Linha ou Mostrar Apenas Comentários e Formatação em Balões. A opção em linha coloca todas as inserções e exclusões diretamente no texto. A opção de balão coloca comentários e alterações de formatação na margem. Escolha a mesma configuração desejada para impressão. - Ajustar a largura da margem para balões
Se você usar balões, certifique-se de que as margens do documento sejam largas o suficiente. Vá para Layout > Margens > Margens Personalizadas. Defina as margens Esquerda e Direita para pelo menos 2,54 cm. Margens estreitas fazem com que o mecanismo de impressão converta balões em marcas em linha. - Visualizar antes de imprimir
Pressione Ctrl+P. Observe o painel de visualização no lado direito da caixa de diálogo Imprimir. Percorra várias páginas. Verifique se a formatação de Controlar Alterações corresponde ao que você vê no modo Layout de Impressão. Se não corresponder, repita as etapas 1 a 4.
Se a visualização de Controlar Alterações ainda diferir após a correção principal
As cores de Controlar Alterações mudam na visualização de impressão
O Word atribui cores padrão a cada revisor: Autor 1 recebe vermelho, Autor 2 recebe azul e assim por diante. O mecanismo de impressão pode redefinir essas cores para os padrões se você as personalizou. Para manter cores personalizadas, vá para Revisão > Controlar Alterações > Opções de Controlar Alterações (a pequena seta no canto inferior direito do grupo Controlar Alterações) > Opções Avançadas. Em Cor, escolha Por autor ou uma cor específica. Em seguida, ative Imprimir o que é mostrado na tela conforme descrito na etapa 1 acima.
Balões aparecem na impressão, mas não na tela
Isso acontece quando sua exibição na tela está configurada para em linha, mas o mecanismo de impressão muda para balões. Verifique a configuração Balões em Revisão > Mostrar Marcação. Defina como Mostrar Todas as Revisões em Linha. Em seguida, verifique se a opção Imprimir o que é mostrado na tela está marcada. Se o problema persistir, feche e reabra o documento para atualizar o cache de impressão.
Texto excluído desaparece na visualização de impressão
Se o texto excluído não estiver visível na visualização de impressão, a caixa de seleção Imprimir Marcação provavelmente está desmarcada. Vá para Arquivo > Imprimir e marque Imprimir Marcação em Imprimir Todas as Páginas. Confirme também se a opção Mostrar Todas as Revisões em Linha está selecionada em Revisão > Mostrar Marcação > Balões. O modo em linha mostra texto excluído com formatação tachada; o modo de balão mostra em um balão de comentário.
Exibição de Controlar Alterações vs Layout de Impressão: Principais diferenças
| Item | Exibição na Tela (Layout de Impressão) | Visualização de Impressão / Saída Impressa |
|---|---|---|
| Mecanismo de renderização | Mecanismo simplificado e interativo | Mecanismo de impressão de resolução total |
| Comportamento dos balões | Usa a largura da margem conforme definido no layout | Pode colapsar balões se as margens forem inferiores a 2,54 cm |
| Atribuição de cores | Respeita as cores personalizadas do autor | Usa as cores padrão do Word, a menos que Imprimir o que é mostrado na tela esteja ativado |
| Visibilidade da marcação | Controlada por Revisão > Mostrar Marcação | Controlada pela caixa de seleção Imprimir Marcação e pela opção Imprimir o que é mostrado na tela |
| Reorganização do layout | Reorganização dinâmica durante a edição | Paginação fixa com base no tamanho do papel e nas margens |
A causa principal da incompatibilidade é a opção Imprimir o que é mostrado na tela estar desabilitada. A causa secundária é a configuração Balões diferir entre a tela e o mecanismo de impressão. Ao ativar a opção de correspondência de exibição e alinhar a preferência de balões, você pode obter uma visualização consistente.
Agora você pode revisar um documento no modo Layout de Impressão e confiar que a visualização de impressão será idêntica. Em seguida, experimente usar o recurso Comparar Documentos em Revisão > Comparar para mesclar alterações de duas versões antes de imprimir. Uma dica avançada: se você imprime regularmente documentos com Controlar Alterações, salve uma macro que defina Imprimir o que é mostrado na tela como verdadeiro e aplique sua configuração de balões preferida com um clique.