Como Definir a Cor de Revisão do Word por Usuário com Substituição de Propriedade do Documento

Você quer que cada colaborador que edita um documento do Word veja suas alterações controladas em uma cor específica, mas o Word atribui cores automaticamente com base no nome do autor. Por padrão, o Word usa o nome de usuário armazenado nas Opções do Word para atribuir uma cor única de uma paleta fixa. Este artigo explica como substituir esse comportamento usando o recurso de Substituição de Propriedade do Documento, para que você possa forçar uma cor de revisão específica para cada usuário.

Como o Word Atribui Cores de Revisão por Padrão

Quando você ativa o Controlar Alterações no Word, as inserções e exclusões de cada editor aparecem em uma cor diferente. O Word usa o nome do autor armazenado em Arquivo > Opções > Geral > Personalizar sua cópia do Microsoft Office. Se dois usuários tiverem o mesmo nome, o Word atribui a eles a mesma cor. O Word tem uma paleta predefinida de oito cores. Após o oitavo autor único, as cores se repetem. Esse comportamento padrão funciona para equipes pequenas, mas se torna confuso quando muitas pessoas editam o mesmo documento.

O recurso de Substituição de Propriedade do Documento permite ignorar essa atribuição automática de cores. Você adiciona uma propriedade personalizada ao documento que mapeia um nome de usuário específico para uma cor específica. Quando esse usuário abre o documento e faz alterações controladas, o Word usa a cor que você especificou em vez da cor da paleta padrão. Esse recurso está disponível no Word 2016 e versões posteriores para Windows e Mac.

Pré-requisitos para Usar a Substituição de Propriedade do Documento

Antes de começar, confirme o seguinte:

• O documento está salvo no formato .docx. A substituição não funciona com arquivos .doc ou .dotm.
• Você tem o nome de usuário exato como aparece no campo de autor do documento. Para verificar, vá em Arquivo > Informações e veja em Pessoas Relacionadas.
• Você conhece o código de cor hexadecimal para a cor de revisão desejada. Use um valor hexadecimal padrão de seis dígitos como FF0000 para vermelho ou 00FF00 para verde. Não inclua o símbolo #.
• Você tem acesso de gravação às propriedades do documento. Em um ambiente compartilhado, você pode precisar de permissões de proprietário.

Passos para Definir uma Cor de Revisão Personalizada para um Usuário Específico

Siga estas instruções para adicionar uma Substituição de Propriedade do Documento que force uma cor de revisão específica para um usuário. Repita o processo para cada usuário adicional que você deseja personalizar.

1. Abra a Caixa de Diálogo Propriedades do Documento
   Clique em Arquivo > Informações. No painel direito, clique em Propriedades e selecione Propriedades Avançadas no menu suspenso. A caixa de diálogo intitulada “Propriedades de nome_do_documento” é aberta.
2. Vá para a Guia Personalizado
   Na caixa de diálogo Propriedades, clique na guia Personalizado. Você verá uma lista de propriedades personalizadas existentes, se alguma tiver sido adicionada anteriormente.
3. Insira o Nome da Propriedade
   No campo Nome, digite RevisionColor. A ortografia e capitalização devem corresponder exatamente. O Word reconhece esse nome de propriedade específico para aplicar a substituição de cor.
4. Selecione o Tipo
   No menu suspenso Tipo, escolha Texto. O valor que você inserir na próxima etapa deve ser uma string de texto simples.
5. Insira o Nome do Usuário e o Valor da Cor
   No campo Valor, digite o nome do usuário seguido por dois pontos e o código de cor hexadecimal de seis dígitos. Por exemplo, para atribuir vermelho ao usuário “JoaoSilva”, digite JoaoSilva:FF0000. Não use espaços ao redor dos dois pontos. O código hexadecimal deve ter seis caracteres: letras A-F e dígitos 0-9.
6. Adicione a Propriedade
   Clique no botão Adicionar. A propriedade aparece na lista na parte inferior da caixa de diálogo. Verifique se o nome é RevisionColor e o valor mostra o nome do usuário e o código de cor.
7. Salve e Feche a Caixa de Diálogo
   Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Propriedades. Em seguida, salve o documento pressionando Ctrl+S ou clicando no ícone Salvar.

Na próxima vez que o usuário especificado abrir o documento e fizer alterações controladas, o Word usará a cor que você atribuiu. A substituição se aplica a todas as novas revisões feitas por esse usuário a partir desse ponto. As alterações controladas existentes mantêm sua cor original.

Definindo Cores para Vários Usuários

Para definir cores para vários usuários, adicione uma propriedade RevisionColor por usuário. Cada propriedade deve ter um nome único. O Word não permite nomes de propriedade duplicados. Use uma convenção de nomenclatura como RevisionColor1, RevisionColor2 e assim por diante. O formato do valor permanece o mesmo: NomeUsuario:CorHex. O Word lê todas as propriedades que começam com “RevisionColor” e as aplica na ordem em que aparecem.

Se a Substituição da Cor de Revisão Não Funcionar

A Cor de Revisão Não Muda Após Adicionar a Propriedade

A causa mais comum é uma incompatibilidade no nome do usuário. O nome do usuário nas propriedades do documento deve corresponder exatamente ao nome do autor armazenado nas Opções do Word. Para verificar o nome do autor atual, vá em Arquivo > Opções > Geral e procure o campo Nome de usuário. Verifique também se o documento está salvo como um arquivo .docx. Se o arquivo estiver no modo de compatibilidade (.doc), a substituição é ignorada.

A Propriedade RevisionColor Não Aparece na Lista de Propriedades Personalizadas

Isso acontece quando você esquece de clicar no botão Adicionar após inserir o valor. Apenas inserir o valor não salva a propriedade. Clique em Adicionar e depois em OK. Se a propriedade ainda não aparecer, feche o documento e reabra-o. Em seguida, verifique as propriedades personalizadas novamente.

A Cor Atribuída a um Usuário Muda Após Outro Usuário Editar

Isso ocorre quando duas propriedades RevisionColor têm o mesmo nome de usuário, mas valores de cor diferentes. O Word usa a primeira propriedade correspondente que encontra. Exclua a propriedade duplicada e mantenha apenas uma entrada por usuário. Para excluir uma propriedade personalizada, abra a guia Personalizado, selecione a propriedade na lista e clique em Excluir.

Item	Atribuição de Cor Padrão	Substituição de Propriedade do Documento
Fonte da cor	Paleta interna de oito cores do Word	Código de cor hexadecimal definido pelo usuário
Identificação do usuário	Nome do autor das Opções do Word	String exata do nome do usuário no valor da propriedade
Persistência da cor	Muda quando um novo autor com o mesmo nome aparece	Fixa até que a propriedade seja editada ou excluída
Formato de arquivo necessário	Qualquer formato do Word	Apenas .docx
Esforço de configuração	Nenhum	Uma propriedade personalizada por usuário

Agora você pode forçar uma cor de revisão específica para cada usuário adicionando uma Substituição de Propriedade do Documento ao arquivo .docx. Para verificar se a substituição funciona, peça ao usuário para fazer uma alteração controlada e confirme se a cor corresponde ao código hexadecimal inserido. Para controle avançado, considere usar uma macro para automatizar a adição de propriedades RevisionColor para todos os editores de uma só vez. Essa abordagem economiza tempo ao gerenciar documentos grandes com muitos colaboradores.