A pesquisa do SharePoint depende do índice de pesquisa para retornar arquivos nos resultados. Se um arquivo não estiver indexado, os usuários não conseguem encontrá-lo mesmo tendo permissão de acesso. Este artigo explica por que arquivos falham na indexação e fornece um checklist passo a passo para verificar o status de indexação. Você aprenderá a verificar logs de rastreamento, configurações do site e propriedades do arquivo para confirmar se seu conteúdo aparece na pesquisa.
Principais Conclusões: Verificar Status de Indexação de Arquivo do SharePoint
- Central de administração do SharePoint > Pesquisa > Log de rastreamento: Mostra se um arquivo foi indexado com sucesso ou excluído devido a erros.
- Configurações de pesquisa no nível do conjunto de sites: Controla se o conteúdo é incluído ou excluído dos resultados da pesquisa.
- Propriedades e permissões no nível do arquivo: Tipos de arquivo bloqueados, status de check-out e permissões quebradas impedem a indexação.
Por que Arquivos do SharePoint Falham na Indexação
O SharePoint usa um componente de rastreamento para examinar o conteúdo e adicioná-lo ao índice de pesquisa. O processo de rastreamento respeita várias regras que podem excluir um arquivo. Entender essas regras ajuda a diagnosticar por que um arquivo está ausente nos resultados da pesquisa.
Tipos de Arquivo Bloqueados
O SharePoint não indexa certas extensões de arquivo por padrão. A lista de tipos de arquivo bloqueados inclui arquivos executáveis, scripts e alguns formatos de mídia. Mesmo que você faça upload de um arquivo com extensão bloqueada, ele será armazenado na biblioteca, mas nunca adicionado ao índice de pesquisa.
Status de Check-Out
Quando um arquivo está com check-out feito para um usuário, a versão atual no servidor é a última versão salva. Se o arquivo nunca foi publicado após o check-out, o componente de rastreamento pode pular a indexação da versão de rascunho. Apenas versões principais publicadas são indexadas por padrão.
Herança de Permissões
A pesquisa do SharePoint respeita permissões no nível do item. Se um arquivo tem permissões exclusivas que restringem o acesso a um grupo pequeno, o índice de pesquisa ainda inclui o arquivo. No entanto, se o arquivo estiver em um local onde a conta de rastreamento não tem acesso, ele não será indexado. A herança de permissões quebrada na biblioteca de documentos ou no site também pode bloquear a indexação.
Exclusões de Rastreamento no Nível do Site
Os proprietários do site podem excluir bibliotecas ou listas inteiras dos resultados da pesquisa. Se uma biblioteca tiver a pesquisa desabilitada, nenhum arquivo dentro dela aparecerá nos resultados, independentemente do conteúdo.
Checklist: Verificar Status de Indexação de um Único Arquivo
Use este checklist para determinar se um arquivo específico está indexado. Cada etapa aborda uma causa comum de arquivos ausentes.
- Verifique a extensão do arquivo na lista de tipos bloqueados
Abra a Central de administração do SharePoint > Pesquisa > Tipos de arquivo bloqueados. Compare a extensão do seu arquivo com a lista. Se a extensão aparecer, o arquivo nunca será indexado. Renomeie o arquivo para uma extensão permitida ou armazene um formato diferente. - Confirme que o arquivo foi publicado como versão principal
Na biblioteca de documentos, selecione o arquivo e abra o histórico de versões. Se o arquivo estiver com check-out e nunca foi publicado, o rastreamento o ignorará. Faça check-in do arquivo e publique uma versão principal. Aguarde o próximo ciclo de rastreamento ou solicite um novo rastreamento. - Verifique as configurações de pesquisa da biblioteca
Navegue até as configurações da biblioteca de documentos. Em Configurações gerais, selecione Pesquisa. Certifique-se de que a opção Permitir que itens desta biblioteca de documentos apareçam nos resultados da pesquisa esteja definida como Sim. Se estiver Não, altere para Sim e faça um novo rastreamento do site. - Revise as configurações de pesquisa do conjunto de sites
Vá para Configurações do site > Pesquisa e disponibilidade offline. Confirme que a opção Permitir índices neste site está habilitada. Se estiver desabilitada, o site inteiro não será indexado. - Inspecione o log de rastreamento para a URL do arquivo
Na Central de administração do SharePoint, vá para Pesquisa > Log de rastreamento. Insira a URL completa do arquivo. O log mostra o status do rastreamento: Sucesso, Erro ou Excluído. Se o status for Excluído, o log fornece um motivo, como tipo de arquivo bloqueado ou exceção de segurança. - Teste a pesquisa com o título do arquivo
Realize uma pesquisa no site do SharePoint usando um termo único do título ou conteúdo do arquivo. Se o arquivo não aparecer, repita as etapas anteriores. Se aparecer, o arquivo está indexado.
Problemas Comuns Após Verificar o Status de Indexação
Arquivo está completamente ausente do log de rastreamento
Se o log de rastreamento não mostrar nenhuma entrada para o arquivo, o componente de rastreamento não processou a biblioteca. Isso geralmente acontece quando a biblioteca está excluída do rastreamento no nível do aplicativo web. Entre em contato com o administrador do farm do SharePoint para verificar se a fonte de conteúdo do aplicativo web inclui o conjunto de sites.
Arquivo aparece como rastreado, mas não nos resultados da pesquisa
Um arquivo pode ser rastreado e indexado, mas ainda não aparecer nos resultados da pesquisa devido ao corte de segurança. Se um usuário não tiver pelo menos permissão de Leitura no arquivo, o mecanismo de pesquisa o oculta dos resultados desse usuário. Verifique as permissões exclusivas do arquivo. Restaure a herança de permissões ou conceda ao usuário acesso de Leitura.
Arquivo está indexado, mas conteúdo desatualizado aparece
O SharePoint rastreia o conteúdo em um cronograma. Se você atualizou um arquivo recentemente, a versão antiga ainda pode estar no índice. Solicite um novo rastreamento incremental da biblioteca. Na Central de administração do SharePoint, vá para Pesquisa > Fontes de conteúdo, selecione a fonte de conteúdo que inclui o site e escolha Iniciar rastreamento completo.
Arquivo Indexado vs. Não Indexado: Principais Diferenças
| Item | Arquivo Indexado | Arquivo Não Indexado |
|---|---|---|
| Descoberta por pesquisa | Aparece nos resultados da pesquisa | Não aparece nos resultados da pesquisa |
| Requisitos de permissão | Usuário precisa de permissão de Leitura para vê-lo nos resultados | Usuário não consegue encontrá-lo mesmo com Controle Total |
| Restrições de extensão de arquivo | Extensão não está na lista de tipos bloqueados | Extensão está na lista de tipos bloqueados |
| Versão necessária | Existe versão principal publicada | Arquivo está com check-out ou existem apenas versões de rascunho |
| Configuração de pesquisa da biblioteca | Definida para permitir itens nos resultados da pesquisa | Definida para excluir itens dos resultados da pesquisa |
Use este checklist para confirmar o status de indexação de qualquer arquivo no SharePoint. Verifique a lista de tipos de arquivo bloqueados, o status da versão, as configurações de pesquisa da biblioteca e o log de rastreamento. Se um arquivo ainda não aparecer, solicite um rastreamento completo da fonte de conteúdo. Para monitoramento contínuo, configure uma tarefa recorrente para revisar os logs de rastreamento em busca de erros toda semana.