Criar um Modelo de Página do SharePoint para Departamentos: Checklist Prático para Proprietários

Como proprietário do SharePoint, você precisa de um layout consistente para as páginas dos departamentos. Sem um modelo, cada equipe cria páginas de forma diferente, gerando uma intranet bagunçada e confundindo os visitantes. Este artigo explica como criar um modelo de página reutilizável para departamentos. Você terá um checklist prático para seguir do início ao fim.

O que um modelo de página departamental faz e por que você precisa de um

Um modelo de página departamental é um layout de página pré-construído que inclui web parts, seções e formatação padrão. Quando um proprietário de departamento cria uma nova página, ele escolhe o modelo em vez de começar de uma página em branco. O modelo garante que todas as páginas dos departamentos tenham o mesmo cabeçalho, elementos de navegação, web parts principais e identidade visual.

O modelo armazena a estrutura da página, mas não o conteúdo. Cada departamento preenche seu próprio texto, links e arquivos. Isso dá a você controle sobre o layout enquanto permite que cada equipe gerencie suas próprias informações.

Antes de criar um modelo, você precisa do seguinte:

• Um site de comunicação do SharePoint ou site de equipe onde você seja proprietário do site ou membro do grupo Proprietários do Site.
• Acesso à biblioteca de Páginas do Site.
• Uma ideia clara das web parts que cada departamento precisa. Web parts comuns incluem Notícias, Eventos, Links Rápidos, Biblioteca de Documentos e Texto.

Os modelos de página do SharePoint são específicos do site. Se você quiser o mesmo modelo em vários sites, deve copiar o arquivo do modelo para cada site ou usar um script de design de site. Este artigo aborda o processo manual para um único site.

Etapas para criar um modelo de página do SharePoint para departamentos

Siga estas etapas para criar um modelo que seus proprietários de departamento possam usar. O processo funciona da mesma forma no SharePoint Online e no SharePoint Server Subscription Edition.

1. Crie uma página de exemplo do departamento
   Acesse seu site do SharePoint. Selecione Novo > Página. Escolha um layout em branco. Dê à página um nome como “Modelo de Exemplo do Departamento”. Adicione as web parts que você deseja que toda página de departamento tenha. Por exemplo, adicione uma web part Hero para comunicados, uma web part Links Rápidos para recursos importantes e uma web part Biblioteca de Documentos filtrada para uma pasta específica. Não adicione dados reais do departamento. Use texto de espaço reservado e links genéricos. Esta página é apenas para construir o modelo.
2. Salve a página como modelo
   Com a página de exemplo aberta para edição, selecione o ícone de engrenagem na barra de comandos superior direita. Escolha Salvar página como modelo. Uma caixa de diálogo é aberta. Digite um nome para o modelo, como “Padrão do Departamento”. Adicione uma descrição que informe aos proprietários do departamento o que o modelo inclui. Marque a caixa se quiser incluir o conteúdo das web parts. Para a maioria dos departamentos, deixe desmarcado para que eles comecem com web parts vazias. Selecione OK. O modelo é salvo na biblioteca de Páginas do Site como um arquivo .aspx na pasta Modelos.
3. Verifique se o modelo aparece no menu Novo
   Vá para a biblioteca de Páginas do Site. Verifique a pasta Modelos para confirmar se o arquivo do modelo existe. Agora teste o modelo. Selecione Novo > Página. Procure o modelo na seção Modelos. Se não aparecer, atualize a página ou aguarde alguns minutos. Se ainda não aparecer, vá para as configurações da biblioteca de Páginas do Site e certifique-se de que a pasta Modelos não está oculta.
4. Exclua a página de exemplo
   Após verificar que o modelo funciona, exclua a página de exemplo que você criou na etapa 1. O arquivo do modelo permanece na pasta Modelos. Excluir a página de exemplo evita confusão entre o modelo e o exemplo.
5. Treine os proprietários dos departamentos sobre como usar o modelo
   Mostre a cada proprietário de departamento como criar uma página a partir do modelo. Diga a eles para acessar Novo > Página e selecionar o nome do modelo. Explique que eles podem adicionar mais web parts à página após selecionar o modelo. O modelo fornece a estrutura inicial, mas eles podem personalizar as seções conforme necessário.

Se você precisar atualizar o modelo posteriormente, crie uma nova página de exemplo, faça as alterações e salve-a como modelo com o mesmo nome. O SharePoint substitui o arquivo de modelo antigo. Informe aos proprietários dos departamentos que as páginas existentes criadas a partir do modelo antigo não são afetadas. Apenas as novas páginas usarão o modelo atualizado.

Erros comuns ao criar modelos de página departamental

Incluir conteúdo real no modelo

Se você marcar a opção de incluir conteúdo ao salvar o modelo, toda nova página criada a partir desse modelo terá o mesmo texto de exemplo e links. Os proprietários dos departamentos terão que excluir o conteúdo antes de adicionar o deles. Isso gera trabalho extra. Sempre deixe a opção de conteúdo desmarcada, a menos que você tenha um motivo específico para incluí-la.

Não testar o modelo em um site separado

Um modelo que funciona em um site de comunicação pode não funcionar da mesma forma em um site de equipe. Sites de equipe têm web parts e navegação padrão diferentes. Teste o modelo no tipo exato de site que seus departamentos usarão. Se você tiver vários tipos de site, crie modelos separados para cada um.

Esquecer de atualizar o modelo após alterações no site

Se você alterar a navegação do site, adicionar uma nova web part global ou atualizar o tema do site, o modelo não é atualizado automaticamente. Você deve editar manualmente o modelo e salvá-lo novamente. Defina um lembrete para revisar os modelos dos departamentos a cada seis meses ou após qualquer atualização importante no site.

Usar web parts que exigem permissões especiais

Algumas web parts, como a web part do Yammer ou a web part do Power BI, exigem licenças ou permissões adicionais. Se você incluí-las no modelo, os proprietários dos departamentos que não têm o acesso necessário verão erros ao criar uma página a partir do modelo. Use apenas web parts que estejam disponíveis para todos os proprietários dos departamentos.

Modelo de página departamental vs. começar de página em branco: principais diferenças

Item	Modelo de página departamental	Começar de página em branco
Tempo de configuração por departamento	5 minutos para criar a página e preencher o conteúdo	30 minutos ou mais para adicionar web parts e estrutura
Consistência entre departamentos	Alta — mesmo layout, web parts e identidade visual	Baixa — cada departamento pode escolher layouts diferentes
Esforço de manutenção	Médio — você atualiza um arquivo de modelo	Alto — você precisa atualizar cada página individualmente
Curva de aprendizado para proprietários de departamento	Baixa — eles só precisam preencher o conteúdo	Média — eles precisam aprender a adicionar e organizar web parts
Risco de layouts quebrados	Baixo — o modelo controla a estrutura	Alto — alterações acidentais podem quebrar a página

Usar um modelo de página departamental reduz o tempo que cada departamento gasta na criação de páginas. Também impõe uma aparência uniforme em toda a intranet. A abordagem de página em branco oferece mais liberdade, mas requer mais treinamento e supervisão.

Agora você pode criar um modelo de página do SharePoint que mantenha as páginas dos seus departamentos organizadas e consistentes. Comece criando uma página de exemplo com as web parts exatas que suas equipes precisam. Salve-a como modelo e teste em um site. Treine os proprietários dos departamentos para encontrar o modelo em Novo > Página. Para controle avançado, use designs de site do SharePoint e PowerShell para implantar o mesmo modelo em vários sites de uma só vez.