Usar Tipos de Conteúdo em Várias Bibliotecas: Melhores Configurações para Microsoft 365

Os tipos de conteúdo permitem definir um conjunto reutilizável de colunas de metadados, modelos de documento e fluxos de trabalho para um tipo específico de documento. Quando você precisa do mesmo tipo de conteúdo em várias bibliotecas do SharePoint, é preciso decidir entre criá-lo uma vez e reutilizá-lo ou copiá-lo manualmente. Este artigo explica como a propagação de tipos de conteúdo funciona no Microsoft 365, as melhores configurações para usar em diferentes coleções de sites e as limitações que você precisa planejar.

Como os Tipos de Conteúdo Funcionam entre Bibliotecas no SharePoint

Um tipo de conteúdo é uma coleção reutilizável de colunas de metadados, um modelo de documento e configurações opcionais, como rótulos de retenção ou fluxos de trabalho. No SharePoint, cada tipo de conteúdo existe em dois níveis: nível de site e nível de lista ou biblioteca. Quando você adiciona um tipo de conteúdo a uma biblioteca, a biblioteca herda a definição da coleção de sites. As alterações feitas na versão do site podem atualizar opcionalmente todas as bibliotecas que usam esse tipo de conteúdo.

O desafio aparece quando você precisa do mesmo tipo de conteúdo em bibliotecas que pertencem a coleções de sites diferentes. Por padrão, os tipos de conteúdo não cruzam os limites da coleção de sites. Sem um mecanismo central de publicação, você precisa recriar o tipo de conteúdo em cada coleção de sites manualmente. Isso leva a metadados inconsistentes, fluxos de trabalho quebrados e trabalho extra de manutenção.

Tipos de Conteúdo do Site vs Tipos de Conteúdo da Lista

Um tipo de conteúdo do site é criado na raiz da coleção de sites. Qualquer biblioteca ou lista dentro dessa coleção de sites pode usá-lo. Um tipo de conteúdo da lista existe apenas dentro de uma biblioteca específica e não pode ser reutilizado em outro lugar. Para compartilhar um tipo de conteúdo entre bibliotecas em diferentes coleções de sites, você deve usar tipos de conteúdo do site e publicá-los por meio do Hub de Publicação de Tipos de Conteúdo.

O Recurso Hub de Publicação de Tipos de Conteúdo

O Hub de Publicação de Tipos de Conteúdo é uma coleção de sites dedicada que armazena e publica tipos de conteúdo para todas as outras coleções de sites no locatário. Quando você marca um tipo de conteúdo como publicado, cada coleção de sites inscrita recebe uma cópia somente leitura. Os assinantes podem então adicionar esse tipo de conteúdo às suas bibliotecas. Esse recurso requer uma associação ao site hub e o modelo de site do Hub de Sindicância de Tipos de Conteúdo.

Melhores Configurações para Compartilhar Tipos de Conteúdo entre Bibliotecas

Para reutilizar um tipo de conteúdo em várias bibliotecas, siga estas etapas.

1. Crie um site do Hub de Publicação de Tipos de Conteúdo
   Vá para o centro de administração do SharePoint. Selecione Sites ativos e depois Criar. Use o modelo Hub de Sindicância de Tipos de Conteúdo. Este site se torna o repositório central para todos os tipos de conteúdo compartilhados. Apenas administradores de locatário podem criar esse tipo de site.
2. Associe o site hub às coleções de sites de destino
   No centro de administração do SharePoint, selecione Sites ativos, escolha o site hub que você criou e clique em Hub. Em Configurações do site hub, adicione as coleções de sites que devem receber os tipos de conteúdo publicados. Cada coleção de sites deve estar associada ao mesmo site hub.
3. Crie tipos de conteúdo do site no site hub
   No site hub, vá em Configurações do site > Galerias de Designer da Web > Tipos de conteúdo do site. Clique em Criar, insira um nome e uma descrição e escolha um tipo de conteúdo pai. Adicione as colunas que suas bibliotecas precisam. Salve o tipo de conteúdo.
4. Publique o tipo de conteúdo
   Abra o tipo de conteúdo no site hub. Na faixa de opções, clique em Gerenciar publicação. Selecione Publicar. O tipo de conteúdo fica disponível para todas as coleções de sites associadas. Os assinantes podem vê-lo em Tipos de conteúdo do site após o próximo ciclo de sincronização.
5. Adicione o tipo de conteúdo publicado a uma biblioteca
   Na coleção de sites de destino, vá para a biblioteca. Abra Configurações da biblioteca. Em Tipos de conteúdo, clique em Adicionar de tipos de conteúdo do site existentes. Selecione o tipo de conteúdo publicado na lista. A biblioteca agora usa o tipo de conteúdo gerenciado centralmente.
6. Atualize o tipo de conteúdo no site hub
   Quando precisar adicionar uma coluna ou alterar um modelo, edite o tipo de conteúdo no site hub. Republique-o. Os assinantes recebem a atualização automaticamente. As bibliotecas que usam o tipo de conteúdo mostram as novas colunas dentro de algumas horas.

Alternativa: Cópia Manual para Ambientes Pequenos

Se você tiver apenas duas ou três coleções de sites e um pequeno número de tipos de conteúdo, pode criar manualmente o mesmo tipo de conteúdo do site em cada coleção de sites. Use o mesmo nome e colunas. Esse método evita a configuração do site hub, mas exige que você atualize cada cópia individualmente quando ocorrerem alterações. Use essa abordagem apenas como solução temporária.

Erros Comuns e Limitações

O Tipo de Conteúdo Publicado Não Aparece nas Bibliotecas de Destino

A sincronização de publicação de tipos de conteúdo é executada a cada 24 horas por padrão. Se o tipo de conteúdo não aparecer, aguarde até o próximo ciclo de sincronização. Você pode forçar uma sincronização manual no site hub clicando no botão Sincronizar nas configurações de publicação de tipos de conteúdo. Verifique se a coleção de sites de destino ainda está associada ao site hub.

Alterações em Tipos de Conteúdo Publicados Não Atualizam as Bibliotecas

Após republicar um tipo de conteúdo, a versão atualizada aparece nas bibliotecas apenas se a biblioteca usar o tipo de conteúdo do site, não uma cópia local. Se alguém editou o tipo de conteúdo dentro da biblioteca, essa biblioteca tem um tipo de conteúdo de lista local que está desconectado da versão do site. Exclua a cópia local e adicione o tipo de conteúdo do site novamente para restaurar a conexão.

O Modelo do Hub de Publicação de Tipos de Conteúdo Está Ausente

O modelo Hub de Sindicância de Tipos de Conteúdo aparece apenas se o locatário tiver o recurso Hub de Publicação de Tipos de Conteúdo habilitado. Vá para o centro de administração do SharePoint > Configurações > Galeria de tipos de conteúdo. Habilite o recurso. Se o modelo ainda não aparecer, entre em contato com o suporte da Microsoft para verificar se seu plano de locatário inclui esse recurso.

Número Máximo de Tipos de Conteúdo Publicados

O SharePoint limita o número de tipos de conteúdo publicados a 10.000 por hub. Cada coleção de sites pode assinar no máximo 1.000 tipos de conteúdo publicados. Planeje sua hierarquia de tipos de conteúdo com cuidado para evitar atingir esses limites.

Item	Hub de Publicação de Tipos de Conteúdo	Cópia Manual
Esforço de configuração	Requer criação e associação do site hub	Nenhum hub necessário, mas trabalho repetido por site
Propagação de atualizações	Automática após republicação	Atualização manual em cada site
Número de coleções de sites	Ilimitado com associação ao hub	Prático apenas para 1-3 sites
Velocidade de sincronização	Até 24 horas	Instantânea por site
Risco de inconsistência	Baixo ao usar tipos de conteúdo do site	Alto se as cópias divergirem

O Hub de Publicação de Tipos de Conteúdo é a melhor configuração para compartilhar tipos de conteúdo entre várias bibliotecas no Microsoft 365. Crie o site hub, publique seus tipos de conteúdo e associe as coleções de sites de destino. Para ambientes pequenos, a cópia manual funciona temporariamente, mas introduz risco de manutenção a longo prazo. Sempre use tipos de conteúdo do site em vez de tipos de conteúdo da lista quando planeja reutilizar a definição. Verifique o status da sincronização no site hub após a publicação para confirmar que todas as bibliotecas recebem a atualização.