Como Redimensionar o Arquivo OST do Outlook Após a Limpeza da Caixa de Correio Sem Redefinir

Após limpar sua caixa de correio excluindo e-mails antigos, esvaziando a pasta Itens Excluídos ou arquivando mensagens, você pode notar que o arquivo OST do Outlook no disco rígido ainda mostra o mesmo tamanho. O arquivo OST é uma cópia local da sua caixa de correio do Exchange Online ou Exchange Server, e o Outlook não o reduz automaticamente quando você remove itens. Este artigo explica por que o arquivo OST permanece grande e mostra como forçá-lo a encolher sem redefinir ou recriar o arquivo do zero.

O arquivo OST cresce à medida que o Outlook armazena em cache os dados da sua caixa de correio localmente. Quando você exclui itens do servidor, o Outlook marca esses itens como removidos, mas não libera imediatamente o espaço em disco que ocupavam. O arquivo permanece inchado até que você use um comando específico de limpeza da caixa de correio ou compacte o arquivo manualmente. Este guia aborda a ferramenta de Limpeza de Caixa de Correio, o processo manual de compactação do OST e como evitar armadilhas comuns que impedem o arquivo de encolher.

Você aprenderá as etapas exatas para reduzir o tamanho do arquivo OST usando ferramentas internas do Outlook, verificar o novo tamanho e confirmar que não ocorre perda de dados. Ao final, você poderá recuperar espaço em disco sem excluir e baixar novamente sua caixa de correio.

Por que o Arquivo OST Permanece Grande Após Excluir E-mails

O arquivo OST é um cache local que espelha sua caixa de correio do Exchange. Quando o Outlook sincroniza com o servidor, ele baixa todos os dados da caixa de correio, incluindo e-mails, itens de calendário, contatos e anexos. Excluir um item da interface do Outlook envia um comando de exclusão para o servidor, mas o arquivo OST local não recupera imediatamente o espaço em disco. O arquivo simplesmente marca esses blocos de dados como disponíveis para reutilização. Com o tempo, à medida que você exclui mais itens, o arquivo fica fragmentado com espaço livre que o Outlook não libera automaticamente.

O Outlook possui um mecanismo de compactação interno que é executado periodicamente em segundo plano, mas pode não ser acionado com frequência suficiente ou pode nem ser executado se o arquivo não for grande o suficiente para atingir o limite interno. O limite padrão é de 20% de espaço livre dentro do arquivo. Se o espaço não utilizado dentro do arquivo OST for inferior a 20% do tamanho total do arquivo, o Outlook ignora a compactação. Isso significa que mesmo após uma limpeza significativa, o arquivo pode não encolher até que você force manualmente o processo.

Outra razão pela qual o arquivo OST permanece grande é a pasta Itens Recuperáveis. Quando você esvazia a pasta Itens Excluídos, os itens são movidos para a pasta Itens Recuperáveis no servidor. O Outlook também armazena esses itens em cache localmente. Até que você limpe a pasta Itens Recuperáveis usando a ferramenta de Limpeza de Caixa de Correio, esses itens continuam ocupando espaço no arquivo OST. Esta é uma omissão comum que impede o arquivo de encolher após uma limpeza da caixa de correio.

Passos para Compactar o Arquivo OST Usando a Ferramenta Interna do Outlook

Siga estas etapas para compactar manualmente o arquivo OST. Este método não exclui nenhum dado e não exige que você feche o Outlook durante o processo.

1. Abra Configurações de Conta
   No Outlook, vá para Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta. Uma caixa de diálogo é aberta mostrando todas as contas de e-mail configuradas em seu perfil.
2. Selecione sua conta do Exchange e clique em Alterar
   Clique uma vez na conta do Exchange ou Microsoft 365 que usa o arquivo OST que você deseja reduzir. Em seguida, clique no botão Alterar acima da lista.
3. Abra Mais Configurações
   Na caixa de diálogo Alterar Conta, clique em Mais Configurações. Uma nova caixa de diálogo com várias guias aparece.
4. Vá para a guia Avançado
   Clique na guia Avançado. Na seção Modo de Caixa de Correio, clique no botão Configurações do Arquivo de Dados do Outlook.
5. Execute o comando Compactar Agora
   Na caixa de diálogo Configurações do Arquivo de Dados do Outlook, clique em Compactar Agora. Uma barra de progresso aparece. O processo de compactação pode levar vários minutos, dependendo do tamanho do arquivo e da quantidade de espaço livre dentro dele. Não feche o Outlook durante esta etapa.
6. Verifique o novo tamanho do arquivo OST
   Após a compactação terminar, feche todas as caixas de diálogo do Outlook. Abra o Explorador de Arquivos e navegue até o local padrão do arquivo OST: %localappdata%\Microsoft\Outlook. Clique com o botão direito no arquivo OST e selecione Propriedades. Compare o valor de Tamanho em disco com o tamanho antes da compactação. O arquivo deve estar visivelmente menor.

Como Verificar o Tamanho do Arquivo OST Antes da Compactação

Antes de iniciar a compactação, anote o tamanho atual do arquivo OST para medir a redução. No Outlook, vá para Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta, selecione sua conta do Exchange e clique em Alterar > Mais Configurações > Avançado > Configurações do Arquivo de Dados do Outlook. A caixa de diálogo mostra o caminho atual do arquivo e o tamanho. Anote esse tamanho ou tire uma captura de tela. Após a compactação, verifique a mesma caixa de diálogo ou o Explorador de Arquivos para confirmar que o tamanho diminuiu.

Limpe a Pasta Itens Recuperáveis para Liberar Mais Espaço

Se o arquivo OST ainda parecer grande após a compactação, a pasta Itens Recuperáveis provavelmente contém itens excluídos que o Outlook armazena em cache localmente. Esvaziar essa pasta força o Outlook a remover esses itens do arquivo OST.

1. Abra Limpeza de Caixa de Correio
   No Outlook, vá para Arquivo > Informações > Ferramentas > Limpeza de Caixa de Correio. A caixa de diálogo Limpeza de Caixa de Correio é aberta.
2. Esvazie Itens Excluídos
   Clique no botão Esvaziar em Esvaziar Itens Excluídos. Isso remove todos os itens da pasta Itens Excluídos. Esses itens são movidos para a pasta Itens Recuperáveis no servidor.
3. Limpe Itens Recuperáveis
   Na mesma caixa de diálogo Limpeza de Caixa de Correio, clique em Esvaziar em Esvaziar Itens Recuperáveis. Um prompt de confirmação pergunta se você tem certeza. Clique em Sim. Isso exclui permanentemente os itens do servidor e do cache local do OST.
4. Execute Compactar Agora novamente
   Repita as etapas de compactação da seção anterior. O arquivo OST deve encolher ainda mais após limpar os itens recuperáveis.

Se o Outlook Ainda Tiver Problemas Após a Correção Principal

O tamanho do arquivo OST não mudou após Compactar Agora

Se o botão Compactar Agora foi executado, mas o tamanho do arquivo permaneceu idêntico, o arquivo OST pode não ter espaço livre suficiente para acionar a compactação. O Outlook só compacta quando o espaço livre dentro do arquivo excede 20% do tamanho total do arquivo. Se você excluiu apenas um pequeno número de itens, o espaço livre pode estar abaixo desse limite. Nesse caso, exclua mais itens da sua caixa de correio, esvazie a pasta Itens Excluídos e limpe a pasta Itens Recuperáveis. Em seguida, execute Compactar Agora novamente.

O Outlook trava ou congela durante a compactação

Um arquivo OST corrompido pode fazer com que o Outlook trave ou congele ao tentar a compactação. Feche o Outlook e execute a Ferramenta de Reparo da Caixa de Entrada (ScanPST.exe). Esta ferramenta está localizada na pasta de instalação do Outlook, normalmente C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16. Execute ScanPST.exe, navegue até seu arquivo OST e clique em Iniciar. Após a conclusão do reparo, reabra o Outlook e tente Compactar Agora novamente.

O arquivo OST é somente leitura e não pode ser modificado

Se o arquivo OST tiver o atributo Somente leitura definido no Explorador de Arquivos, o Outlook não poderá gravar alterações durante a compactação. Clique com o botão direito no arquivo OST no Explorador de Arquivos, selecione Propriedades e desmarque Somente leitura em Atributos. Clique em Aplicar e OK. Em seguida, repita as etapas de compactação.

Compactação Manual do OST vs. Compactação Automática: Principais Diferenças

Item	Compactação Manual (Compactar Agora)	Compactação Automática
Acionamento	Usuário clica em Compactar Agora nas Configurações de Conta	Outlook executa em segundo plano quando o espaço livre excede 20%
Controle	Controle total sobre quando a compactação acontece	Nenhum controle do usuário; pode não ser executado após a limpeza
Velocidade	Rápida, geralmente concluída em 2-5 minutos	Mais lenta, executada durante o tempo ocioso
Segurança dos dados	Sem perda de dados; compacta no local	Sem perda de dados; compacta no local
Melhor para	Imediatamente após uma grande limpeza da caixa de correio	Manutenção regular sem intervenção do usuário

Agora você pode reduzir o tamanho do arquivo OST após qualquer limpeza da caixa de correio sem redefinir o arquivo ou baixar novamente toda a sua caixa de correio. Use o comando Compactar Agora e limpe a pasta Itens Recuperáveis para recuperar o máximo de espaço em disco. Para manutenção contínua, verifique o tamanho do arquivo OST mensalmente usando Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta > Alterar > Mais Configurações > Avançado > Configurações do Arquivo de Dados do Outlook e execute Compactar Agora se o arquivo parecer inchado. Um arquivo OST compactado também melhora o desempenho do Outlook porque o cache local é menor e menos fragmentado.