Se você usa o Outlook com uma conta Microsoft 365 ou Exchange, seu arquivo OST offline cresce automaticamente conforme você recebe e envia e-mails. Quando esse arquivo se aproxima de 100 GB, o Outlook pode parar de sincronizar, exibir erros ou se recusar a abrir. Esse limite existe porque o indexador de pesquisa do Windows e o mecanismo de banco de dados do Outlook não conseguem gerenciar de forma confiável um arquivo maior que 100 GB. Este artigo explica por que o limite de 100 GB existe e fornece métodos passo a passo para dividir seu e-mail em arquivos mortos, mantendo o arquivo OST dentro do limite.
Principais Conclusões: Gerenciando o Limite de 100 GB do OST no Outlook
- Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta > Arquivos de Dados: Localize seu arquivo OST atual e verifique o tamanho na pasta de localização.
- Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta > Arquivos de Dados > Adicionar: Crie um novo arquivo de dados do Outlook (.pst) para servir como destino do arquivo morto.
- Arquivo > Informações > Ferramentas de Limpeza > Arquivar: Mova ou copie itens antigos para o arquivo PST e reduza o tamanho do arquivo OST ativo.
Por que o Outlook Tem um Limite de 100 GB para o Arquivo OST
O arquivo OST é um cache local da sua caixa de correio do Exchange ou Microsoft 365. O Outlook e o indexador de pesquisa do Windows trabalham juntos para fornecer pesquisa rápida e acesso offline. O mecanismo de banco de dados que gerencia arquivos OST, o Extensible Storage Engine (ESE), tem um tamanho máximo prático de banco de dados de 100 GB. Acima desse limite, o mecanismo sofre fragmentação, erros de gravação e corrupção.
A Microsoft não oferece suporte oficial para arquivos OST maiores que 100 GB em nenhuma versão do Outlook conectada ao Exchange Online ou Exchange Server. Se o arquivo OST exceder esse limite, o Outlook pode exibir o erro “Não é possível iniciar o Microsoft Outlook. Não é possível abrir a janela do Outlook. O conjunto de pastas não pode ser aberto.” Ou a sincronização pode parar com a mensagem “Ocorreu um erro inesperado. Sua caixa de correio pode estar temporariamente indisponível.”
A única correção confiável a longo prazo é reduzir o tamanho do arquivo OST movendo itens antigos para fora da caixa de correio ativa e para um arquivo morto separado. Esse processo não exclui nenhum dado. Ele move mensagens, entradas de calendário e tarefas para um arquivo PST que você pode abrir no Outlook a qualquer momento.
Passos para Criar um Arquivo Morto PST e Mover E-mails Antigos
Antes de começar, feche o Outlook e certifique-se de ter espaço livre em disco suficiente. O arquivo PST do arquivo morto será armazenado em sua unidade local ou em um local de rede. Você precisa de pelo menos 20 GB de espaço livre para uma operação de arquivamento típica.
Passo 1: Verifique o Tamanho Atual do Arquivo OST
- Abra o Outlook
Vá para Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta. - Selecione a guia Arquivos de Dados
Você verá uma lista de todos os arquivos de dados. O arquivo OST da sua conta do Exchange é mostrado com o tipo “Arquivo de Dados Offline do Outlook”. - Anote o local do arquivo
Clique na linha do arquivo OST e depois em Abrir Local do Arquivo. O Windows File Explorer abre a pasta que contém o arquivo OST. Clique com o botão direito no arquivo e selecione Propriedades. O valor Tamanho na guia Geral mostra o tamanho atual do arquivo. Se estiver próximo ou acima de 100 GB, prossiga para os próximos passos.
Passo 2: Crie um Novo Arquivo PST para o Arquivo Morto
- Abra o Outlook
Vá para Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta. - Clique na guia Arquivos de Dados
Clique em Adicionar. - Escolha o tipo de arquivo
Na caixa de diálogo Criar ou Abrir Arquivo de Dados do Outlook, selecione Arquivo de Dados do Outlook (.pst). Clique em OK. - Nomeie e salve o arquivo
Digite um nome descritivo como “ArquivoMorto2024.pst” ou “ArquivoEmailsAntigos.pst.” Escolha uma pasta com espaço livre suficiente. Clique em OK. - Defina uma senha (opcional)
Você pode adicionar uma senha ao arquivo PST. Se fizer isso, lembre-se da senha. Sem ela, você não poderá abrir o arquivo morto posteriormente. Clique em OK.
O novo arquivo PST aparece no Painel de Navegação sob as pastas da sua caixa de correio. Você pode renomear a pasta raiz do arquivo morto clicando com o botão direito nela e selecionando Propriedades.
Passo 3: Mova ou Copie Itens para o Arquivo PST do Arquivo Morto
- Abra o menu Ferramentas de Limpeza
No Outlook, vá para Arquivo > Informações > Ferramentas de Limpeza > Arquivar. - Selecione a pasta a ser arquivada
Na caixa de diálogo Arquivar, escolha Arquivar esta pasta e todas as subpastas. Selecione a pasta raiz da sua caixa de correio (geralmente seu endereço de e-mail). - Defina uma data de corte
Em Arquivar itens anteriores a, escolha uma data. Por exemplo, selecione 6 meses ou 1 ano. Itens mais antigos que essa data serão movidos para o arquivo PST. - Escolha o arquivo de arquivo morto
Em Arquivo de arquivo, clique em Procurar e selecione o arquivo PST que você criou no Passo 2. Certifique-se de que a opção “Incluir itens com ‘Não arquivar automaticamente’ marcado” não esteja selecionada, a menos que você queira mover esses itens também. - Clique em OK
O Outlook move os itens para o arquivo PST. O processo pode levar vários minutos, dependendo do número de itens.
Após o arquivamento, o tamanho do arquivo OST diminui. Para verificar, feche o Outlook, reabra-o e repita o Passo 1 para verificar o tamanho do arquivo novamente.
Passo 4: Arraste e Solte Manual para Arquivamento Seletivo
Se você quiser mover apenas pastas específicas ou mensagens individuais, use arrastar e soltar.
- Abra o arquivo PST do arquivo morto
No Painel de Navegação, expanda o arquivo PST do arquivo morto que você criou. - Crie subpastas (opcional)
Clique com o botão direito na pasta raiz do arquivo morto, selecione Nova Pasta e nomeie-a, por exemplo, “E-mails 2023” ou “Projetos.” - Arraste itens ou pastas
Selecione uma pasta da sua caixa de correio ativa. Segure a tecla Ctrl e arraste-a para a pasta do arquivo morto. Isso copia os itens. Para mover em vez de copiar, arraste sem a tecla Ctrl. O Outlook move os itens e os remove da caixa de correio ativa.
Se o Outlook Ainda Tiver Problemas Após o Arquivamento
O tamanho do arquivo OST não diminuiu
O arquivo OST pode não encolher imediatamente porque o Outlook reserva espaço. Feche o Outlook e execute a ferramenta de Limpeza da Caixa de Correio. Vá para Arquivo > Informações > Ferramentas de Limpeza > Limpeza da Caixa de Correio. Clique em Arquivar Automaticamente para forçar uma limpeza completa. Se o arquivo ainda estiver grande, compacte o arquivo OST indo para Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta > Arquivos de Dados, selecione o arquivo OST, clique em Configurações e depois em Compactar Agora. Esse processo pode levar até 30 minutos.
O Outlook exibe “Não é possível iniciar o Microsoft Outlook” após o arquivamento
Se o arquivo OST estava corrompido antes do arquivamento, a operação de arquivamento pode falhar. Exclua o arquivo OST e deixe o Outlook recriá-lo. Feche o Outlook. Abra o File Explorer e navegue até o local do arquivo OST do Passo 1. Clique com o botão direito no arquivo OST e exclua-o. Reinicie o Outlook. O Outlook baixa um novo arquivo OST do servidor. O arquivo PST do arquivo morto permanece intacto e contém seus itens antigos.
Itens arquivados estão faltando no arquivo PST
Verifique se você selecionou o arquivo PST correto durante a operação de arquivamento. Abra o arquivo PST do arquivo morto indo para Arquivo > Abrir e Exportar > Abrir Arquivo de Dados do Outlook. Navegue até o arquivo PST e clique em OK. Se os itens não estiverem lá, execute o processo de arquivamento novamente com uma data de corte diferente. Se o arquivo PST estiver corrompido, use a Ferramenta de Reparo da Caixa de Entrada (scanpst.exe) localizada na pasta do programa do Outlook. Execute a ferramenta no arquivo PST e siga as instruções.
Arquivamento Automático vs. Arquivamento Manual vs. Arquivo Morto Online
| Item | Arquivamento Automático | Arquivamento Manual | Arquivo Morto Online (Exchange Online) |
|---|---|---|---|
| Gatilho | Executa automaticamente em um agendamento | Usuário inicia em Arquivo > Informações > Ferramentas de Limpeza | Administrador habilita por caixa de correio no centro de administração do Exchange |
| Destino | Arquivo PST local que você especifica | Arquivo PST local que você escolhe a cada vez | Caixa de correio de arquivo morto baseada em nuvem no Exchange Online |
| Acesso | Abrir arquivo PST no Outlook | Abrir arquivo PST no Outlook | Visível no Painel de Navegação do Outlook automaticamente |
| Efeito no tamanho do OST | Reduz o tamanho do arquivo OST | Reduz o tamanho do arquivo OST | Reduz o tamanho do arquivo OST porque os itens são movidos para fora da caixa de correio principal |
| Limitações | O arquivo PST também pode atingir um tamanho grande | O arquivo PST também pode atingir um tamanho grande | Requer Exchange Online Plano 2 ou complemento de Arquivamento do Exchange Online |
Depois de mover e-mails para um arquivo PST de arquivo morto, você pode manter o arquivo aberto no Outlook para acesso rápido. Para evitar crescimento futuro, defina um lembrete recorrente para arquivar a cada três meses. Se sua organização usa Exchange Online, peça ao administrador de TI para habilitar o recurso de arquivo morto online, que move itens para uma caixa de correio separada na nuvem sem criar um arquivo PST local.