O Outlook verifica novos e-mails em um intervalo padrão que se aplica a todas as contas configuradas. Essa configuração única pode não atender ao seu fluxo de trabalho quando você tem uma conta prioritária que precisa ser verificada a cada minuto e uma conta secundária onde uma vez por hora é suficiente. O recurso Grupos de Envio/Recebimento permite atribuir uma frequência de polling personalizada a cada conta de e-mail individual, em vez de usar um temporizador global. Este artigo explica como criar grupos de envio/recebimento separados e definir um intervalo exclusivo para cada conta no Outlook.
Principais Conclusões: Definir Frequências de Envio/Recebimento por Conta
- Caixa de diálogo Grupos de Envio/Recebimento (Ctrl+Alt+S): Abre a interface central onde você cria, edita e atribui grupos personalizados às contas.
- Arquivo > Opções > Avançado > Enviar/Receber: O caminho do menu para definir com que frequência cada grupo verifica novos e-mails e envia mensagens de saída.
- Nome do grupo e atribuição de conta: Cada conta pode pertencer a apenas um grupo; crie grupos separados para frequências separadas.
Como os Grupos de Envio/Recebimento Controlam a Polling de E-mail
O Outlook usa um recurso chamado Grupos de Envio/Recebimento para gerenciar como e quando ele se conecta aos seus servidores de e-mail. Por padrão, todas as contas são colocadas em um único grupo chamado “Todas as Contas”. Esse grupo tem uma programação que se aplica a todas as contas nele. Quando você altera o intervalo do grupo, todas as contas nesse grupo usam a mesma configuração.
Para definir uma frequência diferente para uma conta, você deve criar um novo grupo e mover essa conta para ele. Cada grupo pode ter sua própria programação para enviar e receber. Você também pode configurar um grupo para realizar ações diferentes, como baixar a mensagem completa ou apenas os cabeçalhos. A programação é executada apenas enquanto o Outlook está aberto. Se o Outlook estiver fechado, o grupo não verifica e-mails até o próximo envio/recebimento manual ou até a próxima vez que o Outlook for iniciado.
O recurso Grupos de Envio/Recebimento está disponível no Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019 e Outlook 2016 no Windows. As etapas são idênticas nessas versões.
Etapas para Criar um Grupo de Envio/Recebimento Personalizado para uma Conta
Siga estas etapas para criar um novo grupo, atribuir uma única conta a ele e definir uma frequência de polling personalizada. Você usará a caixa de diálogo Grupos de Envio/Recebimento e a janela Opções do Outlook.
- Abra a caixa de diálogo Grupos de Envio/Recebimento
No Outlook, pressione Ctrl+Alt+S no teclado. Como alternativa, vá para a guia Enviar/Receber na faixa de opções e clique em Grupos de Envio/Recebimento > Definir Grupos de Envio/Recebimento. - Crie um novo grupo
Na caixa de diálogo, clique em Novo. Digite um nome para o grupo, por exemplo “Conta Prioritária”. Clique em OK. - Adicione a conta ao novo grupo
Na janela de propriedades do grupo, marque a caixa ao lado da conta que você deseja atribuir a este grupo. Desmarque todas as outras contas. Apenas a conta marcada usará a programação deste grupo. - Defina a frequência de envio/recebimento
Na mesma janela de propriedades, marque a caixa Agendar um envio/recebimento automático a cada X minutos. Insira o número de minutos desejado. O mínimo é 1 minuto e o máximo é 1440 minutos (24 horas). Clique em OK. - Remova a conta do grupo padrão
Na caixa de diálogo Grupos de Envio/Recebimento, selecione o grupo chamado “Todas as Contas”. Clique em Editar. Desmarque a conta que você acabou de mover para o novo grupo. Clique em OK. - Defina a programação para o grupo padrão
Com “Todas as Contas” ainda selecionado, clique em Editar. Ajuste o intervalo automático para a frequência desejada para as contas restantes. Clique em OK. - Feche a caixa de diálogo
Clique em Fechar na caixa de diálogo Grupos de Envio/Recebimento. A nova programação entra em vigor imediatamente.
Após concluir essas etapas, o Outlook verifica a conta no grupo personalizado na frequência definida, enquanto as outras contas continuam usando o intervalo do grupo padrão. Você pode criar quantos grupos precisar, cada um com sua própria programação.
Erros Comuns e Limitações ao Definir Frequências por Conta
O Outlook ainda usa o intervalo padrão para todas as contas
Isso acontece quando você cria um novo grupo, mas esquece de remover a conta do grupo “Todas as Contas”. Uma conta pode pertencer a apenas um grupo. Se ela permanecer em ambos, o Outlook usará a programação do primeiro grupo listado na caixa de diálogo. Sempre verifique se cada conta está marcada em apenas um grupo.
A frequência personalizada não funciona quando o Outlook está minimizado ou em segundo plano
A programação de envio/recebimento do Outlook é executada apenas enquanto o Outlook está em execução. Se você fechar o Outlook, nenhum grupo verifica e-mails. Para receber e-mails enquanto o Outlook está fechado, você deve configurar a conta em seu dispositivo móvel ou usar um serviço de notificação de desktop, como o Windows Mail. Esta é uma limitação do cliente de desktop do Outlook, não um bug.
Alterar o intervalo nas propriedades do grupo não salva
Se você modificar o intervalo, mas não clicar em OK na janela de propriedades do grupo, a alteração será descartada. Sempre clique em OK na janela de propriedades e depois em Fechar na caixa de diálogo principal para salvar todas as alterações. Se você fechar a caixa de diálogo com o botão X, suas alterações serão perdidas.
O envio/recebimento manual substitui a programação personalizada
Pressionar F9 ou clicar em Enviar/Receber Todas as Pastas aciona uma verificação imediata para todos os grupos, independentemente de sua programação. Isso não redefine o temporizador automático. A próxima verificação automática ainda ocorrerá no intervalo definido.
Grupo Padrão vs Grupo Personalizado: Principais Diferenças
| Item | Todas as Contas (Grupo Padrão) | Grupo Personalizado |
|---|---|---|
| Criado por padrão | Sim, quando você configura o Outlook pela primeira vez | Não, você deve criá-lo manualmente |
| Contas atribuídas | Todas as contas, a menos que movidas | Apenas as contas que você marcar |
| Programação | Intervalo único para todos os membros | Intervalo independente por grupo |
| Frequência máxima | Mínimo de 1 minuto | Mínimo de 1 minuto |
| Comportamento quando o Outlook está fechado | Nenhuma verificação automática | Nenhuma verificação automática |
Você pode criar até 255 grupos, mas cada conta pode pertencer a apenas um grupo. Se precisar de mais controle granular, considere usar vários perfis do Outlook, cada um com sua própria programação de envio/recebimento.
Agora você pode definir uma frequência de envio/recebimento separada para cada conta de e-mail no Outlook usando Grupos de Envio/Recebimento personalizados. Comece criando um novo grupo para a conta que precisa de um intervalo diferente e ajuste a programação nas propriedades do grupo. Para contas que exigem verificação imediata sem esperar pelo temporizador automático, use o atalho de teclado F9 para acionar um envio/recebimento manual de todos os grupos de uma vez.