O AutoArquivamento do Outlook move itens antigos da sua caixa de correio para um arquivo PST separado ou os exclui automaticamente. Por padrão, o Outlook aplica uma única política global de envelhecimento a todas as pastas. Isso significa que todas as pastas usam o mesmo limite de idade, como arquivar itens com mais de seis meses. Talvez você queira tempos de retenção diferentes para pastas diferentes, como manter Itens Enviados por três meses, mas arquivar a Caixa de Entrada após um ano. Este artigo explica como definir uma política de envelhecimento personalizada do AutoArquivamento em pastas individuais, substituindo a configuração global.
Principais Conclusões: Substituir o AutoArquivamento Global por Políticas por Pasta
- Pasta > Propriedades > Guia AutoArquivamento: Defina uma idade de arquivamento personalizada por pasta, ignorando a política global.
- Arquivo > Opções > Avançado > Configurações do AutoArquivamento: Desative a política global para evitar conflitos com regras por pasta.
- Botão Executar AutoArquivamento Agora: Force o Outlook a aplicar a política por pasta imediatamente, sem esperar pela próxima execução automática.
Entendendo as Políticas Global e por Pasta do AutoArquivamento
O AutoArquivamento do Outlook tem dois níveis de configuração. A política global se aplica a todas as pastas da caixa de correio, a menos que uma pasta tenha sua própria política. A política global é definida em Arquivo > Opções > Avançado > Configurações do AutoArquivamento. Ela define a idade padrão, o local do arquivo de arquivamento e se os itens são excluídos ou movidos. Quando uma pasta tem uma política personalizada, o Outlook usa as configurações dessa pasta em vez das globais. A política personalizada pode definir uma idade, ação ou arquivo de arquivamento diferente. Isso é útil para pastas que contêm itens com prazo de validade, como pastas de projeto ou correspondência temporária.
As políticas por pasta são armazenadas na caixa de diálogo Propriedades da pasta. Você pode definir uma idade de arquivamento diferente para cada pasta. A política global permanece ativa para todas as outras pastas que não possuem uma configuração personalizada. Se você deseja que apenas pastas específicas arquivem em seu próprio cronograma, mantenha a política global habilitada. Se você deseja que cada pasta tenha sua própria regra, desabilite a política global completamente.
Passos para Definir uma Política de AutoArquivamento por Pasta no Outlook
Antes de começar, decida se a política global deve permanecer ativa. Se você desabilitar a política global, apenas pastas com política personalizada arquivarão. Se você mantiver a política global habilitada, pastas sem política personalizada seguirão as regras globais.
- Abra as Propriedades da pasta
Clique com o botão direito na pasta que deseja configurar no painel de navegação do Outlook. Selecione Propriedades no menu de contexto. - Vá para a guia AutoArquivamento
Na caixa de diálogo Propriedades, clique na guia AutoArquivamento. Esta guia está disponível para pastas de email, calendário, tarefas, anotações e diário. - Escolha a opção de política por pasta
Selecione o botão de opção rotulado Arquivar esta pasta usando estas configurações. Esta ação substitui a política global apenas para esta pasta. - Defina a idade do arquivamento
No campo Limpar itens mais antigos que, insira o número de meses, dias ou semanas. O valor mínimo é 1 dia; o máximo é 999 meses. Use o menu suspenso para selecionar a unidade. - Escolha a ação de arquivamento
Selecione Mover itens antigos para a pasta de arquivo padrão para mover itens para o arquivo PST padrão. Ou selecione Mover itens antigos para uma pasta de arquivo específica para escolher um arquivo PST diferente. Selecione Excluir permanentemente itens antigos para excluí-los sem arquivar. - Aplique a configuração
Clique em OK para salvar a política por pasta. O Outlook aplica esta regra no próximo ciclo automático de arquivamento ou quando você executar manualmente o AutoArquivamento.
Desabilitando a Política Global de AutoArquivamento
Se você deseja controle total sobre cada pasta, desabilite a política global. Isso impede que o Outlook aplique uma regra de arquivamento padrão a pastas sem política personalizada.
- Abra as Configurações do AutoArquivamento
Vá para Arquivo > Opções > Avançado. Na seção AutoArquivamento, clique em Configurações do AutoArquivamento. - Desative a política global
Desmarque a caixa rotulada Executar AutoArquivamento a cada N dias. Isso desabilita o agendamento automático global de arquivamento. - Confirme a alteração
Clique em OK duas vezes para fechar ambas as caixas de diálogo. Pastas sem política personalizada não arquivarão mais automaticamente.
Executando Manualmente o AutoArquivamento para uma Única Pasta
Você pode forçar o Outlook a arquivar uma pasta específica imediatamente. Isso é útil para testar a política por pasta ou arquivar itens sensíveis ao tempo antes do próximo ciclo automático.
- Selecione a pasta
Clique na pasta no painel de navegação para selecioná-la. - Execute o AutoArquivamento
Vá para Arquivo > Informações > Ferramentas. Clique em Limpar Itens Antigos. O Outlook executa o processo de AutoArquivamento na pasta selecionada e em todas as subpastas que possuem uma política personalizada.
Erros Comuns e Limitações do AutoArquivamento por Pasta
A política por pasta não se aplica a subpastas
Quando você define uma política personalizada em uma pasta pai, as subpastas não herdam essa política. Cada subpasta deve ter sua própria política personalizada ou usará a política global. Para aplicar a mesma política a várias subpastas, configure cada uma individualmente.
Pastas de calendário exigem tratamento especial
O Outlook arquiva itens de calendário mais antigos que a idade especificada. No entanto, compromissos e reuniões recorrentes são arquivados apenas após a última ocorrência. Se você definir uma idade muito curta, alguns itens recorrentes podem não arquivar até que todas as ocorrências passem.
O local do arquivo de arquivamento não pode ser alterado por pasta em algumas versões
No Outlook 2016 e anteriores, a política por pasta não permite escolher um arquivo PST de arquivamento diferente. A opção fica desabilitada. No Outlook para Microsoft 365 e Outlook 2019, você pode selecionar um arquivo de arquivamento personalizado por pasta. Se a opção não estiver disponível, todas as pastas arquivam no arquivo PST padrão.
Itens na pasta Itens Excluídos não são arquivados
O Outlook não arquiva itens na pasta Itens Excluídos, independentemente da política. Para remover itens excluídos antigos, use a configuração do AutoArquivamento para excluir permanentemente itens mais antigos que uma idade especificada. Essa configuração está disponível na política por pasta para a pasta Itens Excluídos.
| Item | Política Global de AutoArquivamento | Política de AutoArquivamento por Pasta |
|---|---|---|
| Escopo | Aplica-se a todas as pastas sem política personalizada | Aplica-se apenas à pasta selecionada |
| Configuração de idade | Definida em Arquivo > Opções > Avançado > Configurações do AutoArquivamento | Definida em Propriedades da Pasta > Guia AutoArquivamento |
| Arquivo de arquivamento | Usa o arquivo PST padrão ou um arquivo personalizado definido nas configurações globais | Pode usar o PST padrão ou um PST personalizado no Outlook 2019 e posteriores |
| Ação | Mover ou excluir conforme definido globalmente | Mover ou excluir conforme definido por pasta |
| Subpastas | Aplica-se a todas as subpastas que não possuem política personalizada | Não se aplica a subpastas |
| Substituição | Pode ser substituída por qualquer política por pasta | Substitui a política global para aquela pasta |
Agora você pode definir diferentes idades de arquivamento para diferentes pastas no Outlook. Comece configurando as pastas mais sensíveis ao tempo, como sua Caixa de Entrada e Itens Enviados. Para controle avançado, desabilite a política global e defina uma política personalizada em cada pasta que deseja arquivar. Use o botão Executar AutoArquivamento Agora para testar cada política por pasta imediatamente após a configuração.