A formatação condicional no Outlook aplica codificação de cores a mensagens que atendem a condições específicas, como e-mails de um gerente ou mensagens enviadas apenas para você. Ao configurar essas regras em um computador, você espera que elas apareçam no seu laptop ou celular. No entanto, o Outlook não sincroniza regras de formatação condicional através da nuvem do Microsoft 365 como faz com pastas de e-mail ou categorias. Este artigo explica por que as regras permanecem em um dispositivo e mostra como mover manualmente suas regras de codificação de cores entre computadores.
Principais Conclusões: Como Sincronizar Regras de Formatação Condicional do Outlook
- Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas > Formatação Condicional: O único lugar para criar e editar regras de codificação de cores no Outlook para desktop.
- Exportar Chave do Registro HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences: Armazena todas as regras de formatação condicional e deve ser exportada e importada em cada dispositivo.
- Outlook para Mac e Outlook na web: Não suportam regras de formatação condicional personalizadas; essas regras funcionam apenas no Outlook para Windows.
Por que as Regras de Formatação Condicional do Outlook Não São Sincronizadas Automaticamente
O Outlook armazena regras de formatação condicional no Registro do Windows, não no servidor Exchange ou na nuvem do Microsoft 365. Cada regra é salva sob uma chave de registro específica vinculada ao perfil do Outlook naquele computador. Quando você faz login no Outlook em um dispositivo diferente, as pastas de e-mail, categorias e regras de caixa de entrada do lado do servidor sincronizam automaticamente, mas as regras de formatação condicional não. Esse design existe porque a formatação condicional é um recurso de exibição do lado do cliente que altera a aparência das mensagens na tela. O servidor não tem função na renderização das cores das mensagens, portanto nunca recebe ou armazena essas regras.
O caminho do registro para regras de formatação condicional do Outlook depende da versão do Outlook. Para Outlook 2016, 2019 e Microsoft 365, a chave está localizada em HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences. Dentro desta chave, um valor binário chamado “Format” contém todas as suas configurações de formatação condicional. Esse valor não é exportado por nenhuma ferramenta de exportação interna do Outlook, razão pela qual os usuários frequentemente pensam que as regras foram perdidas ao mudar para um novo computador.
Passos para Exportar e Importar Regras de Formatação Condicional Entre Dispositivos
Para mover suas regras de codificação de cores de um computador Windows para outro, você deve exportar a chave do registro que contém as regras e importá-la no dispositivo de destino. Ambos os computadores devem executar a mesma versão do Outlook (16.0 para Outlook 2016 e posteriores). Se as versões forem diferentes, o caminho do registro muda e a importação pode falhar.
- Feche o Outlook em ambos os computadores
O Outlook grava os valores do registro apenas quando é fechado. Se o Outlook estiver em execução, a exportação pode capturar um estado incompleto ou a importação pode ser bloqueada. - Abra o Editor do Registro no computador de origem
Pressione a tecla Windows + R, digite regedit e pressione Enter. Clique em Sim se solicitado pelo Controle de Conta de Usuário. - Navegue até a chave Preferences do Outlook
No painel esquerdo, expanda HKEY_CURRENT_USER > Software > Microsoft > Office > 16.0 > Outlook. Clique na subchave Preferences. Se você não vir uma chave Preferences, clique com o botão direito em Outlook, selecione Novo > Chave e nomeie como Preferences. - Exporte a chave Preferences
Clique com o botão direito na chave Preferences e selecione Exportar. Escolha um local como sua área de trabalho, digite um nome de arquivo como OutlookConditionalFormatting.reg e clique em Salvar. O arquivo exportado contém todos os valores em Preferences, incluindo o valor Format que armazena suas regras. - Copie o arquivo .reg para o computador de destino
Use um pen drive, compartilhamento de rede ou armazenamento em nuvem para transferir o arquivo. Não abra o arquivo ainda. - Feche o Outlook no computador de destino
Confirme que o Outlook está completamente fechado. Verifique no Gerenciador de Tarefas se nenhum processo Outlook.exe está em execução. - Importe o arquivo .reg no computador de destino
Clique duas vezes no arquivo .reg. Clique em Sim quando perguntado se deseja confirmar a adição das informações ao registro. Uma caixa de mensagem confirma que a importação foi bem-sucedida. - Abra o Outlook e verifique as regras
Inicie o Outlook. Vá para Exibir > Configurações de Exibição > Formatação Condicional. Suas regras devem aparecer na lista. Se as regras estiverem ausentes, o caminho da chave do registro no computador de destino pode ser diferente. Verifique se a versão do Outlook de destino também é 16.0.
Se as Regras Não Aparecerem Após a Importação
Versão do Outlook incompatível entre computadores
Se o computador de origem executa o Outlook 2013 (caminho do registro 15.0) e o destino executa o Outlook 2016 (16.0), os dados do registro importados vão para o local errado. Para corrigir, edite o arquivo .reg com o Bloco de Notas. Substitua todas as ocorrências de 15.0 por 16.0 antes de importar. Faça isso apenas se tiver certeza de que o Outlook de destino é a versão 16.0.
Regras existem, mas não se aplicam a novas mensagens
As regras de formatação condicional são aplicadas apenas à pasta para a qual foram criadas. Se você exportou regras da pasta Caixa de Entrada, mas deseja que apareçam em uma pasta diferente no computador de destino, deve recriar a regra manualmente nessa pasta. A exportação do registro não armazena mapeamentos de regras específicos de pasta.
Regras desaparecem após reiniciar o Outlook
Isso geralmente significa que a importação do registro não persistiu porque o Outlook sobrescreveu a chave Preferences ao sair. Certifique-se de que o Outlook esteja completamente fechado antes de importar. Se o problema continuar, exporte a chave do registro após fazer uma pequena alteração em uma regra e compare o arquivo exportado com o importado para confirmar que o valor Format está presente.
Formatação Condicional no Outlook Desktop vs Outlook na Web vs Outlook para Mac
| Item | Outlook para Windows (Desktop) | Outlook na Web | Outlook para Mac |
|---|---|---|---|
| Regras de formatação condicional personalizadas | Suportado via Configurações de Exibição | Não suportado | Não suportado |
| Local de armazenamento das regras | Registro do Windows (lado do cliente) | Não aplicável | Não aplicável |
| Método de sincronização | Exportação/importação manual do registro | Não disponível | Não disponível |
| Categorias de cores integradas | Sincronizam via servidor Exchange | Sincronizam via servidor Exchange | Sincronizam via servidor Exchange |
O Outlook na web e o Outlook para Mac não oferecem regras de formatação condicional configuráveis pelo usuário. As categorias de cores integradas, que podem ser atribuídas a remetentes ou conversas, são a única opção de codificação de cores que sincroniza em todos os dispositivos. Se você precisa de codificação de cores consistente em um Mac ou navegador, use categorias em vez de regras de formatação condicional.
Conclusão
Agora você pode exportar suas regras de formatação condicional do Outlook de um computador Windows e importá-las em outro usando o Editor do Registro. O processo leva menos de cinco minutos depois que você localiza a chave Preferences em HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook. Lembre-se de que essas regras nunca sincronizam pela nuvem, então você deve repetir a exportação e importação cada vez que configurar um novo dispositivo. Para codificação de cores entre plataformas, mude para as categorias do Outlook, que sincronizam automaticamente com o Exchange Online e funcionam no Mac, web e dispositivos móveis. Para economizar tempo, mantenha uma cópia do arquivo .reg exportado em uma pasta na nuvem para aplicá-lo a qualquer novo computador sem recriar as regras do zero.