Você tem uma caixa de entrada movimentada com dezenas de e-mails chegando diariamente. Atribuir categorias manualmente no Outlook a cada mensagem leva tempo e é fácil esquecer. O Copilot no Outlook pode ler o conteúdo de cada e-mail recebido e aplicar automaticamente as categorias configuradas na sua caixa postal. Este artigo explica como funciona a marcação automática, quais permissões são necessárias e como configurá-la para que sua caixa de entrada permaneça organizada sem cliques extras.
Principais Conclusões: Marcação Automática de E-mails Recebidos com o Copilot
- Lista de categorias do Outlook: Você deve criar e nomear categorias no Outlook antes que o Copilot possa aplicá-las.
- Gatilho da regra do Copilot: A marcação automática é executada quando um e-mail chega e corresponde a uma condição definida em uma regra do Copilot.
- Licença do Microsoft 365 Copilot: Uma licença do Copilot para Microsoft 365 é necessária para usar este recurso no Outlook.
Como Funciona a Marcação Automática do Copilot no Outlook
O Copilot no Outlook usa processamento de linguagem natural para examinar o assunto e o corpo de cada novo e-mail. Quando o conteúdo corresponde a palavras-chave, domínios de remetentes ou frases especificadas, o Copilot atribui uma categoria predefinida do Outlook a essa mensagem. Este não é um sistema de aprendizado automático. Você deve criar as categorias e definir as regras de correspondência manualmente. O recurso faz parte do Copilot para Microsoft 365 e não funciona com a versão gratuita do Copilot.
O processo de marcação automática é executado após o e-mail chegar à sua caixa de entrada, mas antes de você abri-lo. O Copilot avalia o e-mail de acordo com suas regras e aplica o rótulo da categoria. A categoria aparece na visualização da lista de e-mails e pode ser usada para classificação, pesquisa e formatação condicional. Você também pode configurar várias regras para diferentes categorias, de modo que e-mails do seu gerente recebam uma categoria azul, enquanto faturas recebam uma verde.
Pré-requisitos para a Marcação Automática
Antes de usar o Copilot para marcar e-mails automaticamente, você precisa do seguinte:
- Uma licença do Microsoft 365 Copilot atribuída à sua conta de usuário
- Outlook para Windows, Outlook na web ou Outlook para Mac com o Copilot habilitado
- Pelo menos uma categoria criada na sua lista de categorias do Outlook
- Caixa de correio do Exchange Online com suporte a regras do lado do servidor
Passos para Configurar a Marcação Automática com o Copilot no Outlook
Siga estas etapas para criar categorias e configurar regras do Copilot que as apliquem automaticamente aos e-mails recebidos.
- Crie as categorias que deseja que o Copilot use
Abra o Outlook. Vá para a guia Página Inicial e clique em Categorizar no grupo Marcas. Selecione Todas as Categorias. Clique em Nova, digite um nome para a categoria, escolha uma cor e clique em OK. Repita para cada categoria necessária, como “Fatura” ou “Gerente”. - Abra a interface de criação de regras do Copilot
No Outlook, clique no ícone do Copilot na faixa de opções superior. Selecione Gerenciar regras no menu suspenso. Se você não vir esta opção, seu locatário pode não ter o recurso habilitado. Entre em contato com o administrador do Microsoft 365. - Defina a condição para a regra
Clique em Nova regra. No editor de regras, escolha um gatilho. Para marcação automática, selecione Quando um novo e-mail chegar. Em seguida, especifique qual conteúdo aciona a regra. Por exemplo, defina Assunto contém como “Fatura” ou Domínio do remetente é como “exemplo.com”. - Defina a ação para aplicar uma categoria
No mesmo editor de regras, role até a seção Ação. Selecione Atribuir categoria. Escolha a categoria que você criou na lista suspensa. Se a categoria não aparecer, feche o editor de regras e crie-a no gerenciador de categorias do Outlook primeiro. - Nomeie e salve a regra
Dê à regra um nome descritivo como “Marcar faturas de fornecedor automaticamente”. Clique em Salvar. O Copilot agora examinará cada e-mail recebido e aplicará a categoria quando a condição for atendida.
Usando Várias Regras para Diferentes Categorias
Você pode criar quantas regras precisar. Cada regra deve ter uma condição única e uma única categoria. Por exemplo, crie uma regra que marque e-mails do seu chefe com a categoria azul e outra regra que marque e-mails com a palavra “Recibo” no assunto com a categoria verde. As regras são executadas na ordem em que aparecem na lista. Se duas regras corresponderem ao mesmo e-mail, a primeira regra na lista terá prioridade.
Problemas Comuns ao Marcar Automaticamente com o Copilot
A categoria não aparece no menu suspenso da regra
Se a categoria que você criou estiver ausente no editor de regras, feche o editor, vá ao gerenciador de categorias do Outlook e confirme se a categoria existe. Categorias criadas no Outlook na web podem levar alguns minutos para sincronizar com o cliente de desktop. Reinicie o Outlook e tente novamente.
A regra do Copilot não aplica a categoria
Verifique se a regra está habilitada. No painel Gerenciar regras do Copilot, confirme se o botão ao lado da regra está ativado. Além disso, certifique-se de que a condição seja específica o suficiente. Uma condição como “Assunto contém” com uma única palavra comum pode corresponder a muitos e-mails ou a nenhum. Teste com uma palavra que apareça em um e-mail recente.
A marcação automática funciona apenas para novos e-mails
As regras do Copilot se aplicam apenas a e-mails que chegam após a criação da regra. E-mails existentes na sua caixa de entrada não são marcados retroativamente. Para marcar e-mails existentes, selecione-os manualmente, clique com o botão direito, escolha Categorizar e selecione uma categoria.
Conflito entre regras do Copilot e regras da caixa de entrada do Outlook
As regras da caixa de entrada do Outlook e as regras do Copilot são executadas de forma independente. Se uma regra da caixa de entrada do Outlook mover um e-mail para uma pasta antes que o Copilot possa avaliá-lo, a regra do Copilot pode não ser acionada. Crie regras do Copilot para e-mails que permanecem na caixa de entrada. Para e-mails que são movidos, use as regras da caixa de entrada do Outlook.
Marcação Automática do Copilot vs. Categorização Manual: Principais Diferenças
| Item | Marcação Automática do Copilot | Categorização Manual |
|---|---|---|
| Gatilho | Conteúdo do e-mail corresponde a uma regra predefinida | Usuário clica com o botão direito e seleciona uma categoria |
| Velocidade | Aplicada em segundos após a chegada do e-mail | Requer ação do usuário por e-mail |
| Escalabilidade | Funciona para todos os e-mails recebidos automaticamente | Inviável para caixas de entrada de alto volume |
| Personalização | Limitada às condições definidas na regra | Controle total sobre qual categoria aplicar |
| Exigência de licença | Licença do Copilot para Microsoft 365 | Nenhuma licença adicional necessária |
Agora você pode configurar regras do Copilot no Outlook para atribuir automaticamente categorias a e-mails recebidos com base no conteúdo. Comece criando as categorias que você usa com mais frequência. Em seguida, crie uma regra de cada vez e teste-a com um e-mail real. Para uma organização avançada, combine a marcação automática com pastas de pesquisa do Outlook para criar visualizações dinâmicas de todos os e-mails com uma categoria específica.