Ao executar uma mala direta no Word usando um arquivo do Excel, as datas da planilha geralmente aparecem como números, como 45123, em vez de 15 de janeiro de 2024. Isso acontece porque o Word lê os valores de data do Excel como números seriais e não aplica automaticamente o formato definido no Excel. Este artigo explica como forçar o Word a exibir as datas no formato escolhido durante uma mala direta.
Você aprenderá a causa raiz da perda de formatação de data, as etapas corretas para preparar o arquivo de origem do Excel e como usar códigos de campo do Word para fixar o formato exato da data. O método funciona no Word para Microsoft 365, Word 2021, Word 2019 e Word 2016 no Windows 10 e Windows 11.
Nenhum complemento ou ferramenta de terceiros é necessário. A correção usa uma alteração na coluna do Excel e uma pequena edição no código de campo da mala direta do Word.
Principais conclusões: Preservar formatos de data na mala direta do Word a partir do Excel
- Formatação da coluna do Excel — defina a coluna como Texto antes de inserir datas: Impede que o Excel converta datas em números seriais que o Word não consegue formatar.
- Alternância de código de campo \@ “d de MMMM de yyyy”: Força o Word a exibir a data no formato exato especificado, como 15 de janeiro de 2024.
- Mesclar primeiro em um novo documento: Permite inspecionar e corrigir a formatação da data sem desperdiçar etiquetas ou cartas com datas erradas.
Por que a mala direta do Word perde a formatação de data do Excel
O Excel armazena datas como números seriais. 1 de janeiro de 1900 é o número serial 1, e 15 de janeiro de 2024 é o número serial 45276. O formato de data que você vê na célula é uma máscara de exibição aplicada pelo Excel. Quando o Word extrai dados de uma planilha do Excel durante uma mala direta, ele lê o número serial subjacente, não o texto formatado exibido. O Word então aplica seu próprio formato de data padrão, que geralmente é um número como 45276 ou 01/15/2024 em um estilo que você não escolheu.
O problema não é um bug. É uma limitação de design: o Word não herda a formatação de célula do Excel. O mecanismo de mala direta trata todos os dados como valores brutos, a menos que você diga explicitamente como formatar cada campo. Isso afeta datas, moedas e números grandes igualmente.
As duas abordagens de correção
Você pode corrigir a formatação da data na origem, no Excel, convertendo a coluna de data em texto antes de mesclar. Isso força o Word a ver a data como uma string de texto exatamente como foi digitada. Alternativamente, você pode deixar a data como número serial no Excel e aplicar uma alternância de formato no código de campo do Word. O segundo método oferece mais controle, pois você pode alterar o formato depois sem tocar no arquivo do Excel.
Ambos os métodos são abordados abaixo. Escolha o que se adequa ao seu fluxo de trabalho.
Método 1: Formatar a coluna de data do Excel como texto antes de mesclar
Este método altera a coluna do Excel para o formato Texto antes de inserir ou colar datas. O Word então lê as datas como texto literal e as exibe exatamente como aparecem na célula.
- Abra o arquivo de origem do Excel
Selecione a coluna inteira que contém as datas. Clique com o botão direito no cabeçalho da coluna e escolha Formatar Células. - Defina o formato como Texto
Na caixa de diálogo Formatar Células, clique na guia Número. Em Categoria, escolha Texto. Clique em OK. A coluna agora trata todas as entradas como texto, não como números ou datas. - Reinsira as datas na coluna formatada como texto
Digite cada data no formato desejado para aparecer no Word, por exemplo, 15 de janeiro de 2024 ou 15-jan-2024. Não use um seletor de data nem cole de uma célula formatada como data. Se colar, o Excel pode converter o texto de volta para número serial. - Salve e feche o arquivo do Excel
O Word lerá as datas como texto simples durante a mesclagem. Nenhuma edição de código de campo é necessária. - Execute sua mala direta no Word
Abra seu documento do Word. Vá para Correspondências > Selecionar Destinatários > Usar uma Lista Existente. Navegue até o arquivo do Excel e selecione a planilha. Insira o campo de mesclagem de data onde necessário. Visualize os resultados para confirmar se as datas aparecem exatamente como digitadas.
Este método funciona melhor quando você controla o arquivo do Excel e pode reinserir as datas. Se receber um arquivo de outra pessoa e não puder alterar o formato da coluna, use o Método 2.
Método 2: Aplicar uma alternância de formato de data no código de campo do Word
Este método mantém a coluna de data do Excel no formato Data ou Geral e usa uma alternância de código de campo do Word para exibir a data no formato escolhido. A alternância substitui o tratamento padrão de data do Word.
- Insira o campo de mesclagem de data como de costume
No documento do Word, posicione o cursor onde deseja a data. Vá para Correspondências > Inserir Campo de Mesclagem e selecione o campo de data. O campo aparece como «Data» ou o nome da sua coluna do Excel. - Revele o código de campo
Clique com o botão direito no campo «Data» e escolha Alternar Códigos de Campo. O campo muda para algo como { MERGEFIELD Data }. Se você vir uma barra invertida e uma string de formato, pule para a etapa 4. - Adicione a alternância de formato de data
Após o nome do campo, digite um espaço e depois \@ “d de MMMM de yyyy”. O código de campo completo fica assim: { MERGEFIELD Data \@ “d de MMMM de yyyy” }. A barra invertida e o sinal de arroba informam ao Word para aplicar um formato de data. O texto entre aspas define a saída. Use qualquer combinação de M (mês), d (dia) e y (ano). - Clique com o botão direito no campo novamente e escolha Alternar Códigos de Campo
O campo agora exibe a data no formato especificado, por exemplo, 15 de janeiro de 2024. - Conclua a mesclagem
Vá para Correspondências > Concluir e Mesclar > Editar Documentos Individuais. Escolha Todos e clique em OK. Inspecione o novo documento para verificar a formatação correta da data em cada registro.
Alternâncias comuns de formato de data
Substitua o texto entre aspas por qualquer um destes padrões:
- “d/M/yyyy” — 15/1/2024
- “dddd, d de MMMM de yyyy” — segunda-feira, 15 de janeiro de 2024
- “d-MMM-yy” — 15-jan-24
- “MMMM de yyyy” — janeiro de 2024
As letras diferenciam maiúsculas de minúsculas. Use M para mês, d para dia e y para ano. Repita a letra para controlar o preenchimento e o comprimento.
Problemas comuns de formato de data na mala direta
O Word exibe ######## em vez de uma data
O espaço reservado do campo de mesclagem exibe uma linha de símbolos de hash quando o valor da data está ausente no Excel ou quando a célula do Excel está vazia. Verifique os dados de origem em busca de células em branco. Preencha uma data ou remova o campo de mesclagem para esses registros.
A data aparece como um número de cinco dígitos, como 45276
Isso significa que o código de campo não possui a alternância de formato de data. Clique com o botão direito no campo, escolha Alternar Códigos de Campo e adicione \@ “d/M/yyyy” ou seu padrão preferido. Certifique-se de que haja um espaço antes da barra invertida.
A alternância de formato de data não funciona após mesclar para a impressora
Ao mesclar diretamente para uma impressora, o Word envia o número serial bruto para o driver da impressora. Sempre mescle primeiro em um novo documento, verifique as datas e depois imprima a partir desse documento.
A coluna do Excel contém entradas mistas de data e texto
Se algumas células contiverem datas e outras contiverem texto como TBD, a alternância do código de campo pode falhar em entradas de texto. Converta a coluna inteira para o formato Texto no Excel e reinsira todas as datas como texto. O Word exibirá datas e texto corretamente.
Coluna de texto do Excel vs. alternância de código de campo do Word
| Item | Método da coluna de texto do Excel | Método da alternância de código de campo do Word |
|---|---|---|
| Local da configuração | Planilha do Excel | Documento do Word |
| Requer redigitação das datas | Sim — as datas devem ser redigitadas como texto | Não — as datas permanecem como números seriais |
| Flexibilidade de formato | Fixo no momento da entrada | Alterável editando o código de campo |
| Funciona com arquivos Excel externos | Somente se você puder editar o arquivo | Sim — funciona com arquivos somente leitura |
| Risco de perda de formato | Baixo — o texto nunca é convertido | Médio — o código de campo deve estar correto |
| Melhor para | Listas pequenas que você controla | Grandes conjuntos de dados ou arquivos compartilhados |
Escolha o método da coluna de texto do Excel quando quiser uma configuração única simples e puder editar o arquivo de origem. Escolha o método da alternância de código de campo do Word quando precisar manter o arquivo do Excel inalterado ou quiser ajustar o formato da data sem redigitar os dados.
Agora você pode executar uma mala direta do Excel para o Word e manter as datas no formato definido. Antes de imprimir ou enviar por e-mail, mescle em um novo documento e verifique alguns registros para confirmar se a formatação está correta. Para controle avançado, use a alternância \@ e combine-a com outras alternâncias de campo, como \ MERGEFORMAT, para preservar edições manuais após a mesclagem.