Criar uma Exibição de Biblioteca para Contratos a Vencer: Checklist Prático para Proprietários do SharePoint

Como proprietário de um site do SharePoint, você precisa de uma maneira rápida de ver quais contratos estão prestes a expirar sem abrir cada arquivo. Uma exibição de biblioteca personalizada filtra documentos com base em uma coluna de data e mostra apenas os itens relevantes. Este artigo explica como criar uma exibição que destaca contratos com vencimento nos próximos 30 dias. Você aprenderá as colunas necessárias, as configurações de exibição e a formatação condicional para tornar a lista acionável.

O que uma Exibição de Biblioteca do SharePoint Faz e o que Você Precisa Antes de Começar

Uma exibição de biblioteca é um conjunto salvo de configurações de exibição, filtros e regras de classificação para uma biblioteca de documentos. Ela não altera os dados subjacentes. Em vez disso, mostra um subconjunto de documentos que correspondem aos seus critérios. Para contratos a vencer, você usa um filtro para mostrar apenas documentos cuja data de expiração esteja dentro de um intervalo específico, como os próximos 30 dias.

Antes de criar a exibição, você precisa do seguinte:

• Permissões de proprietário do site ou membro no site do SharePoint onde a biblioteca de contratos existe.
• Uma biblioteca de documentos que contenha seus arquivos de contrato. Se não tiver uma, crie uma nova biblioteca chamada “Contratos”.
• Uma coluna de Data chamada “Vencimento do Contrato” ou similar. A coluna deve usar o tipo de dados Data e Hora com o formato Somente Data. Se a coluna não existir, você deve adicioná-la primeiro.

Passos para Criar a Exibição de Contratos a Vencer

Passo 1: Adicionar a Coluna de Data de Vencimento do Contrato

1. Abra a biblioteca de documentos
   Vá para o site do SharePoint que contém sua biblioteca de contratos. Clique no nome da biblioteca na navegação à esquerda ou na página inicial do site.
2. Adicione uma coluna
   Clique na área do cabeçalho da coluna no topo da lista. Selecione Adicionar coluna e depois escolha Data e Hora. Nomeie a coluna como Vencimento do Contrato. Defina o formato como Somente Data. Deixe o valor padrão em branco. Clique em Salvar.
3. Preencha as datas dos contratos existentes
   Para cada documento de contrato, edite as propriedades e insira a data de expiração na coluna Vencimento do Contrato. Esta etapa é necessária para que a exibição possa filtrar corretamente.

Passo 2: Criar uma Nova Exibição

1. Abra o seletor de exibições
   No topo da biblioteca, clique no nome da exibição atual, geralmente Todos os Documentos. Selecione Criar nova exibição no menu suspenso.
2. Escolha um tipo de exibição
   Selecione Exibição Padrão. Isso cria uma exibição de lista simples que funciona em navegadores desktop e móveis.
3. Nomeie a exibição
   Digite Contratos a Vencer como nome da exibição. Marque a caixa Tornar esta a exibição padrão se quiser que todos os usuários vejam esta exibição primeiro ao abrir a biblioteca.
4. Defina o filtro
   Na seção Filtro, clique em Mostrar itens apenas quando a seguinte condição for verdadeira. No primeiro menu suspenso, selecione Vencimento do Contrato. No segundo menu suspenso, selecione é menor ou igual a. Na caixa de valor, digite [Hoje]+30. Esta fórmula mostra todos os documentos cuja data de expiração é hoje ou dentro dos próximos 30 dias. Clique em OK.
5. Classifique os itens
   Na seção Classificação, selecione Vencimento do Contrato e escolha Mostrar itens em ordem crescente. Isso coloca as datas de expiração mais próximas no topo da lista.
6. Escolha as colunas a exibir
   Na seção Colunas, certifique-se de que Vencimento do Contrato esteja marcado. Remova quaisquer colunas desnecessárias, como Check-out realizado por ou Versão. Clique em Criar no final da página.

Passo 3: Aplicar Formatação Condicional para Destacar Datas Urgentes

1. Abra o painel de formatação de coluna
   Na biblioteca, passe o mouse sobre o cabeçalho da coluna Vencimento do Contrato. Clique na seta suspensa que aparece e selecione Configurações da coluna > Formatar esta coluna.
2. Cole o código JSON de formatação
   No painel Formatação de Coluna, selecione Modo avançado. Exclua qualquer código existente e cole o seguinte JSON:
   {
"$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/column-formatting.schema.json",
"elmType": "div",
"txtContent": "@currentField",
"style": {
"background-color": "=if(@currentField <= @now, '#ffcccc', if(@currentField <= @now + 2592000000, '#ffffcc', ''))", "padding": "5px" } }
3. Substitua o cálculo de data por valores legíveis
   O JSON acima usa milissegundos. Para uma abordagem mais simples, use o seguinte JSON que verifica as datas em relação a hoje e hoje+7:
   {
"$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/column-formatting.schema.json",
"elmType": "div",
"txtContent": "@currentField",
"style": {
"background-color": "=if(@currentField <= @now, '#ffcccc', if(@currentField <= @now + 604800000, '#ffffcc', ''))", "padding": "5px" } }
   Isso destaca datas vencidas em vermelho claro e datas dentro de 7 dias em amarelo claro.
4. Aplique a formatação
   Clique em Salvar na parte inferior do painel. A coluna agora mostra fundos coloridos com base na data de expiração.

Erros Comuns e Limitações ao Criar Exibições de Contratos a Vencer

O filtro usa uma data estática em vez de [Hoje]

Se você inserir uma data fixa como "2025-06-01" no filtro, a exibição deixará de funcionar após essa data. Sempre use o token [Hoje] seguido de um sinal de mais e o número de dias. Por exemplo, [Hoje]+30 mostra itens que expiram nos próximos 30 dias. A exibição é recalculada automaticamente a cada dia.

A formatação condicional não atualiza

A formatação condicional usa o valor da data armazenado na coluna. Se você editar a data de expiração de um contrato, a formatação será atualizada em alguns minutos. Se a formatação ainda não aparecer, atualize a página do navegador. Verifique se o tipo da coluna é Data e Hora e não Linha de texto único. Colunas de texto não podem usar formatação condicional baseada em data.

A exibição não está visível para outros usuários

Ao criar uma exibição, ela fica visível para todos os usuários que têm acesso à biblioteca. Se você quiser que apenas determinados usuários vejam a exibição, é necessário definir permissões de exibição. Vá para a página de configurações da exibição e role até a seção Público-alvo. Selecione Criar uma exibição pessoal se quiser que a exibição apareça apenas no seu próprio seletor de exibição. Caso contrário, mantenha a configuração padrão para torná-la pública.

Exibição Atual vs Exibição Filtrada: Principais Diferenças

Item	Exibição Atual (Todos os Documentos)	Exibição Filtrada (Contratos a Vencer)
Propósito	Mostra todos os documentos na biblioteca, independentemente da expiração	Mostra apenas documentos que expiram dentro de um intervalo de datas definido
Critérios de filtro	Nenhum filtro aplicado	Usa [Hoje]+30 ou fórmula de data dinâmica similar
Ordem de classificação	Classificação padrão por Nome ou Modificado	Classificado por Vencimento do Contrato em ordem crescente
Formatação condicional	Opcional, não necessária	Recomendada para destacar datas vencidas e próximas
Caso de uso	Navegação geral e gerenciamento de arquivos	Acompanhamento proativo de renovações de contratos

O que Fazer Depois de Criar a Exibição de Contratos a Vencer

Agora você tem uma exibição de biblioteca que filtra contratos com vencimento nos próximos 30 dias e destaca datas urgentes com cores. Compartilhe a exibição com sua equipe definindo-a como a exibição padrão da biblioteca. Para ir além, crie uma exibição adicional chamada "Contratos Vencidos" usando o filtro Vencimento do Contrato é menor que [Hoje]. Essa exibição mostra contratos que já expiraram e precisam de atenção imediata. Para usuários avançados, configure um fluxo do Power Automate que envie uma notificação por e-mail quando a data de expiração de um contrato estiver dentro de 7 dias. Esse alerta automatizado elimina a necessidade de verificar a biblioteca manualmente.