Ao imprimir um documento do Word que contém alterações controladas, as marcações — inserções, exclusões, comentários e alterações de formatação — aparecem na página impressa, a menos que você altere as configurações de impressão. Isso acontece porque o modo de impressão padrão do Word inclui todas as marcações visíveis na tela. O resultado é uma cópia impressa poluída com texto tachado, sublinhados coloridos e balões de comentários, o que anula o propósito de imprimir um rascunho limpo para revisão ou distribuição. Este artigo explica como configurar o Word para imprimir apenas a versão final do texto, sem que alterações controladas ou comentários apareçam no papel.
Principais conclusões: Imprimindo rascunhos limpos sem alterações controladas
- Arquivo > Imprimir > Configurações > Imprimir Todas as Páginas > Imprimir Marcação (desmarcar): Remove todas as alterações controladas e comentários da saída impressa, mantendo-os no documento.
- Revisão > Mostrar Marcação > Revisores específicos (desmarcar todos): Oculta marcações de autores específicos antes da impressão quando você precisa de exclusões seletivas.
- Arquivo > Opções > Exibição > Opções de impressão > Imprimir texto oculto (desmarcar): Impede que texto oculto, incluindo alguns metadados de alterações controladas, apareça no papel em casos específicos.
Por que as alterações controladas aparecem nas páginas impressas
O Word trata as alterações controladas como uma camada de marcação que é exibida ou ocultada na tela. Quando você envia o documento para a impressora, o Word usa o mesmo estado de exibição que você vê no monitor. Se a marcação estiver visível na tela — indicada por inserções coloridas, exclusões tachadas e balões de comentários — ela será impressa exatamente como mostrada. A configuração que controla esse comportamento é chamada de “Imprimir Marcação” e está habilitada por padrão em todos os trabalhos de impressão. O Word não remove automaticamente a marcação do fluxo de impressão; você deve dizer explicitamente para imprimir o documento como se todas as alterações tivessem sido aceitas, sem realmente aceitá-las no arquivo.
Além disso, o Word oferece uma exibição separada chamada “Sem Marcação” que mostra o documento como ficaria se todas as alterações fossem aceitas. No entanto, mudar para essa exibição por si só não garante uma impressão limpa, pois as configurações de impressão substituem a exibição da tela. A abordagem correta é ajustar as configurações de impressão diretamente, o que força o Word a ignorar a camada de marcação durante a operação de impressão, independentemente da exibição atual da tela.
Passos para imprimir um rascunho do Word sem alterações controladas
Os passos a seguir funcionam no Word para Microsoft 365, Word 2021, Word 2019 e Word 2016. O processo é idêntico nessas versões.
- Abra o documento e mantenha as alterações controladas intactas
Não aceite nem rejeite nenhuma alteração. O documento ainda deve mostrar a marcação na tela. Este é o estado inicial para uma impressão limpa. - Pressione Ctrl+P ou vá em Arquivo > Imprimir
O painel Imprimir é aberto. No lado direito, a visualização de impressão mostra uma versão em miniatura da primeira página. Se as alterações controladas estiverem visíveis na tela, a visualização as exibirá com texto colorido e balões de comentários. - Clique no primeiro menu suspenso em Configurações (geralmente diz “Imprimir Todas as Páginas”)
Um menu é expandido. Na parte inferior deste menu, você vê uma caixa de seleção chamada “Imprimir Marcação”. Por padrão, esta caixa está marcada. Desmarque-a. - Observe a atualização da visualização de impressão
Assim que você desmarcar Imprimir Marcação, a visualização muda. Todo texto tachado, inserções coloridas e balões de comentários desaparecem. A visualização agora mostra o documento como apareceria com todas as alterações aceitas. - Defina outras opções de impressão (cópias, intervalo de páginas, orientação) e clique em Imprimir
As páginas impressas conterão apenas o texto final. Nenhuma marcação, comentário ou barra de revisão aparece no papel. As alterações controladas permanecem no arquivo eletrônico e não são afetadas.
Método alternativo: usando a exibição Sem Marcação antes de imprimir
Alguns usuários preferem alterar a exibição da tela primeiro como uma confirmação visual. Na guia Revisão, no grupo Controle, clique no menu suspenso ao lado de Exibir para Revisão (ou Mostrar Marcação em versões anteriores) e selecione “Sem Marcação”. O documento na tela agora mostra a versão final. Ao ir em Arquivo > Imprimir, a caixa de seleção Imprimir Marcação é desmarcada automaticamente. Esse método funciona, mas é mais seguro verificar a configuração Imprimir Marcação diretamente, pois alguns complementos ou modelos podem reativá-la.
Se as alterações controladas ainda aparecerem após desmarcar Imprimir Marcação
Alterações controladas aparecem na visualização de impressão mesmo após desmarcar Imprimir Marcação
Isso geralmente acontece quando o documento contém comentários formatados como texto oculto ou quando o documento está em um modo de compatibilidade para uma versão mais antiga do Word. Para resolver, clique em Arquivo > Opções > Exibição. Em “Opções de impressão”, desmarque “Imprimir texto oculto”. Em seguida, volte ao painel Imprimir e desmarque Imprimir Marcação novamente. Se o problema persistir, salve o documento no formato .docx (não .doc) e repita os passos.
Comentários são impressos como pequenas caixas ou ícones na página
Quando os comentários são configurados para serem impressos em linha em vez de em balões, eles podem aparecer como pequenos marcadores. Desmarcar Imprimir Marcação remove todos os marcadores de comentários. Se você ainda vir marcadores após desmarcar, vá em Revisão > Mostrar Comentários e certifique-se de que a lista esteja vazia. Se existirem comentários, eles serão impressos a menos que Imprimir Marcação esteja desmarcada. Verifique se a caixa de seleção Imprimir Marcação não está esmaecida — uma caixa esmaecida indica que o documento está protegido ou que uma política substitui a configuração. Remova a proteção indo em Revisão > Restringir Edição e clicando em Parar Proteção se você souber a senha.
Barras de revisão ou linhas verticais aparecem na página impressa
As barras de revisão são linhas verticais finas que aparecem na margem esquerda para indicar uma alteração. Elas fazem parte da marcação de alterações controladas. Desmarcar Imprimir Marcação as remove. Se as barras de revisão ainda aparecerem, o documento pode ter sido impresso usando a opção “Lista de Marcação” em vez de “Imprimir Todas as Páginas”. No painel Imprimir, certifique-se de que o primeiro menu suspenso esteja definido como “Imprimir Todas as Páginas” e não “Lista de Marcação”. A opção Lista de Marcação imprime uma página separada que lista cada alteração — isso não é um rascunho limpo.
Imprimir com Marcação vs Imprimir sem Marcação: Comparação de recursos
| Item | Imprimir com Marcação | Imprimir sem Marcação |
|---|---|---|
| Inserções exibidas | Texto sublinhado colorido | Apenas texto final, sem cor |
| Exclusões exibidas | Texto tachado ou balão | Não exibido; texto removido |
| Comentários exibidos | Balões na margem ou em linha | Não impressos |
| Barras de revisão | Linha vertical na margem esquerda | Não impressas |
| Arquivo do documento inalterado | Sim, marcação permanece no arquivo | Sim, marcação permanece no arquivo |
| Clareza da visualização de impressão | Poluída com marcações coloridas | Limpa, apenas versão final |
Agora você pode imprimir qualquer rascunho do Word com alterações controladas como uma cópia impressa limpa, sem marcações. A configuração Imprimir Marcação oferece controle total sem alterar o documento original. Para impressão frequente de rascunhos limpos, considere adicionar a alternância Imprimir Marcação à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido: clique com o botão direito na caixa de seleção no painel Imprimir e selecione Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Isso economiza um clique cada vez que você imprime.