Você configurou o documento para imprimir sem marcações, mas os comentários ainda aparecem na margem direita da página impressa. Esse problema ocorre porque a configuração de impressão que controla a exibição de marcações é separada da configuração de visualização na tela no Word. Muitos usuários desativam as marcações na guia Revisão e presumem que a impressão corresponderá à visualização limpa na tela. Este artigo explica por que os comentários são impressos mesmo com a exibição de marcações desativada e fornece as etapas exatas para impedir que apareçam no papel.
Principais conclusões: impedir a impressão de comentários no Word
- Arquivo > Imprimir > Imprimir todas as páginas > Imprimir marcações: Desmarque esta opção para evitar que comentários e alterações controladas sejam impressos.
- Arquivo > Opções > Exibição > Opções de impressão > Imprimir texto oculto: Certifique-se de que esta caixa esteja desmarcada para evitar a impressão de comentários que usam formatação de texto oculto.
- Revisão > Mostrar marcações > Balões > Mostrar apenas comentários e formatação em balões: Definir balões para um modo de exibição específico não substitui a configuração Imprimir marcações.
Por que o Word imprime comentários mesmo com a exibição de marcações desativada
O Word fornece dois controles separados para marcações: um controla o que você vê na tela e o outro controla o que é enviado para a impressora. A configuração na tela está localizada na guia Revisão, em Mostrar marcações ou no menu suspenso Exibir para revisão. Quando você define Exibir para revisão como Sem marcações ou Original, o Word oculta comentários e alterações controladas da visualização na tela. No entanto, essa configuração não afeta a impressão, a menos que você também altere a opção específica de impressão.
A opção de impressão que controla as marcações é chamada Imprimir marcações. Ela aparece na caixa de diálogo Imprimir, em Configurações. Por padrão, essa opção está ativada. Quando ativada, o Word inclui todas as marcações — comentários, alterações controladas, anotações de tinta — na saída impressa, independentemente da configuração de visualização na tela. Esse design existe para que revisores possam imprimir um documento com marcações para revisão offline, mesmo quando preferem uma visualização limpa na tela.
Uma segunda causa envolve a opção Imprimir texto oculto nas Opções do Word. Algumas formatações de comentários, especialmente comentários inseridos como texto oculto ou comentários que aparecem devido ao comportamento específico do driver da impressora, podem passar mesmo quando Imprimir marcações está desativado. Verificar essa configuração garante que nenhum elemento oculto seja impresso.
Etapas para impedir a impressão de comentários no Word
Siga estas etapas para garantir que os comentários não apareçam no documento impresso. A correção principal é desativar Imprimir marcações na caixa de diálogo Imprimir. A correção secundária é verificar se a impressão de texto oculto está desativada.
Desativar Imprimir marcações na caixa de diálogo Imprimir
- Abra a caixa de diálogo Imprimir
Pressione Ctrl+P para abrir a caixa de diálogo Imprimir. Você também pode ir em Arquivo > Imprimir. - Localize a seção Configurações
Em Configurações, procure o menu suspenso que atualmente exibe Imprimir todas as páginas ou uma opção semelhante. Clique nele para expandir a lista. - Desmarque Imprimir marcações
Na parte inferior da lista expandida, encontre Imprimir marcações. Se houver uma marca de seleção ao lado, clique na opção para removê-la. O menu suspenso exibirá então Imprimir todas as páginas (sem marcações) ou um texto semelhante indicando que as marcações estão desativadas. - Visualize o documento
Observe a visualização de impressão no lado direito da caixa de diálogo Imprimir. Comentários em balões ou embutidos não devem mais aparecer. Se ainda aparecerem, prossiga para a próxima seção. - Imprima o documento
Clique no botão Imprimir. As páginas impressas agora devem estar livres de comentários.
Verifique se a impressão de texto oculto está desativada
- Abra as Opções do Word
Vá em Arquivo > Opções. Na caixa de diálogo Opções, clique na categoria Exibição à esquerda. - Verifique as Opções de impressão
Na seção chamada Opções de impressão, encontre Imprimir texto oculto. Certifique-se de que a caixa de seleção esteja desmarcada. Se estiver marcada, clique nela para remover a marca. - Confirme e feche
Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções. Repita o processo de impressão para verificar se os comentários não são mais impressos.
Se os comentários ainda forem impressos após seguir a correção
Comentários aparecem como caixas de texto ou formas no documento
Se os comentários foram convertidos em caixas de texto ou formas por uma versão anterior do Word ou por uma ferramenta de terceiros, a configuração Imprimir marcações não os afetará. Caixas de texto e formas fazem parte do conteúdo do documento, não das marcações. Para removê-los, você deve excluir cada caixa de texto manualmente ou usar o Painel de Seleção para selecionar e excluir todas. Vá em Página Inicial > Selecionar > Painel de Seleção, selecione cada caixa de texto e pressione Delete.
Comentários estão incorporados como texto oculto no corpo principal
Algumas ferramentas de exportação ou fluxos de trabalho de colaboração convertem comentários em texto oculto no corpo do documento. O texto oculto é impresso quando a opção Imprimir texto oculto está ativada. Se você já desativou essa opção e os comentários ainda são impressos, inspecione o documento em busca de texto oculto. Pressione Ctrl+A para selecionar tudo, clique com o botão direito e escolha Fonte. Na caixa de diálogo Fonte, verifique se a caixa de seleção Oculto está marcada. Se estiver, desmarque-a e reimprima.
Driver da impressora substitui as configurações do Word
Alguns drivers de impressora têm sua própria configuração para imprimir anotações ou comentários. Isso substitui a configuração Imprimir marcações do Word. Verifique as propriedades do driver da impressora antes de imprimir. Na caixa de diálogo Imprimir, clique em Propriedades da Impressora ou Preferências. Procure uma guia chamada Efeitos, Avançado ou Opções do Documento. Encontre qualquer configuração relacionada a anotações ou comentários e desative-a.
Diferenças de comportamento da configuração Imprimir marcações
| Item | Imprimir marcações ativado | Imprimir marcações desativado |
|---|---|---|
| Comentários em balões | Imprime na margem | Não imprime |
| Alterações controladas | Imprime com tachado ou sublinhado | Imprime apenas como texto final |
| Anotações de tinta | Imprime sobre o documento | Não imprime |
| Configuração de Exibir para revisão na tela | Sem efeito na impressão | Sem efeito na impressão |
A tabela mostra que Imprimir marcações é o único controle para comentários impressos. Alterar a visualização na tela na guia Revisão não tem impacto na página impressa. Sempre verifique a caixa de seleção Imprimir marcações na caixa de diálogo Imprimir antes de imprimir documentos com comentários.
Agora você pode impedir a impressão de comentários desativando Imprimir marcações na caixa de diálogo Imprimir e verificando se a impressão de texto oculto está desativada. Para documentos que ainda exibem comentários, inspecione caixas de texto ou texto oculto. Como dica avançada, crie uma macro de impressão que desative automaticamente Imprimir marcações e a impressão de texto oculto antes de enviar o documento para a impressora. Isso economiza tempo quando você imprime com frequência cópias limpas de documentos revisados.