Como Exportar um Inventário de Arquivos de Biblioteca para CSV

Você precisa de uma lista completa dos arquivos em uma biblioteca de documentos do SharePoint, incluindo metadados como nome, tamanho, data de modificação e autor. Copiar manualmente os nomes dos arquivos pelo navegador é lento e sujeito a erros. O SharePoint oferece ferramentas de exportação integradas que permitem baixar esses dados como um arquivo CSV. Este artigo explica como exportar um inventário de arquivos de biblioteca para CSV usando o recurso Exportar para Excel e PowerShell para inventários maiores ou mais detalhados.

Como o recurso Exportar para Excel funciona em bibliotecas do SharePoint

As bibliotecas do SharePoint incluem um comando Exportar para Excel integrado que exporta a exibição atual para um arquivo .iqy. Um arquivo .iqy é uma consulta da web que abre no Excel e carrega os dados da biblioteca como uma conexão ativa. No Excel, você pode salvar os dados como um arquivo CSV. Este método funciona para bibliotecas com até 5000 itens devido aos limites de exibição de lista do SharePoint. Você precisa ter pelo menos permissão de Leitura na biblioteca. Os dados exportados incluem todas as colunas visíveis na exibição atual da biblioteca, incluindo colunas de metadados personalizados.

Passos para exportar um inventário de arquivos de biblioteca para CSV usando Exportar para Excel

1. Abra a biblioteca de documentos no SharePoint
   Navegue até o site do SharePoint e abra a biblioteca de documentos que contém os arquivos que deseja exportar.
2. Crie ou selecione uma exibição com as colunas necessárias
   Clique no menu suspenso de exibição da biblioteca no canto superior direito e escolha uma exibição existente ou selecione Editar exibição atual para adicionar ou remover colunas. Inclua colunas como Nome, Modificado, Modificado por, Tamanho do arquivo e quaisquer colunas de metadados personalizados.
3. Aplique filtros se necessário
   Use os filtros de coluna para limitar os dados exportados a tipos de arquivo, intervalos de data ou outros critérios específicos. Apenas os arquivos visíveis serão exportados.
4. Clique em Exportar para Excel
   Na barra de comandos no topo da biblioteca, clique em Exportar e depois selecione Exportar para Excel. Se você não vir o botão Exportar, clique nas reticências (…) na barra de comandos.
5. Abra o arquivo .iqy no Excel
   Seu navegador baixará um arquivo .iqy. Abra-o no Excel. Se solicitado, clique em Habilitar para permitir a conexão de dados.
6. Salve os dados do Excel como CSV
   No Excel, revise os dados importados. Clique em Arquivo > Salvar como e escolha CSV UTF-8 (delimitado por vírgulas) ou CSV (delimitado por vírgulas) como tipo de arquivo. Clique em Salvar.

Passos para exportar um inventário de arquivos de biblioteca para CSV usando PowerShell

Para bibliotecas com mais de 5000 itens ou quando você precisa exportar dados de várias bibliotecas, use o PowerShell com o módulo PnP.PowerShell. Este método ignora o limite de exibição de lista e suporta todas as colunas.

1. Instale o módulo PnP.PowerShell
   Abra o PowerShell como administrador e execute: Install-Module PnP.PowerShell -Scope CurrentUser. Se solicitado, pressione Y para instalar do PSGallery.
2. Conecte-se ao SharePoint
   Execute: Connect-PnPOnline -Url "https://sualocacao.sharepoint.com/sites/seosite" -Interactive. Substitua a URL pela URL do seu site. Faça login com sua conta Microsoft 365.
3. Exporte os itens da biblioteca para CSV
   Execute o seguinte script, substituindo o nome da biblioteca e o caminho de saída:
   $items = Get-PnPListItem -List "Documentos Compartilhados" -PageSize 500
$items | Export-Csv -Path "C:\export\inventario-biblioteca.csv" -NoTypeInformation
   Isso exporta todos os itens da biblioteca, incluindo colunas padrão como Título, Modificado, Criado e ID.
4. Inclua colunas específicas na exportação
   Para incluir colunas personalizadas, use:
   $items = Get-PnPListItem -List "Documentos Compartilhados" -Fields "FileLeafRef","FileSizeDisplay","Editor","Modified","ColunaPersonalizada1"
$items | Select-Object -Property FileLeafRef, FileSizeDisplay, Editor, Modified, ColunaPersonalizada1 | Export-Csv -Path "C:\export\inventario-biblioteca.csv" -NoTypeInformation

Problemas comuns ao exportar inventários de bibliotecas

O botão Exportar para Excel está ausente ou desabilitado

O comando Exportar para Excel não está disponível em todas as exibições de biblioteca do SharePoint. Se o botão estiver ausente, mude para uma exibição padrão como Todos os Documentos. O comando também requer que a biblioteca não tenha scripts personalizados desabilitados no nível do locatário. Entre em contato com o administrador do SharePoint para verificar as configurações do locatário.

O CSV exportado mostra apenas nomes de arquivos e nenhum metadado

Isso acontece quando a exibição atual da biblioteca não inclui as colunas de metadados esperadas. Antes de exportar, edite a exibição e adicione as colunas necessárias. O comando Exportar para Excel exporta exatamente o que está visível na exibição.

A exportação do PowerShell falha com erro de permissão

A conta usada para conectar ao SharePoint deve ter pelo menos permissão de Leitura no site e na biblioteca. Se você receber um erro de acesso negado, verifique suas permissões ou use uma conta diferente com direitos de administrador do conjunto de sites.

O arquivo CSV contém colunas extras ou células em branco

Ao usar o PowerShell, a exportação padrão inclui todos os campos internos. Use o cmdlet Select-Object para especificar apenas as colunas desejadas. Para células em branco, verifique se a coluna tem um valor padrão no SharePoint ou se o item simplesmente não tem valor para esse campo.

Item	Exportar para Excel	PowerShell com PnP.PowerShell
Máximo de itens	5000 itens (limite de exibição de lista)	Sem limite prático (usa paginação no servidor)
Permissões necessárias	Leitura na biblioteca	Leitura no site ou biblioteca
Colunas de metadados personalizados	Apenas se incluídas na exibição	Todas as colunas, incluindo campos ocultos
Formato de saída	.iqy depois salvar como CSV no Excel	Arquivo CSV direto
Automação possível	Não, etapas manuais necessárias	Sim, o script pode ser agendado

Agora você pode exportar um inventário completo de arquivos de qualquer biblioteca do SharePoint usando o recurso Exportar para Excel ou PowerShell. Para uma exportação única de uma biblioteca pequena, o método Exportar para Excel funciona rapidamente. Para exportações recorrentes ou bibliotecas com muitos itens, use o script do PowerShell e salve-o para reutilização. Para refinar ainda mais sua exportação, explore os parâmetros do Get-PnPListItem para filtrar por pasta ou tipo de conteúdo.