Como Exportar Dados de Lista do SharePoint para Power BI

Você precisa trazer dados de uma lista do SharePoint para o Power BI para análise e relatórios. O Power BI pode se conectar diretamente a listas do SharePoint, mas o método escolhido afeta a velocidade de atualização, a frescura dos dados e a segurança. Este artigo explica as três principais formas de exportar ou conectar dados de lista do SharePoint ao Power BI: usando o conector de Lista do SharePoint, o feed OData e a exportação para CSV ou Excel. Você aprenderá as etapas exatas para cada método e qual se adequa ao seu cenário.

Entendendo as Fontes de Dados de Lista do SharePoint no Power BI

O Power BI pode consumir dados de listas do SharePoint por meio de vários conectores. A escolha depende do tamanho da lista, frequência de atualização, requisitos de segurança e necessidade de atualização agendada. O conector Lista do SharePoint Online usa a API REST do SharePoint e suporta atualização completa. O feed OData usa um protocolo padrão que algumas organizações preferem por questões de governança. Exportar para CSV ou Excel é o método mais simples, mas carece de automação.

Antes de começar, verifique se você tem pelo menos acesso de Leitura à lista do SharePoint. Para atualização agendada no serviço do Power BI, você precisa de um gateway se a fonte de dados for local. Para SharePoint na nuvem, nenhum gateway é necessário ao usar o conector nativo ou o feed OData.

Todos os métodos descritos funcionam com SharePoint Online. O SharePoint Server 2016 e 2019 exigem um gateway e o conector de Listas do SharePoint do gateway de dados local.

Método 1: Usando o Conector de Lista do SharePoint Online no Power BI Desktop

Este é o método recomendado para a maioria dos usuários. Ele fornece uma conexão direta, suporta atualização agendada e lida com listas com milhares de linhas. O conector lê o esquema e os dados da lista por meio da API REST do SharePoint.

1. Abra o Power BI Desktop e obtenha dados
   Clique em Obter Dados na faixa de opções Início. Selecione Serviços Online nas categorias e escolha Lista do SharePoint Online. Clique em Conectar.
2. Insira a URL do site do SharePoint
   Cole a URL completa do site do SharePoint que contém sua lista. Por exemplo: https://contoso.sharepoint.com/sites/EquipeVendas. Não inclua o nome da lista na URL. Clique em OK.
3. Faça login na sua conta Microsoft 365
   Se solicitado, faça login com uma conta que tenha acesso de leitura à lista. Use a opção Conta organizacional. Clique em Conectar.
4. Selecione a lista no Navegador
   Na janela do Navegador, você verá todas as listas e bibliotecas do site. Marque a caixa ao lado da lista desejada. Você pode visualizar os dados à direita. Clique em Carregar para importar os dados ou Transformar Dados para editar colunas antes de carregar.
5. Configure a atualização agendada no serviço do Power BI
   Após publicar seu relatório, vá para o serviço do Power BI. Em Conjuntos de dados, selecione seu conjunto de dados e clique em Agendar atualização. Defina a frequência e o fuso horário. A atualização usa as credenciais fornecidas durante a importação.

Este método funciona melhor quando você precisa que os dados sejam atualizados automaticamente e a lista tem menos de 5000 linhas. Para listas maiores, use o método do feed OData ou habilite a atualização incremental no Power BI Premium.

Método 2: Conectando via Feed OData do SharePoint

O feed OData expõe os dados da lista como um serviço RESTful. Algumas organizações preferem este método porque não exige armazenar credenciais do Microsoft 365 no conjunto de dados do Power BI. A URL do feed é gerada pelo SharePoint e pode ser compartilhada com autores de relatórios.

1. Obtenha a URL do feed OData do SharePoint
   Navegue até sua lista do SharePoint. Clique no ícone de engrenagem e selecione Configurações da lista. Na seção Configurações gerais, clique em Nome, descrição e navegação da lista. Copie a URL da barra de endereços do navegador. A URL termina com /AllItems.aspx. Substitua AllItems.aspx por _api/web/lists/GetByTitle('NomeDaSuaLista')/items. Substitua NomeDaSuaLista pelo nome exato da sua lista.
2. Abra o Power BI Desktop e obtenha dados do OData
   Clique em Obter Dados, selecione Outro e escolha Feed OData. Clique em Conectar.
3. Insira a URL do feed OData
   Cole a URL que você construiu na etapa 1. Clique em OK. Se solicitado para autenticação, selecione Conta organizacional e faça login com suas credenciais do Microsoft 365.
4. Selecione a tabela de itens da lista
   No Navegador, expanda o feed para ver as tabelas disponíveis. A tabela chamada value contém os itens da lista. Marque a caixa ao lado de value e clique em Carregar ou Transformar Dados.
5. Configure a atualização no serviço do Power BI
   Após publicar, configure a atualização agendada conforme descrito no Método 1. As credenciais do feed OData são armazenadas separadamente no serviço do Power BI em Configurações do conjunto de dados > Editar credenciais.

O método OData é útil quando você deseja evitar armazenar credenciais no arquivo .pbix. No entanto, a URL do feed pode mudar se você renomear a lista. Este método também suporta listas com até 5000 itens por padrão. Para listas maiores, adicione &$top=5000 à URL e lide com a paginação no Power Query.

Método 3: Exportando Dados da Lista do SharePoint como CSV ou Excel

Este método é o mais simples, mas o menos automatizado. É adequado para análises pontuais ou quando você não tem o Power BI Desktop instalado. O arquivo exportado pode ser importado para o Power BI, mas não será atualizado automaticamente.

1. Exporte a lista do SharePoint
   Abra sua lista do SharePoint. Na barra de comandos, clique em Exportar e selecione Exportar para CSV. Se preferir Excel, clique em Exportar para Excel. Salve o arquivo em seu disco local.
2. Importe o arquivo para o Power BI Desktop
   No Power BI Desktop, clique em Obter Dados e selecione Arquivo. Escolha CSV ou Excel dependendo do tipo de arquivo. Navegue até o arquivo e clique em Abrir.
3. Transforme e carregue os dados
   No Navegador, selecione a planilha ou tabela. Clique em Transformar Dados para limpar colunas, alterar tipos de dados ou remover colunas desnecessárias. Clique em Fechar e Aplicar para carregar os dados.
4. Atualize os dados manualmente
   Quando a lista mudar, você deve repetir a exportação e reimportar o arquivo. Não há atualização automática. Para minimizar o trabalho manual, salve o arquivo CSV em uma biblioteca de documentos do SharePoint e use o conector de Pasta do SharePoint no Power BI para ler o arquivo.

Este método não é recomendado para relatórios de produção, pois carece de automação e pode levar a dados desatualizados. Use-o apenas para análises ad-hoc ou prototipagem.

Erros Comuns ao Exportar Dados de Lista do SharePoint para Power BI

O Conector de Lista do SharePoint Não Mostra Listas

Isso acontece quando a URL do site está incorreta ou a conta não tem permissões. Verifique se a URL aponta para a raiz do site, não para um sub-site ou para a própria lista. O conector exige pelo menos acesso de Leitura no nível do site. Se você for membro de um grupo do Microsoft 365, o site é provisionado automaticamente, mas pode ser necessário navegar até o site primeiro.

O Feed OData Retorna Erro 403 Proibido

O feed OData usa a API REST do SharePoint. Um erro 403 significa que o endpoint da API está bloqueado ou a conta não tem permissões. Verifique se o nome da lista na URL corresponde exatamente ao título da lista, incluindo espaços. Verifique também se o site não possui políticas de acesso à API personalizadas que restrinjam chamadas REST.

A Exportação CSV Contém Apenas 100 Linhas

O SharePoint limita a exportação CSV a 100 linhas por padrão. Para exportar todas as linhas, use a opção Exportar para Excel, que suporta até 10.000 linhas. Para listas maiores, use o conector de Lista do SharePoint Online ou o feed OData. Se precisar usar CSV, divida os dados usando exibições com filtros e exporte cada exibição separadamente.

Conector de Lista do SharePoint vs Feed OData vs Exportação CSV: Principais Diferenças

Item	Conector Lista SharePoint Online	Feed OData	Exportação CSV
Autenticação	Credenciais Microsoft 365 armazenadas no conjunto de dados	Credenciais Microsoft 365 armazenadas no serviço	Nenhuma necessária
Atualização agendada	Suportada	Suportada	Não suportada
Máximo de linhas	5000 (padrão), mais com paginação	5000 (padrão), mais com paginação	100 (CSV) ou 10.000 (Excel)
Tempo de configuração	5 minutos	10 minutos	2 minutos
Melhor para	Relatórios de produção com atualizações regulares	Cenários que exigem isolamento de credenciais	Análises ad-hoc e prototipagem

Agora você pode escolher o método certo para os dados da sua lista do SharePoint. Para relatórios automatizados e atualizáveis, use o conector de Lista do SharePoint Online. Se sua organização exigir gerenciamento separado de credenciais, use o feed OData. Reserve as exportações CSV para tarefas rápidas e únicas. Após conectar, considere adicionar colunas calculadas no Power Query para transformar os dados da lista antes de criar seu relatório.