Proprietários de site frequentemente veem um documento bloqueado por uma retenção e não entendem por que não podem excluí-lo ou editá-lo. A retenção é acionada por uma política de retenção do Microsoft 365 ou por uma retenção judicial aplicada por um administrador de conformidade. Esse comportamento protege o conteúdo contra exclusão ou alteração permanente durante obrigações legais ou regulatórias. Este artigo explica exatamente como as retenções funcionam em sites do SharePoint, o que os proprietários de site podem ou não fazer, e fornece um fluxo de trabalho prático para gerenciar conteúdo sob retenção.
Principais Conclusões: Comportamento de Retenção para Proprietários de Site do SharePoint
- Portal de conformidade do Microsoft 365 > Políticas > Retenção: As políticas de retenção podem aplicar uma retenção que impede a exclusão e edição de conteúdo do SharePoint.
- Site do SharePoint > Biblioteca de documentos > Painel de informações: Os proprietários de site podem verificar o status de retenção de um documento para saber se ele está sob retenção.
- Portal de conformidade do Microsoft 365 > Descoberta Eletrônica > Retenção: Uma retenção judicial aplicada a um site bloqueia todo o conteúdo até que a retenção seja liberada por um responsável pela conformidade.
Como Funcionam as Retenções em Sites do SharePoint
Uma retenção no SharePoint é um bloqueio aplicado ao conteúdo por uma política de retenção ou por uma retenção de descoberta eletrônica. A retenção impede que os usuários excluam permanentemente documentos ou os modifiquem de maneiras que destruiriam a versão original. A retenção não bloqueia a edição normal na maioria dos casos, mas bloqueia a exclusão permanente, a substituição e alterações de metadados que tornariam o conteúdo irrecuperável.
A retenção é aplicada no nível do item. Quando um documento está sob retenção, o SharePoint preserva a versão atual e todas as versões anteriores. Se um usuário tentar excluir o documento, o SharePoint retorna uma mensagem de erro informando que o item está sob retenção. O mesmo erro aparece se o usuário tentar editar campos de metadados protegidos pela retenção, como o título do documento ou colunas personalizadas usadas para conformidade.
Tipos de Retenção
Existem dois tipos principais de retenção que afetam o conteúdo do SharePoint. O primeiro é uma política de retenção aplicada a partir do portal de conformidade do Microsoft 365. Essa política pode ser aplicada a todo o conteúdo de um site, uma biblioteca ou pastas específicas. O segundo é uma retenção judicial aplicada por meio de casos de descoberta eletrônica. Uma retenção judicial bloqueia todo o conteúdo em uma caixa de correio ou site até que a retenção seja removida por um administrador de conformidade. Ambos os tipos se comportam da mesma forma para os proprietários de site: o conteúdo não pode ser excluído permanentemente.
O que a Retenção Não Bloqueia
Os proprietários de site e usuários ainda podem realizar muitas ações em conteúdo sob retenção. Eles podem visualizar o documento, fazer check-out, editá-lo e salvar novas versões. Eles podem mover o documento para outra biblioteca dentro do mesmo site, desde que a biblioteca de destino também esteja coberta pela mesma política de retenção. Eles também podem aplicar novos valores de metadados que não sejam restritos pela retenção. A retenção bloqueia apenas ações que destruiriam permanentemente o conteúdo ou seus metadados de conformidade.
Fluxo de Trabalho Prático para Proprietários de Site Gerenciarem Conteúdo sob Retenção
Este fluxo de trabalho ajuda os proprietários de site a identificar conteúdo sob retenção, entender por que ele está retido e tomar as ações apropriadas sem violar as regras de conformidade. Siga estas etapas na ordem.
- Identifique o documento sob retenção
Abra a biblioteca de documentos no SharePoint. Selecione o documento que mostra o erro ao tentar excluí-lo. No painel de detalhes à direita, procure a seção chamada Retenção ou Política. Se uma retenção estiver ativa, você verá o nome da política e o tipo de retenção. - Verifique os detalhes da política de retenção
Acesse o portal de conformidade do Microsoft 365 em compliance.microsoft.com. Selecione Políticas > Retenção. Encontre o nome da política mostrado no painel de detalhes do documento. Clique na política para visualizar seu escopo e duração. Isso informa por quanto tempo a retenção durará e se ela se aplica a todo o site ou a conteúdo específico. - Determine se a retenção é de uma retenção judicial
Se o painel de detalhes do documento mostrar Retenção de descoberta eletrônica em vez de um nome de política de retenção, a retenção é de um caso de descoberta eletrônica. Vá para o portal de conformidade e selecione Descoberta Eletrônica > Básico ou Avançado. Procure um caso ativo que inclua o site. Entre em contato com o responsável pela conformidade que gerencia esse caso para entender a duração da retenção. - Trabalhe com o conteúdo enquanto ele estiver sob retenção
Você ainda pode editar o documento, salvar novas versões e movê-lo para outra biblioteca dentro do mesmo site. Não tente excluir o documento ou alterar colunas de metadados marcadas como obrigatórias para conformidade. Se precisar excluir o documento por motivos de negócios, envie uma solicitação à equipe de conformidade para liberar a retenção sobre esse item específico. - Acompanhe a data de expiração da retenção
As políticas de retenção têm uma duração definida quando a política é criada. Por exemplo, uma política pode reter o conteúdo por 7 anos após a criação. Após esse período, a retenção é automaticamente removida e o conteúdo pode ser excluído normalmente. Verifique a configuração da política no portal de conformidade para ver as regras exatas de expiração.
Situações Comuns Encontradas por Proprietários de Site
Não é possível excluir um documento mesmo sem política visível
Se o painel de detalhes do documento não mostrar um nome de política de retenção, mas a exclusão ainda estiver bloqueada, a retenção pode ser herdada de um site pai ou de uma biblioteca. Verifique as configurações do conjunto de sites. Vá para a página de configurações do site e selecione Configurações de política de gerenciamento de informações. Se uma política for aplicada no nível do site, todas as bibliotecas a herdarão. Talvez seja necessário solicitar que um administrador de conformidade verifique a política no nível do site.
Documento mostra retenção após uma migração de site
Ao mover um site para outro locatário ou restaurá-lo a partir de um backup, a retenção pode ser aplicada incorretamente. A retenção está vinculada ao ID de conteúdo original e à atribuição da política. Após a migração, a retenção pode persistir no conteúdo original, mas não na nova cópia. Verifique com a equipe de conformidade se a retenção está atribuída corretamente ao local do site correto.
Usuário recebe erro ao editar metadados
Algumas colunas de metadados são protegidas pela retenção se forem marcadas como relacionadas à conformidade. Por exemplo, uma coluna chamada Rótulo de retenção ou Status de registro está bloqueada. O usuário não pode alterar o valor nessa coluna. Se precisar atualizar os metadados, peça à equipe de conformidade para remover a retenção sobre essa coluna específica ou criar uma nova versão do documento com os metadados corretos.
Retenção vs. Status de Registro: Principais Diferenças
| Item | Retenção | Status de Registro |
|---|---|---|
| Finalidade | Impede a exclusão permanente para conformidade | Marca o conteúdo como registro oficial com edição restrita |
| Edição permitida | Sim, a edição é permitida a menos que os metadados estejam bloqueados | Não, os registros são somente leitura e não podem ser editados |
| Exclusão permitida | Não, a exclusão é bloqueada até a retenção expirar | Não, a exclusão é bloqueada até que o registro seja declarado inativo |
| Duração | Definida pela política de retenção ou retenção judicial | Definida pelo rótulo de registro ou plano de arquivo |
| Quem pode remover | Apenas o administrador de conformidade | Administrador de conformidade ou gerente de registros |
Os proprietários de site devem entender que uma retenção não é o mesmo que um registro. Um registro impõe restrições mais rigorosas, como bloquear toda edição e exclusão até que o registro seja declarado inativo. Uma retenção bloqueia apenas a exclusão permanente e certas alterações de metadados.
Agora você pode identificar retenções em seus documentos do SharePoint, determinar a origem da retenção e seguir o fluxo de trabalho correto para gerenciar o conteúdo sem violar as regras de conformidade. Em seguida, revise as políticas de retenção do seu site no portal de conformidade para ver quais políticas estão ativas e quando expirarão. Uma dica prática é criar um documento compartilhado com sua equipe de conformidade listando todas as retenções ativas e suas datas de expiração, para que os proprietários de site possam planejar a limpeza de conteúdo adequadamente.