Você precisa criar uma exibição filtrada em uma lista ou biblioteca do SharePoint para que seu departamento veja apenas os itens relevantes. Uma exibição filtrada mostra um subconjunto de itens ou arquivos com base em condições que você define, como o nome do departamento ou coluna de status. Este artigo explica como criar uma exibição filtrada personalizada e torná-la a exibição padrão para sua equipe. Você aprenderá as etapas exatas para configurar o filtro, salvar a exibição e aplicá-la a um grupo específico de usuários.
Principais Conclusões: Criar uma Exibição Filtrada por Departamento no SharePoint
- Barra de ferramentas da lista ou biblioteca > Opções de exibição > Criar nova exibição: Comece a criar uma exibição filtrada personalizada na barra de ferramentas da lista.
- Configurações da exibição > Seção Filtro > Mostrar itens apenas quando: Defina a condição da coluna que filtra os itens para seu departamento.
- Configurações da exibição > Tornar esta a exibição padrão: Defina a nova exibição como padrão para que todos os membros do departamento a vejam primeiro.
Entendendo as Exibições e Filtros de Listas do SharePoint
Uma exibição do SharePoint é um conjunto salvo de configurações de exibição para uma lista ou biblioteca. Ela controla quais colunas aparecem, a ordem de classificação, o agrupamento e, principalmente, quais itens são mostrados por meio de filtros. Uma exibição filtrada oculta itens que não atendem aos seus critérios. Por exemplo, você pode criar uma exibição que mostre apenas documentos onde a coluna Departamento seja igual a “Financeiro”. Essa exibição se torna o padrão para todos que acessam a biblioteca, ou você pode defini-la como uma exibição pessoal.
Antes de começar, você precisa de permissões de edição na lista ou biblioteca. Normalmente, membros do grupo Proprietários ou usuários com nível de permissão Contribuir ou superior podem criar exibições públicas. Você também precisa de uma coluna que contenha o valor do departamento, como uma coluna de Escolha chamada Departamento ou uma coluna de Pessoa chamada Atribuído a. Se essa coluna não existir, você deve adicioná-la primeiro.
Existem dois tipos de exibição: pública e pessoal. Uma exibição pública é visível para todos os usuários que têm acesso à lista ou biblioteca. Uma exibição pessoal é visível apenas para você. Para um filtro de departamento, você criará uma exibição pública e a definirá como padrão para que todos os membros do departamento vejam os dados filtrados automaticamente.
Etapas para Criar uma Exibição Filtrada para Seu Departamento
Siga estas etapas para criar uma exibição filtrada que mostre apenas os itens correspondentes ao seu departamento. O exemplo usa uma lista com uma coluna Departamento, mas o mesmo método funciona para qualquer tipo de coluna.
- Abra a lista ou biblioteca
Navegue até o site do SharePoint que contém sua lista de equipe ou biblioteca de documentos. Clique no nome da lista ou biblioteca na navegação à esquerda ou em Conteúdo do Site. - Acesse o menu Opções de Exibição
Na barra de ferramentas acima dos itens da lista, clique na seta para baixo ao lado do nome da exibição atual (geralmente “Todos os Itens” ou “Todos os Documentos”). Selecione Criar nova exibição no menu. - Escolha um tipo de exibição
Na seção Começar de uma exibição existente, selecione uma exibição base. Para a maioria dos filtros de departamento, escolha Exibição Padrão. Isso fornece uma exibição em branco que você pode personalizar. - Nomeie a exibição
No campo Nome da Exibição, digite um nome descritivo como “Departamento Financeiro” ou “Equipe de Engenharia”. Selecione Tornar esta a exibição padrão se quiser que todos os usuários vejam esta exibição primeiro. Desmarque esta opção se quiser manter a exibição padrão atual. - Configure o filtro
Role até a seção Filtro. Na área Mostrar itens apenas quando a seguinte condição for verdadeira, clique na seta para baixo em Coluna e selecione a coluna que contém o valor do departamento, por exemplo, Departamento. No próximo menu suspenso, selecione é igual a. Na caixa de texto, digite o nome exato do departamento, como Financeiro. Clique no link Adicionar se precisar de outra condição, como filtrar por uma segunda coluna. - Defina colunas e ordem de classificação
Na seção Colunas, selecione quais colunas exibir e sua ordem. Na seção Classificar, escolha uma coluna para classificar, como Título em ordem crescente. Essas configurações controlam a aparência dos dados filtrados. - Salve a exibição
Role até o final da página e clique em OK. A lista ou biblioteca agora mostra a exibição filtrada. Se você selecionou Tornar esta a exibição padrão, todos os usuários verão o filtro do departamento ao abrir a lista.
Após salvar, teste a exibição alternando entre as exibições usando o menu suspenso de exibição. Verifique se apenas os itens com o nome do departamento especificado aparecem. Se precisar editar a exibição posteriormente, clique no menu suspenso de exibição, selecione Editar exibição atual e altere as configurações necessárias.
Erros Comuns ao Criar uma Exibição Filtrada por Departamento
Exibição filtrada não mostra itens
Se a exibição exibir zero itens, a condição do filtro não corresponde a nenhum valor de coluna existente. Verifique se o nome da coluna e o valor digitado estão escritos exatamente como aparecem nos itens da lista. Para colunas de Escolha, use o texto exato da opção, incluindo espaços. Para colunas de Pessoa, digite o nome de exibição ou endereço de email do usuário.
Usuários não conseguem ver a exibição filtrada
Se você definiu a exibição como padrão, mas os usuários ainda veem todos os itens, confirme se você tem permissões de edição na lista. Apenas usuários com nível Contribuir ou superior podem criar ou modificar exibições públicas. Certifique-se também de que a exibição é pública, não pessoal. Nas configurações da exibição, a seção Público deve mostrar “Exibição pública”, não “Exibição pessoal”.
Exibição filtrada não é atualizada quando novos itens são adicionados
Uma exibição filtrada é dinâmica. Quando um usuário adiciona um novo item com o valor correto do departamento, o item aparece na exibição imediatamente. Se o novo item não aparecer, verifique se a coluna Departamento contém o valor exato usado no filtro. Espaços à direita ou capitalização diferente fazem com que o filtro exclua o item.
Coluna Departamento não existe
Se sua lista não tiver uma coluna Departamento, adicione uma antes de criar a exibição. Na barra de ferramentas da lista, clique no ícone de engrenagem e selecione Configurações da lista. Em Colunas, clique em Criar uma coluna. Escolha Escolha como tipo de coluna, nomeie-a como Departamento e insira os nomes dos departamentos como opções. Clique em OK e preencha a coluna para os itens existentes.
Exibição Padrão vs Exibição Filtrada: Principais Diferenças
| Item | Exibição Padrão | Exibição Filtrada |
|---|---|---|
| Descrição | Mostra todos os itens na lista ou biblioteca | Mostra apenas itens que atendem a condições específicas |
| Comportamento padrão | Geralmente a exibição padrão chamada “Todos os Itens” | Pode ser definida como padrão para todos os usuários ou um público específico |
| Desempenho | Mais lento em listas grandes porque carrega todos os itens | Mais rápido porque carrega um subconjunto de itens |
| Caso de uso | Navegação geral ou tarefas administrativas | Fluxos de trabalho específicos do departamento ou relatórios |
Agora você pode criar uma exibição filtrada para seu departamento no SharePoint. Comece criando uma nova exibição na barra de ferramentas da lista, defina a condição do filtro na coluna Departamento e salve como exibição padrão. Teste a exibição adicionando um novo item com o valor correto do departamento. Para filtragem avançada, use várias condições ou agrupe itens por departamento na seção Agrupar por das configurações da exibição.