Proprietários de sites do SharePoint frequentemente precisam de uma maneira rápida de revisar todos os documentos para conformidade sem rolar por cada pasta. Uma exibição de revisão de conformidade filtra o conteúdo por metadados como status de aprovação, data de validade ou tipo de conteúdo confidencial. Este artigo explica como criar uma exibição personalizada no SharePoint que mostra apenas os itens que precisam de revisão. Você aprenderá as etapas exatas para criar, configurar e compartilhar essa exibição com sua equipe de conformidade.
Principais Conclusões: Criar uma Exibição de Revisão de Conformidade no SharePoint
- Configurações da biblioteca > Criar exibição: Crie uma exibição personalizada que filtra documentos por metadados de conformidade, como status de aprovação ou etiqueta de retenção.
- Filtros de coluna na exibição: Use condições como “Status de Aprovação é igual a Pendente” ou “Data de Validade é menor que [Hoje]+30” para exibir apenas itens que precisam de ação.
- Definir como exibição padrão: Torne a exibição de conformidade a padrão para sua equipe de conformidade, para que vejam apenas os itens relevantes ao abrir a biblioteca.
O que uma Exibição de Revisão de Conformidade Faz e o que Você Precisa Antes de Criá-la
Uma exibição de revisão de conformidade é uma exibição filtrada de uma biblioteca de documentos ou lista do SharePoint. Ela mostra apenas itens que atendem a critérios específicos relacionados à conformidade, como documentos pendentes de aprovação, com data de validade próxima ou marcados com uma etiqueta de retenção específica. Essa exibição ajuda proprietários de sites e oficiais de conformidade a identificar rapidamente conteúdo que precisa de revisão sem navegar manualmente por cada pasta.
Antes de criar a exibição, você precisa do seguinte:
- Permissões de proprietário ou membro do site: Você deve ter pelo menos permissões de Contribuição para criar exibições em uma biblioteca.
- Colunas de metadados de conformidade: A biblioteca deve conter colunas que armazenam informações de conformidade. Colunas comuns incluem Status de Aprovação, Data de Validade, Tag de Conformidade ou Revisor. Se essas colunas não existirem, adicione-as antes de criar a exibição.
- Conteúdo já marcado ou preenchido: Os filtros da exibição dependem de dados nessas colunas. Se nenhum item tiver valores, a exibição ficará vazia. Preencha os metadados primeiro ou planeje treinar os usuários para preencher os campos.
Etapas para Criar uma Exibição de Revisão de Conformidade no SharePoint
- Abra a biblioteca de documentos
Navegue até o site do SharePoint e abra a biblioteca de documentos ou lista onde deseja a exibição de revisão de conformidade. Clique no nome da biblioteca na barra de navegação rápida ou vá em Conteúdo do Site e selecione a biblioteca. - Acesse o menu de criação de exibição
Clique na seta para baixo ao lado do nome da exibição atual no canto superior direito da biblioteca. O nome da exibição geralmente é “Todos os Documentos” ou “Todos os Itens”. Selecione Criar nova exibição no menu. - Escolha um tipo de exibição
Na página Criar Exibição, selecione Exibição padrão como o tipo de exibição. Exibições padrão são as mais flexíveis para filtragem e classificação. Dê um nome à exibição, como “Revisão de Conformidade” ou “Pendente de Aprovação”. - Defina o público da exibição
Em Público, selecione Criar uma exibição pessoal se apenas você precisar dela, ou Criar uma exibição pública se a equipe de conformidade deve vê-la. Exibições públicas são visíveis para todos os usuários com acesso à biblioteca. - Adicione critérios de filtro
Role até a seção Filtro. Selecione Mostrar itens apenas quando o seguinte for verdadeiro. Clique em Adicionar um filtro. Escolha uma coluna de conformidade no primeiro menu suspenso, como “Status de Aprovação”. No próximo menu suspenso, selecione a condição como “é igual a”. Na caixa de valor, digite ou selecione “Pendente”. Clique em Adicionar um filtro novamente para adicionar outra condição, como “Data de Validade” “é menor que” “[Hoje]+30” para mostrar itens que expiram em 30 dias. - Configure as colunas a serem exibidas
Na seção Colunas, marque as caixas de seleção das colunas que deseja mostrar na exibição. Inclua pelo menos as colunas de conformidade que você filtrou, além de Título, Modificado Por e Data de Modificação. Desmarque colunas que não são relevantes para a revisão. - Defina a ordem de classificação
Em Classificar, escolha uma coluna de classificação primária como “Status de Aprovação” ou “Data de Validade”. Selecione ordem crescente ou decrescente. Isso faz com que os itens mais urgentes apareçam no topo. - Salve e teste a exibição
Clique em OK na parte inferior da página. A biblioteca recarrega com a nova exibição aplicada. Verifique se apenas os itens esperados aparecem. Se a exibição mostrar muitos ou poucos itens, edite a exibição e ajuste os filtros.
Erros Comuns e Limitações ao Criar uma Exibição de Revisão de Conformidade
Filtros não retornam itens ou retornam muitos itens
O erro mais comum é usar a condição errada. Por exemplo, usar “contém” em vez de “é igual a” pode retornar itens com correspondências parciais. Além disso, se nenhum item tiver o valor de metadados que você filtrou, a exibição ficará vazia. Verifique se pelo menos alguns documentos têm os valores de coluna necessários antes de criar a exibição. Para corrigir, edite a exibição e altere a condição ou o valor do filtro.
Exibição pública não aparece para outros usuários
Se você criou uma exibição pública, mas outros usuários não conseguem vê-la, verifique se salvou a exibição como pública. Além disso, os usuários precisam de pelo menos permissões de Leitura para ver exibições públicas. Se a exibição ainda não aparecer, instrua os usuários a atualizar a página ou limpar o cache do navegador. Em casos raros, o SharePoint pode levar alguns minutos para propagar uma nova exibição pública.
Não é possível filtrar por uma coluna de metadados ausente
O menu suspenso de filtro da exibição mostra apenas colunas que existem na biblioteca. Se você precisar de uma coluna de conformidade como “Etiqueta de Retenção” ou “Data de Revisão”, adicione-a à biblioteca primeiro. Vá em Configurações da Biblioteca > Adicionar uma coluna, escolha o tipo de coluna e nomeie-a. Após adicionar a coluna, preencha os itens existentes com valores antes de criar a exibição.
Exibição não atualiza quando novos itens são adicionados
A exibição filtra dinamicamente. Quando um novo item é adicionado e atende aos critérios do filtro, ele aparece automaticamente. Se isso não acontecer, provavelmente o item não possui os metadados corretos. Treine os usuários para preencher as colunas de conformidade ao fazer upload de documentos. Alternativamente, use o Power Automate para definir valores de metadados padrão com base em condições.
Exibição Padrão vs Exibição de Revisão de Conformidade: Principais Diferenças
| Item | Exibição Padrão (Todos os Documentos) | Exibição de Revisão de Conformidade |
|---|---|---|
| Finalidade | Mostrar todos os itens na biblioteca | Mostrar apenas itens que precisam de revisão de conformidade |
| Filtros | Nenhum ou básico | Múltiplas condições em colunas de conformidade |
| Colunas exibidas | Colunas padrão (Título, Nome, Modificado) | Colunas personalizadas incluindo Status de Aprovação, Data de Validade, Revisor |
| Ordem de classificação | Por nome ou data de modificação | Por prioridade: data de validade ou status de aprovação |
| Público | Todos os usuários | Equipe de conformidade ou revisores específicos |
| Visibilidade padrão | Geralmente a exibição padrão | Definida como padrão para a equipe de conformidade ou usada como exibição secundária |
Agora você pode criar uma exibição de revisão de conformidade no SharePoint que filtra documentos por status de aprovação, data de validade ou outros metadados. Teste a exibição com um pequeno conjunto de documentos primeiro e depois compartilhe com sua equipe de conformidade definindo-a como a exibição padrão para o grupo deles. Para fluxos de trabalho avançados de conformidade, considere usar etiquetas de retenção do Microsoft Purview e Power Automate para sinalizar automaticamente documentos para revisão.