Como Criar uma Biblioteca de Documentos com Metadados Obrigatórios

Ao criar uma biblioteca de documentos no SharePoint, muitas vezes você precisa que os colaboradores preencham detalhes específicos sobre cada arquivo, como nome do projeto, tipo de documento ou status de aprovação. Sem metadados obrigatórios, os usuários podem enviar arquivos sem fornecer essas informações, dificultando a organização e localização posterior. O SharePoint permite adicionar colunas a uma biblioteca e marcá-las como obrigatórias, forçando os usuários a inserir esses dados antes de salvar um arquivo. Este artigo mostra como criar uma nova biblioteca de documentos, adicionar colunas personalizadas e configurar essas colunas para exigir preenchimento em cada upload.

O Que Significam Metadados Obrigatórios em uma Biblioteca de Documentos do SharePoint

Metadados são dados sobre um arquivo, como autor, data de criação ou uma categoria personalizada como Nome do Projeto. Quando você marca uma coluna como obrigatória, o SharePoint impede que os usuários enviem ou salvem um arquivo a menos que forneçam um valor para essa coluna. Isso se aplica a todos os métodos de adicionar arquivos: arrastar e soltar, o botão Upload e o botão Novo para criar documentos a partir de modelos.

Antes de começar, você precisa de pelo menos permissão de Editar ou Contribuir no site onde a biblioteca será criada. Os proprietários do site podem criar bibliotecas e gerenciar colunas. Se você não for proprietário do site, peça ao administrador o acesso adequado.

Pré-requisitos

Você deve ter um site do SharePoint onde possa adicionar uma biblioteca. As etapas neste artigo funcionam para SharePoint Online (parte do Microsoft 365) e SharePoint Server 2019 ou posterior. Se você usa SharePoint Server 2016 ou anterior, a interface pode ser um pouco diferente, mas o processo de configuração de colunas é semelhante.

Etapas para Criar a Biblioteca de Documentos e Adicionar Colunas Obrigatórias

Este processo tem duas partes principais: criar a biblioteca e depois adicionar colunas que exigem preenchimento obrigatório. Siga estas etapas em ordem.

1. Acesse Conteúdo do Site e crie uma nova biblioteca
   Abra seu site do SharePoint. Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e selecione Conteúdo do site. Na página Conteúdo do site, clique em Novo e escolha Biblioteca de documentos. Na caixa de diálogo que aparece, digite um nome para a biblioteca, como “Documentos do Projeto” ou “Arquivos da Equipe”. Clique em Criar.
2. Abra as Configurações da Biblioteca
   Dentro da nova biblioteca, clique novamente no ícone de engrenagem e selecione Configurações da biblioteca. Se você não vir Configurações da biblioteca, talvez precise clicar em Configurações da lista ou Configurações da biblioteca no menu de configurações. Esta página mostra todas as colunas e configurações atuais da biblioteca.
3. Adicione uma coluna para metadados
   Na seção Colunas, clique em Adicionar uma coluna. Escolha o tipo de coluna necessário. Tipos comuns para metadados incluem Escolha para uma lista suspensa, Linha de texto único para entrada curta ou Data e Hora. Por exemplo, selecione Escolha para criar uma lista de categorias de documentos.
4. Configure o nome da coluna e as opções
   Na página de configurações da coluna, digite um nome como “Tipo de Documento”. Em Digite cada opção em uma linha separada, insira opções como Contrato, Relatório, Fatura e Política. Defina Exibir opções usando como Menu Suspenso. Em Valor padrão, você pode deixar em branco ou selecionar uma opção.
5. Torne a coluna obrigatória
   Role para baixo até a seção Exigir que esta coluna contenha informações. Selecione Sim. Essa configuração obriga os usuários a fornecer um valor para esta coluna antes de salvar um arquivo. Clique em OK para salvar a coluna.
6. Repita para cada campo de metadados obrigatório
   Adicione colunas adicionais conforme necessário, como Nome do Projeto (Linha de texto único) ou Status de Aprovação (Escolha). Para cada coluna, defina a opção obrigatória como Sim. Você também pode adicionar várias colunas de uma vez usando o link Adicionar de colunas de site existentes nas Configurações da biblioteca.
7. Teste a biblioteca com um upload de arquivo
   Volte para a biblioteca. Clique em Upload e selecione um arquivo. Após o upload, um painel aparece solicitando que você preencha as colunas obrigatórias. Se você tentar salvar sem inserir dados, o SharePoint exibe um erro e impede o salvamento. Insira os valores obrigatórios e clique em Salvar.

Erros Comuns e Limitações ao Usar Metadados Obrigatórios

Configurar metadados obrigatórios é simples, mas alguns problemas podem causar confusão ou frustração. Aqui estão os problemas mais frequentes e como evitá-los.

Metadados Obrigatórios Não Aparecem ao Enviar Arquivos por Arrastar e Soltar

Ao arrastar e soltar arquivos do seu computador para a biblioteca, o SharePoint nem sempre solicita metadados imediatamente. Os arquivos são enviados, mas o painel de metadados pode não aparecer. Para corrigir isso, após os arquivos aparecerem na biblioteca, selecione todos os arquivos recém-enviados marcando a caixa de seleção ao lado de cada um. Em seguida, clique no botão Editar na barra de ferramentas. O painel abre e mostra todas as colunas obrigatórias. Preencha os valores e clique em Salvar. Para evitar isso, use o botão Upload em vez de arrastar e soltar quando quiser que os metadados sejam solicitados.

Usuários Ainda Podem Salvar Arquivos Sem Metadados Usando Edição Rápida

O modo de Edição Rápida no SharePoint permite que os usuários editem várias linhas em uma visualização de grade. Se um usuário tiver permissão de Editar, ele pode colar nomes de arquivos na grade e salvar sem preencher as colunas obrigatórias. O SharePoint não impõe metadados obrigatórios no modo de Edição Rápida. Para evitar isso, desabilite a Edição Rápida para a biblioteca. Vá em Configurações da biblioteca > Configurações avançadas e defina Edição Rápida como Não. Isso remove o botão de Edição Rápida da barra de ferramentas da biblioteca.

Alterar uma Coluna de Opcional para Obrigatória Não Afeta Arquivos Existentes

Se você adicionar uma coluna obrigatória a uma biblioteca que já contém arquivos, esses arquivos existentes permanecem com valor em branco para essa coluna. O SharePoint não preenche automaticamente metadados obrigatórios. Para corrigir isso, você deve editar manualmente cada arquivo existente e fornecer os metadados ausentes. Você pode fazer isso selecionando vários arquivos e usando o botão Editar na barra de ferramentas, preenchendo os valores da coluna para todos os arquivos selecionados de uma vez.

Biblioteca de Documentos com Metadados Obrigatórios vs Sem Metadados Obrigatórios

Item	Com Metadados Obrigatórios	Sem Metadados Obrigatórios
Comportamento de upload	Solicita valores das colunas antes de salvar	Salva o arquivo imediatamente sem solicitações
Consistência dos dados	Todo arquivo tem valores para as colunas especificadas	Muitos arquivos podem ter metadados em branco
Pesquisa e filtragem	Filtragem e pesquisa confiáveis por metadados	Metadados incompletos ou ausentes reduzem a precisão da pesquisa
Treinamento do usuário necessário	Usuários devem aprender a preencher campos	Nenhum treinamento adicional necessário
Esforço de administração	Maior tempo de configuração inicial	Menor tempo de configuração, mas mais limpeza depois

Agora você pode criar uma biblioteca de documentos que exige metadados obrigatórios em cada upload de arquivo. Comece criando a biblioteca e adicionando colunas para as informações necessárias, como nome do projeto, tipo de documento ou departamento. Defina cada coluna como obrigatória e teste a biblioteca para confirmar que as solicitações aparecem. Para bibliotecas com arquivos existentes, lembre-se de atualizar esses arquivos manualmente ou usar o botão Editar para preencher metadados ausentes em lote. Uma dica avançada útil: use uma coluna de site em vez de uma coluna de biblioteca para reutilizar os mesmos metadados em várias bibliotecas no mesmo site.